Гарантийное письмо (Letter of guarantee)

В арсенале многочисленных документов, которые используются в деловых отношениях между различными субъектами хозяйствования, фигурирует такой документ, как гарантийное письмо. Гарантийное письмо не является обязательным документом, однако его роль порой приобретает особую актуальность. Как правило, гарантийное письмо содержит в себе обязательство или заверение о выполнении каких либо действий в ответ на оказанную услугу или приобретенный товар. Нередко в нем указываются сроки оплаты за полученную продукцию, гарантии качества и т.д. Если говорить юридическим языком, то гарантийное письмо – это своего рода способ реализации выполнения обязательств сделки одной из сторон. Гарантийное письмо может решать вопросы аренды, оплаты за полученную продукцию, отсрочки платежа, предоставления адреса, может гарантировать поставку товара. Автором и адресатом является юридическое или физическое лицо. Четкого регламента и жестких рамок при написании гарантийного письма не существует, однако его принято составлять по общепризнанному принципу написания деловых писем. Есть определенные моменты, которые нужно учитывать. Если письмо составляется от имени юридического лица, то размещать его нужно на фирменном бланке. Обязательно необходимо указать дату и номер исходящего документа, должность, фамилию и инициалы должностного либо физического лица, которому оно адресованно. Название документа «Гарантийное письмо» должно быть указано большими буквами и размещено в центре листа под именем адресата. Затем должен идти текст самого письма. В конце не лишним будет указать банковские реквизиты юридического лица, от имени которого составляется документ, а также размер штрафных санкций, которые грозят адресату за нарушение обязательств. Далее следует подпись руководителя и главного бухгалтера, которые заверяются печатью предприятия. Нередко в гарантийном письме используются такие обороты, как «настоящим письмом гарантируем», «гарантируем», «компания … гарантирует» и т.д. В написания гарантийного письма нет ничего сложного, нужно лишь сознательно и ответственно подойти к делу.

Письмо-приглашение (Invitation letter)

Письмо-приглашение это одно из разновидностей письма-извещания. Отличие между ними состоит в том, что первое может оформляться как на бланке, так и на обычном листе бумаги, а также иметь любой цвет, формат и прочие атрибуты (рисунки, орнаменты, наклейки, разные шрифты и т.д.). Зачастую письма-приглашения адресуются конкретному получателю, именно поэтому в них обязательно используется формула личного обращения к будущему адресату, например: "Уважаемый Петр Григорьевич!". Что до написания приглашения, то текст письма должен содержать точную информацию о месте и дате проведения намечаемого торжества. Иногда письмо можно адресовать не только одному лицу, а группе людей. Отправляется письмо-приглашение за несколько дней, а лучше за пару недель до начала мероприятия, чтобы человек, которого пригласили, имел возможность и время собраться на торжество или принять решение по поводу его посещения. Оформление письма-приглашения осуществляется соответственно правилам, под которые попадает деловое письмо. Структура письма-приглашения должна быть следующей:

вверху слева пишется ФИО или название организации, кому адресовано письмо;

на следующей строчке – от кого оно пришло;

затем на следующей строке идет тема письма;

потом обращения к личности или организации, и ниже сам текст письма, в котором обязательно указывается дата и место, где состоится мероприятие. Тон письма-приглашения должен быть положительным и радостным, ведь это приглашения на праздник. Также можно запросить ответ у получателя, чтобы знать, на какое количество людей рассчитывать. Если письмо-приглашение попало в ваши руки, и вы не хотите посещать запланированное мероприятие, то лучше пришлите вежливый ответ-отказ, который должен содержать в себе причину (можно выдуманную).