3. Документальне оформлення руху основних засобів.

Документування основних засобів у бюджетній установі оформляють первинними документами, що визначені наказом ДКУ від 17.07.2000 N 64 «Про затвердження Інструкції з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ та наказу Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.97 р. N 125/70 «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, та Інструкції з їх складання».

Як зазначалось вище, документують господарські операції з обліку та списання основних засобів за допомогою таких форм:

• ф. № ОЗ-1 (бюджет) «Акт приймання-передавання основних засобів» складається на кожний окремий об’єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що раніше був у використанні, робиться запис про суму зносу. Акт складається у двох примірниках (один – для установи, яка здає; другий – для установи, яка приймає засоби) комісією, створеною за наказом керівника установи. Акт затверджує керівник установи. Акт складається, як правило, на кожен об'єкт зокрема, складання загального акта на прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється лише при обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання та інших однотипних об'єктів, які маніть однакову вартість і прийняті одночасно під відповідальність однієї й тієї ж особи;

• ф. № ОЗ-2 (бюджет) «Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» застосовується для приймання-здавання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації. Складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на приймання основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна та фактична вартість виконаних робіт з ремонту (реконструкції, модернізації). Перший примірник акту здасться в бухгалтерію установи, а другий – підприємству, яке виконувало ремонт;

• ф. № ОЗ-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів» застосовують для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів та вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розбирання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, показують в акті у розділі «Розрахунок результатів списання об'єкта». Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий – залишається у матеріально відповідальної особи і є підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які одержані при ліквідації об'єкта основних засобів;

• ф. № ОЗ-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів» застосовують для оформлення вибуття транспортних засобів внаслідок їх зносу, морального старіння, знищення в результаті аварії, стихійного лиха тощо. Акт складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках. В акті вказують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, термін фактичного використання, кількість і вартість капітальних ремонтів, пов'язані з його ліквідацією витрати й отримані матеріальні цінності;

• ф. № ОЗ-5 (бюджет) «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» складається у двох примірниках на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду (або інвентаризації) книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо складається опис на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підтягають відновленню). Списання літератури з балансу установи проводиться на підставі затвердженого розпорядником коштів акта і квитанції про здачу її в макулатуру;

• ф. № ОЗ-6 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» застосовують для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, обладнання, транспортних засобів, лабораторного обладнання та інших об’єктів основних засобів. Інвентарна картка відкривається в бухгалтерії на кожен об’єкт, заповнюється на підставі акта приймання-передачі основних засобів. У картці подають коротку індивідуальну характеристику об’єкта, у якій повинні бути названі два-три найважливіші для нього якісні показника, що не дублюють показників супровідної його технічної документації;

• ф. № ОЗ-8 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» (для тварин і багаторічних насаджень), застосовується для індивідуального обліку робочої, продуктивної і племінної худоби, а також для обліку багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель. Коротка індивідуальна характеристика тварин обмежується зазначенням даних про їх вік, масть, кличку, основну прикмету, тавро, породу, вказаних в зоотехнічній документації. Характеристика багаторічних насаджень дається із зазначенням виду, кількістю висаджених одиниць і розміром займаної ними площі;

• ф. № ОЗ-9 (бюджет) «Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах», застосовується для групового обліку однотипних об’єктів основних засобів, які мають одне і те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Картки ведуться за матеріально-відповідальними особами. Записи в цих картках проводяться окремо на кожний предмет, із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості;

• ф. № ОЗ-10 (бюджет) «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів», застосовується для реєстрації інвентарних карток, які відкриваються при здійсненні аналітичного обліку основних засобів. Опис складають в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп основних засобів;

• ф. № ОЗ-11 (бюджет) «Інвентарний список основних засобів», застосовується в місцезнаходженнях об’єктів основних засобів для пооб’єктного обліку за матеріально-відповідальними особами. Дані пооб’єктного обліку основних засобів за їх місцезнаходженнями повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, які ведуться в бухгалтерії;

• ф. № ОЗ-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» застосовується для обрахування суми зносу основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або ліквідовані) за нормами зносу, визначеними відповідно до діючого законодавства. Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% первісної (відновної) вартості основних засобів.