2. Облік розрахунків з підзвітними особами, з відшкодування завданих збитків.

Значна частина готівкових коштів у бюджетних установах видається через підзвітних осіб. Підзвітні особи – це працівники установи, що отримують грошові кошти під звіт на майбутні витрати. Підзвітними особами можуть бути лише працівники установи, яким видаються аванси на здійснення деяких господарських витрат, на відрядження та наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися і заробітна плата, якщо в установі за штатним розкладом не передбачена посада касира або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна (розрахунково-платіжна) відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії протягом трьох робочих днів, відведених на виплату зарплати готівкою.

Готівка видасться під звіт з каси установи з дозволу керівника установи і головного бухгалтера і лише на цілі, передбачені кошторисом, та в межах сум, отриманих на вказані цілі із рахунка у банку (казначействі), і лише у разі відсутності заборгованості підзвітної особи за раніше отримані аванси.

Розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа зобов'язана відзвітувати за отримані кошти не пізніше наступного робочого дня після їх отримання. У противному разі видана під звіт готівка, але не витрачена та не підтверджена авансовим звітом і не повернена до каси установи, наступного дня після закінчення зазначеного терміну включається розрахунково до суми фактичного залишку грошей у касі на кінець дня, який порівнюється з встановленим лімітом.

На службові відрядження аванс видається з розрахунку витрат, необхідних відрядженому на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових та наймання житла. Порядок оплати службових відряджень регулюється «Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон», затвердженою МФУ 13.03.1998 р. № 59 та постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.

Термін відрядження визначається керівником установи, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а закордон – 60. Виняток становить направлення за кордон на навчання, стажування, підвищення кваліфікації на двосторонній основі (міждержавній) військовослужбовців, аспірантів і студентів відповідно до підписаних сторонами угод.

За час відрядження виплачуються добові з розрахунку 30 грн. за кожен день перебування у відрядженні у межах України. Кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

За наявності підтверджуючих документів відрядженій особі установою відшкодовується вартість витрат на оплату за житлове приміщення (готель, гуртожиток і т. ін.) у розмірі фактично сплаченої суми з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються у місцях проживання і включені до квитанції (користування холодильником, телевізором, телефоном у межах місця відрядження тощо), але не більше 10% норм добових витрат за всі дні проживання. За бронювання місця в готелі відрядженому відшкодовуються витрати в розмірі не більше 50% вартості проживання за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами у поїздах, страховими платежами на транспорті, податком на додану вартість за придбані проїзні документи. Усі ці витрати повинні бути підтверджені відповідними документами в оригіналі.

Якщо у вартість рахунка за проживання в готелі включена вартість харчування, то сума добових зменшується відповідно: при одноразовому харчуванні – на 20%; при дворазовому – на 40% і при триразовому харчуванні в готелі – на 60%. Витрати на побутові послуги в готелях обмежені рамками 10% від норми добових за всі дні проживання, витрати на проживання понад встановлені норми та деякі інші – з дозволу керівника установи.

Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструкціями Національної академії наук України. Кошти на експедиції видаються відповідно до затвердженого кошторису.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом п’яти банківських днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття і вибуття, а також в оригіналі інші документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до каси у тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох банківських днів після повернення з відрядження.

Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлення звіту та законність витрачання коштів за призначенням. Перевірений і підписаний бухгалтером звіт подають на затвердження керівникові установи, який зобов'язаний не пізніше трьох банківських днів прийняти рішення про затвердження звіту.

У разі неподання в строк авансового звіту або неповернення в касу невикористаної суми авансу бухгалтерія має право відрахувати суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи з дотриманням вимог чинного законодавства.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами». Зазначені господарські операції відображають у «Меморіальному ордері № 8 – Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» т.ф № 386 (бюджет). Загальні підсумки накопичувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги «Журнал-головна».