2. Документація з обліку руху матеріалів.

Важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку матеріальних запасів у бюджетних установах є своєчасне і правильне оформлення відповідними первинними документами усіх операцій з надходження, переміщення в межах установи та витрачання або реалізації матеріальних цінностей. Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальшій контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.

Своєчасно і правильно оформлені документи мають юридичну силу, тобто вони можуть використовуватися контролюючими та судово-слідчими органами як доказ порушення встановленого порядку, нормативів, законодавства або навіть зловживання (злочину). У той же час первинні документи можуть бути використані як доказ непричетності відповідальних посадових осіб до таких явищ, їх виправдання, юридичного захисту. Тому до своєчасного і правильного оформлення документів про рух матеріальних цінностей треба ставитися дуже уважно і вимогливо.

Матеріальні цінності надходять до бюджетних установ від постачальників, установ-закупників, підзвітних осіб, що закупили матеріали за готівку, від списання непридатних основних засобів та малоцінних і швидкозношуваних предметів, з власного виробництва, від благодійних установ, безоплатно від інших бюджетних установ, спонсорів, на спеціальні заходи та доручення, як надлишки, виявлені при інвентаризації, як лишки матеріалів, що залишилися у розпорядженні установи після закінчення договірних науково-дослідних робіт тощо. Усі ці операції оформляють відповідними первинними документами: рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними і т. ін. У всіх цих документах обов'язково вказують: від кого надійшли матеріали або продукти харчування, їх найменування, сорт, масу (кількість), ціну, суму, дату надходження на склад; має бути підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності на відповідальне зберігання.

Одночасно з відвантаженням продукції за договором постачальник виписує і передає покупцю розрахункові та інші супровідні документи – рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну, квитанцію до залізничної накладної, податкову накладну, платіжну вимогу-доручення тощо. Усі ці документи надходять до бухгалтерії покупця, де перевіряють правильність їх оформлення, після чого передають відповідальному працівникові відділу постачання. У відділі постачання ці документи перевіряють на відповідність умовам договору постачання і роблять помітку про повну або часткову згоду на їх оплату. Одержані документи реєструють у «Журналі обліку надходження вантажів» (типова міжвідомча форма № М-1), де вказують: реєстраційний номер, дату запису, найменування постачальника, дату і номер супровідного транспортного документа, дату і номер рахунка-фактури, вид вантажу, номер і дату прибуткового ордера (приймальної накладної) або акта про приймання матеріалів. У примітках вказують дату оплати рахунка або про причину відмови від оплати. Перевірені платіжні документи з відділу постачання передають до бухгалтерії для оплати.

Прийняті на склад матеріали оформляють «Прибутковим ордером» (т. ф. № М-4), який підписують завідуючий складом і експедитор. Один примірник прибуткового ордера експедитор додає до супровідних документів постачальника і передає до бухгалтерії.

Якщо при прийманні матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю за даними постачальника (і всі матеріали надійшли на один склад), вони можуть бути оприбутковані без виписування додаткових документів. Для цього завідуючий складом робить відповідний напис у документах постачальника про те, що зазначені в них цінності прийнято ним на відповідальне зберігання у повному обсязі.

При перевезенні матеріалів залученим автотранспортом постачальник виписує «Товарно-транспорту накладну» (т. м. ф. № Т–1) у чотирьох примірниках, перший з яких є підставою для списання матеріалів у відправника вантажу; другий – для оприбуткування матеріалів одержувачем; третій – для розрахунків з автотранспортною організацією; четвертий – для обліку виконаних транспортних робіт (додається до дорожнього листа вантажного автомобіля). При відсутності розбіжностей товарно-транспортна накладна використовується одержувачем матеріалів як прибутковий документ.

Надходження на склад матеріалів власного виготовлення, відходів виробництва, від ліквідації основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів і т. ін., оформляють «Накладною (вимогою)» (т. ф. № 3-3), яку виписують у двох примірниках: один для сторони, що передає, а другий – для сторони (складу), що отримує.

Підзвітні особи купляють матеріали в організаціях торгівлі, на інших підприємствах, на ринку, у населення за готівку. Документом при цьому може бути товарний чек, накладна, акт, які додаються до авансового звіту підзвітної особи. Придбані матеріальні цінності необхідно обов'язково передати на склад, а до авансового звіту додати другий примірник прибуткового ордера або накладної, виписаних завідуючим складом на підтвердження прийняття матеріалів на відповідальне зберігання.

Матеріальні цінності оприбутковуються у відповідних одиницях вимірювання (ваги, об'єму, довжини, підрахунку). Якщо матеріали надходять в одній одиниці вимірювання, а витрачаються в іншій, то їх обліковують одночасно у двох одиницях вимірювання (наприклад, у кілограмах і літрах).

Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. З цією метою в бюджетних установах використовують такі документи:

– накладна (вимога) (т. ф. № 3-3) застосовується для оформлення внутрішнього переміщення матеріалів в установі, її можна використовувати також для оприбутковування матеріалів власного виробництва і т. ін. Виписується т. ф. № 3-3, як правило, в одному примірнику;

– меню-вимога на видачу продуктів харчування (т. ф. № 3-4), складається щодня на підставі даних про кількість людей, які харчуються в їдальні, та норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписами осіб про видачу і одержання продуктів харчування передасться до бухгалтерії згідно з графіком документообороту, але не рідше як три рази на місяць (тобто щодекадно);

– забірна картка (т. ф. № 3-5) застосовується як при систематичному щоденному відпуску матеріалів та палива, так і при періодичному через відповідні проміжки часу протягом місяця. Ця картка виписується на кожного одержувача на одне або декілька найменувань матеріалів для потреб за конкретним прямим призначенням у двох примірниках. Один примірник забірної картки з підписами одержувача за кожну видачу матеріалів зберігається на складі, а другий з підписами завідуючого складом про видачу матеріалів в одержувача. При щоденному відпуску матеріалів забірна картка виписується на 15 днів, при періодичному – на місяць. У забірній картці вказують ліміт видачі матеріалів, виходячи з встановлених норм їх витрачання. Матеріали понад передбачений у картці ліміт (внаслідок перевищення норм витрачання) відпускаються лише за письмовим дозволом керівника і оформляються накладною (вимогою) – т. ф. № 3-3;

– акт обміру залишків довільної форми використовують у тих випадках, коли видача палива зі складу за накладною або забірною карткою неможлива. Тоді згідно з актом обміру визначають залишки (наприклад, вугілля у буртах або дров на складі), а розрахунковим шляхом – кількість витраченого палива. При перевитрачанні палива порівняно з встановленими нормами витрачання керівник установи вживає заходів щодо виявлення причин цього явища і накреслює шляхи усунення виявлених недоліків;

– дорожній лист вантажного автомобіля (т. ф. № 4), обліковий листик тракториста-машиніста, змінний рапорт використовують для списання на видатки бензину, дизельного палива, мастильних матеріалів, витрачених на роботу різних машин і механізмів (автомобілів, тракторів, стаціонарних та пересувних двигунів тощо). Витрати пального списуються за фактичними видатками, але не вище затверджених норм на фактичний обсяг виконаних робіт (відпрацьований час).

В установлені графіком документообігу дні (терміни) усі документи з надходження та відпуску матеріальних цінностей зі складу передають до бухгалтерії установи згідно з реєстром приймання-здавання документів, складеним у двох примірниках, один з яких за підписом бухгалтера повертається завідуючому складом.