2. Документальний облік необоротних активів.

Документи (у перекладі з латинської – доказ, свідоцтво) є основою організації облікового процесу в бюджетних організаціях. Вони стверджують факт здійснення господарських операцій і є підставою для записів у регістри бухгалтерського обліку. Без правильно складеного і відповідним чином оформленого первинного документа не може бути здійснено жодного запису в бухгалтерському обліку.

Документи складаються з окремих показників, які називають реквізитами. Сукупність реквізитів визначає зміст документа, а їх розміщення – його форму. Щоб документ відповідав своєму призначенню, його необхідно скласти відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, адже вони є свідченням, доказом, підтвердженням реальності конкретних господарських явищ, фактів, подій.

Усі реквізити первинних документів поділяються на обов'язкові та необов'язкові. Згідно із Законом «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996- XIV до обов'язкових реквізитів належать: назва документа (форми); дата і місце його складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції та одиниці її вимірювання; посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення; особисті підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції та її оформленні.

Первинні документи повинні складатися у момент здійснення операції, а якщо таке неможливо, то негайно після її завершення. За достовірність даних, що становлять зміст документа, та якість його складання відповідальність покладається на посадових осіб, які підписали документ. У документах не повинно бути незастережних виправлень, підчисток, помарок. Усі числа повинні бути написані чітко, розбірливо. Зміст операції треба наводити лаконічно і конкретно, запобігаючи можливості подвійного розуміння. Усі необхідні реквізити документа повинні бути заповнені, а відсутні показники – прокреслені. Складені документи необхідно своєчасно (відповідно до графіка документообігу) передавати до бухгалтерії для їх опрацювання, використання в оперативному управлінні та поточному обліку і для складання звітності. Опрацьовані документи підлягають зберіганню в поточному архіві бухгалтерії не менше трьох років, після чого можуть бути ліквідовані (з дотриманням установлених вимог).

Для обліку руху необоротних активів використовується порівняно невелика кількість первинних документів. Це, в першу чергу, документи з обліку основних засобів, передбачені наказом ДКУ від 17.07.2000 N 64 «Про затвердження Інструкції з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ», наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.97 р. N 125/70 «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, та Інструкції з їх складання», а також документи типових міжвідомчих форм з обліку розрахункових операцій та матеріальних цінностей (рахунки-фактури, накладні, акти тощо). В окремих випадках застосовують документи довільної форми.

З первинних документів, що застосовуються бюджетними організаціями для обліку основних засобів, найбільш поширені такі:

1. ф. № ОЗ-1 (бюджет) «Акт приймання-передавання основних засобів»;

2. ф. № ОЗ-2 (бюджет) «Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів»;

3. ф. № ОЗ-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів»;

4. ф. № ОЗ-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів»;

5. ф. № ОЗ-5 (бюджет) «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури»;

6. ф. № ОЗ-6 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах»;

7. ф. № ОЗ-8 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» (для тварин і багаторічних насаджень);

8. ф. № ОЗ-9 (бюджет) «Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах»;

9. ф. № ОЗ-10 (бюджет) «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів»;

10. ф. № ОЗ-11 (бюджет) «Інвентарний список основних засобів»;

11. ф. № ОЗ-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби».

Крім перелічених, типових форм первинних документів, у практиці облікової роботи бюджетних установ можуть застосовуватися й документи довільної форми, але вони повинні відповідати вимогам, що ставляться до бухгалтерських документів.

Для обліку малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття застосовують ті ж форми первинних документів, що й для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів. Типові форми цих документів затверджено наказом Міністерства статистики України від 22.05.96 N 145 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів», вони використовуються в усіх галузях народного господарства, в тому числі і в бюджетних установах. Серед них найпоширенішими є:

• ф. № МШ-4 «Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення поломки та втрати МШП з вини робітника, складається у двох примірниках, один з яких передається до бухгалтерії для розрахунку суми, що підлягає стягненню з винуватця втрати, поломки чи псування цінностей. Другий примірник акта залишається у місці використання МШП і потім додається до акта на їх списання;

• ф. № МШ-6 «Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» використовується для обліку засобів, що видаються працівникам для індивідуального користування. Облік чергового спецодягу і спецвзуття колективного використання, виданого працівникам тільки на час виконання робіт, для яких вони передбачені, ведеться у спеціальній картці ф. № МШ-6 з поміткою «Чергова». Такі предмети повинні зберігатися у коморі і видаватися під відповідальність майстра або робітників, перелік яких затверджується керівником установи;

• ф. № МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» застосовується для обліку виданого або поверненого на склад спецодягу та спецвзуття робітниками підприємства. У відомості обов'язково вказують дату надходження кожного предмета в експлуатацію та нормативний строк його використання;

• ф. № МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання засобів та здавання їх у комору для утилізації. Акт складає комісія, призначена керівником установи, на підставі разових актів на вибуття МШП (ф. № МШ-4).

Документами, що є підставою для оприбутковування нематеріальних активів, можуть бути: рахунки-фактури, платіжні доручення, акти, довідки, посвідчення, угоди тощо. Для списання нематеріальних активів, що вибувають з експлуатації за непридатністю, складають акт довільної форми.

Усі документи, якими оформляється рух необоротних активів, повинні складатися відповідно до вимог наказу Міністерства фінансів України від 24.05.95р. №88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», повинні своєчасно затверджуватися керівником установи і передаватися до бухгалтерії дія відображення в облікових регістрах і звітності.