Поздравительное письмо (Congratulation letter)

Поздравительные письма являются частью деловой переписки организации. Большинство из них пишутся руководителям других компаний или всей организации, с целью поздравить с торжественным случаем: праздником, значительным событием организации или ее юбилеем, избранием руководителя, достижением сотрудников. Целью таких писем является создание торжественного настроения. Поздравительные письма составляются в свободной форме официально-делового стиля, но с добавлением теплоты, приветливости, уважения, а иногда и экспрессии. Отправляются по почте, курьером или факсимильной связью. Во вступительной части поздравительного письма должно быть обращение и приветствие к адресату. Его содержание зависит от занимаемого положения в компании поздравляемого лица и его взаимоотношений с автором. При изложении поздравительного текста в основной части письма следует проявлять немного фантазии. Обычно сотруднику компании или же ее руководителю желают успехов в дальнейшей работе, здоровья, а также высказывают похвалу его индивидуальных деловых и личностных качеств. Допускается подчеркивание его личного вклада в успешную деятельность всей организации. Компании в основном желают дальнейшего процветания, успехов и финансового благополучия. Можно сделать упоминания о значимых достижениях. Поздравительные письма имеют небольшой объем текста, но при необходимости можно сделать и более расширенный текст. Письма могут выражать мнения всего коллектива компании, хотя под ним ставит подпись только один человек, или же руководитель индивидуально поздравляет, кого он хочет только от своего имени. Письма поздравления можно оформлять на специальной бумаге и использовать плотные и цветные конверты для них. Такие письма являются все же официальными, поэтому на них требуется всегда указывать реквизиты: название организации отправителя, государственный регистрационный номер, код налогоплательщика, дату, данные адресата и подпись.

Письмо-подтверждение (Confirmation letter)

Письмо-подтверждение является служебным письмом, в котором отправитель уведомляется о получении различных сведений, документов, ценностей, фактов, действий. Предметом подтверждения могут выступать различные переводы, письма, бандероли, грузы, прейскуранты, каталоги, телеграммы, образцы изделий, факты телефонного разговора, важная корреспонденция. Цель письма - донести отправителю информацию об успешном получении переданных материалов или информации (о выполнении достигнутых раньше договоренностей). Письмо-подтверждение свидетельствует о глубоком внимании, уважении к своему партнеру и является проявлением по отношении к нему вежливости. Такое служебное письмо часто является гарантией оговоренных раньше условий или предварительно данных обещаний. Написать его можно на специальном бланке или обычном плотном и чистом листе А4. Текст по содержанию такого письма является довольно простым. Его следует писать в корректной форме, логично и последовательно. Не стоит употреблять разные толкования, а писать только по существу. Все должно быть изложено лаконично, четко и понятно. При его изложении желательно кратко описать содержание того письма, на которое ссылаются для того, чтобы сразу было понятно получателю, о каком именно письме идет речь. Если речь идет о подтверждении предварительной договоренности, то в тексте следует кратко написать ее суть. Заканчиваться текст может какой-нибудь просьбой, замечанием, предложением, пожеланием или указанием. В письме подтверждении должны обязательно указываться все необходимые реквизиты организации, такие как ее наименование, справочные данные, код, регистрационный номер, идентификационный номер, адресат. В самом конце составитель указывает дату написания, ФИО и ставит свою подпись [20].