1.8. Закон информационной упорядоченности

В самом широком понимании информация — это совокуп­ность сведений о чем-либо или о ком-либо.

В управлении организациями основными характеристиками информации являются: объем, достоверность, ценность, насы­щенность и открытость (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Характеристики информации

Объем информации рассматривается в двух аспектах: символь­ном и воспринимаемом. Объем символьной информации опреде­ляется количеством символов (знаков) и обычно выражается в символах или байтах (например, в статье 15 000 символов). Объем воспринимаемой информации характеризует полноту имеющейся информации о каком-либо объекте или явлении. Он зависит:

1. от символьного объема;

2. формы представления (текст, графики, формулы, звук, дви­ жущиеся изображения);

3. времени, отпущенной на ее обработку;

4. индивидуальных особенностей того человека, которому ин­ формация предназначена.

30 1-_5Р^нОВНЫЕ ШЕГОРШ МЕНЕДЖМЕНТА

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

•f избыточный, который может приводить к повышению ка­чества принимаемых решений, но вместе с этим требует большего времени на выработку альтернатив и выбор единственной из них;

4 необходимый и достаточный, позволяющий человеку при­нять обоснованное решение;

4 недостаточный, затрудняющий выработку решения и повы­шающий риск.

Достоверность информации — это объем сведений, адекватно отражающих действительность в общем объеме воспринимаемой информации.

Можно говорить о трех уровнях достоверности:

4 абсолютный (100 %),

4- доверительный (более 80 %),

4 негативный (менее 80 %).

Ценность информации определяется влиянием решений, при­нятых на ее основе, на результаты деятельности организации, что выражается в снижении издержек или росте прибыли. Можно го­ворить о четырех уровнях ценности информации:

4 нулевой, не влияющий на прибыль;

4- средний, позволяющий поднять прибыль до 50 %;

4 высокий, позволяющий поднять прибыль от 50 до 100 %;

4 сверхвысокий, позволяющий поднять прибыль более чем на 100 %;

Насыщенность информации — это соотношение полезной (от­носящейся к делу, релевантной) информации к фоновой, которая служит для лучшего восприятия полезной информации за счет улучшения настроения и поднятия эмоционального уровня и предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: анекдоты и шутки, афоризмы, предупреждения о важности предлагаемой информа­ции, некоторые иллюстрации. Если фоновая информация полнос­тью отсутствует, то полезная информация оценивается человеком как «сухая» и плохо им воспринимается. При большом объеме фо­новой информации, полезная может затеряться и не быть узнан­ной. Насыщенность имеет три уровня:

4 высокий (80—100 % полезной информации),

4- средний (50—80 %),

4- низкий (менее 50 %).

Определение наилучшего соотношения полезной и фоновой информации в настоящее время относится к управленческому ис­кусству и не имеет каких-либо нормативов.

1.8. Закон информационной упорядоченности 31

Открытость информации — это ее характеристика с точки воз­можности ее предоставления различным людям или группам. Су­ществуют три уровня открытости информации:

4- секретная, которая касается глобальных (стратегических) интересов организации и наличие которой у конкурентов может привести к быстрой потери потенциала организации;

4- конфиденциальная, которая имеет некоторые ограничения на использование и распространяется в организации среди строго определенного круга людей; к такой информации обычно отно­сятся: планы инноваций и инвестиционные проекты, экономи­ческое положение организации, сведения о партнерах и потреби­телях, структура цен, условия сделок и контрактов, методы и объе­мы мотивации персонала, используемые методы маркетинговых исследований и диагностики персонала, сведения о персонале;

4 публичная (открытая), которую можно использовать без ка­ких-либо ограничений.

Рассмотренные характеристики информации представляют со­бой единую совокупность, изменение одной из них приводит к из­менению остальных. Например, повышение уровня достоверности информации приводит к увеличению ее объема и открытости.

Среди факторов, определяющих требования к характеристикам информации, циркулирующей в организации, можно выделить:

4- уровень профессиональной подготовки работников;

4 величину организации;

4 продолжительность и частоту контактов с внешней средой;

4- уровень технических средств, используемых для обработки и хранения информации.

Общий уровень информационного обеспечения организации определяется по формуле

где V_i —- уровень объема информации, которой располагает орга­низация в i-и области деятельности; С_i — уровень ценности ин­формации, которой располагает организация в i-и области дея­тельности; D_i — уровень достоверности информации, которой рас­полагает организация в i-и области деятельности; N_i — уровень на­сыщенности информации, которой располагает организация в i-и области деятельности; О_i — уровень полноты информации, кото­рой располагает организация в i-и области деятельности; k_V, k_c k_D, k_N, k_o — коэффициенты пропорциональности, определяющие влияние характеристик информации друг на друга.