Тема 7. Облік матеріалів, продуктів харчування, медикаментів та малоцінних і швидкозношуючих предметів

1. Класифікація та оцінка матеріалів.

2. Документація з обліку руху матеріалів.

3. Складський облік матеріалів.

4. Облік медикаментів, продуктів харчування.

5. Особливості обліку МШП.

6. Переоцінка та інвентаризація матеріальних запасів.

1.Класифікація та оцінка матеріалів.

Категорія «матеріали» у широкому розумінні цього терміна притаманна як сфері матеріального виробництва, так і бюджетним установам, основним продуктом діяльності яких є послуги. Під матеріальними запасами бюджетних установ розуміють різноманітні речові елементи, що використовуються у процесі господарської діяльності як предмети праці. Тобто матеріальні запаси – це частина майна, що:

а) використовується у виробництві продукції, виконанні робіт і наданні послуг;

б) призначається для продажу безпосередньо, або після відповідної обробки;

в) використовується для управлінських потреб організації.

На відміну від виробничої сфери, де всі виробничі запаси у процесі використання переносять свою вартість на собівартість виготовленої готової продукції, вартість спожитих матеріалів у бюджетних установах здебільшого відноситься на їх фактичні видатки.

У бюджетних установах основним є групування матеріалів за функціональним призначенням, яке покладено в основу організації обліку матеріальних цінностей:

• матеріали для навчальних, наукових та інших цілей;

• продукти харчування;

• медикаменти й перев’язувальні засоби;

• господарчі матеріали і канцелярське приладдя;

• пальне, паливо та мастильні (змащувальні) матеріали;

• тара;

• матеріали в дорозі;

• корми і фураж;

• запасні частини до машин і обладнання;

• будівельні матеріали;

• інші матеріали;

• малоцінні та швидкозношувані предмети;

• вироби виробничих (навчальних) майстерень;

• продукція підсобних (навчальних) сільських господарств.

Окрему облікову групу в складі виробничих запасів бюджетних установ становлять тварини на вирощуванні і відгодівлі, які за економічною класифікацією належать до предметів праці.

Наведену класифікацію покладено в основу організації обліку матеріалів за субрахунками, але вона є недостатньою для контролю за наявністю і рухом цінностей. Різноманітність застосовуваних матеріалів спричинює необхідність розробки вичерпних номенклатур, тобто систематизованих переліків матеріалів, які споживаються бюджетними установами. Кожному найменуванню, сорту й розміру матеріалів присвоюється умовний числовий код (номенклатурний номер), що особливо важливо в умовах автоматизації обліку матеріалів. У подальшому присвоєний номенклатурний номер зазначається в усіх документах і реєстрах, в яких відображається наявність і рух відповідного виду матеріалів. Номенклатурний номер – це скорочене постійно діюче умовне позначення відповідної групи або виду матеріалів, яке використовується для полегшення внутрішньогосподарського обліку.

Номенклатури матеріалів розробляються бюджетними установами або централізованими бухгалтеріями. В них зазначаються найменування кожного виду матеріалів, тип, сорт, розмір, одиниця виміру, а також закріплений за матеріалом номенклатурний номер. Номенклатурні номери можуть складатися з п’яти знаків: номенклатура групи – один знак, номер підгрупи – один знак і порядковий номер в одній підгрупі – три знаки. У разі необхідності номенклатурні номери можуть мати більше знаків.

Важливим елементом організації обліку матеріалів є їх оцінка, тобто грошовий вираз їхньої вартості. У бюджетних установах матеріали всіх видів, продукти харчування, малоцінні та швидкозношувані предмети в обліку та звітності відображають за купівельною ціною. Транспортні витрати, суми податку на додану вартість за придбані цінності зараховуються прямо на фактичні видатки установи і не впливають на оцінку придбаних цінностей. За облікову ціну звичайно беруть фіксовані (постійні) ціни на рік (прейскурантні, планово-розрахункові або середньозважені). Відхилення фактичної вартості матеріалів від їхньої облікової ціни можна обліковувати на окремому аналітичному рахунку «Відхилення від облікових цін» у складі відповідного субрахунку обліку матеріалів і періодично списувати на видатки установи пропорційно обліковій вартості витрачених матеріалів, а при незначних запасах матеріалів (у невеликих установах) – прямо списувати на фактичні видатки установи при оприбуткуванні матеріалів.

Матеріально-виробничі запаси, виготовлені силами організації у власній майстерні, підсобному господарстві тощо, приймаються на облік за фактичною собівартістю. Вартість цінностей, одержаних безоплатно, визначають виходячи з їхньої ринкової ціни на дату оприбуткування. Цінності, придбані за іноземну валюту, оцінюють у національній валюті України (в гривнях) за курсом НБУ на дату здійснення операції придбання. Матеріально-виробничі запаси, що належать іншим юридичним або фізичним особам, але знаходяться на відповідальному зберіганні в даній установі, обліковуються на позабалансових рахунках за цінами, передбаченими договором.

Прогресивним напрямом в обліку матеріалів є застосування твердих облікових цін – неодмінної умови впровадження ЕОМ та оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу обліку. Такими цінами є ціни постачальника або середні покупні ціни для однорідних найменувань матеріалів з відхиленнями цін на ці матеріали в межах до 20% за одиницю.

Тверда облікова ціна для однорідних найменувань матеріалів визначається в такий спосіб. Припустимо, що за даними обліку в установі є кілька видів амонію, кожний з яких поділяється на амоній чистий, чистий для аналізів і хімічно чистий. Договірна ціна 1 кг амонію азотнокислого чистого – 19 грн., чистого для аналізів – 20 грн., хімічно чистого – 21 грн. Тверда облікова ціна 1 кг амонію азотнокислого дорівнюватиме: (19 + 20 + 21) : 3 = 20 грн. Відхилення від облікових цін обліковуються окремо і підлягають щоквартальному списанню на ті рахунки, на яких відображені витрати матеріалів за твердими обліковими цінами.