Основные рекомендации при построении структуризованных потоковых диаграмм

При построении структуризованных потоковых диаграмм и их использовании следует руководствоваться следующими принципами:

Выберите название процесса производства продукции (продукта или услуги), понятного вам, или какой-либо процедуры, в которой участвует несколько человек.
Разработайте «легенду» выполнения процесса или процедуры. Легенду желательно представить в виде таблицы. Название (имя) исполнителя, упоминающееся первый раз, выделять жирным шрифтом, фломастером или подчеркивать.

№ этапа процесса (процедуры)

Исполнитель

этапа процесса (процедуры)

Что делает с поступившим с предшествующего этапа или инициируемого им «продуктом» (услугой)

«Выход» этапа процесса (процедуры) исполнителя

Кому передает свой «выход»

Кому возвращает несоответствующий «продукт» (услугу) предшествующего этапа

Определить исполнителя этапа, который является инициатором процесса, а также того, который заканчивает процесс, и отметить это.

Выбрать подходящий формат бумаги (в зависимости от сложности процесса) и написать вверху название процесса (процедуры), дату, участников разработки потоковой диаграммы. Под названием нарисовать контуры таблицы с количеством столбцов, равным числу участников процесса (процедуры).
Изучить стандартные основные и вспомогательные символы потоковых диаграмм. Использовать их при рисовании диаграммы, начинающейся от исполнителя – инициатора процесса (процедуры).
Помните, что процесс развивается сверху вниз, пересекает границы этапов, выполняемых различными исполнителями, и нигде не прерывается, т.е. все символы должны быть связаны стрелками.
Стрелки должны быть сплошными там, где «выход» выполненного этапа процесса передается на следующий этап, или когда они соединяют символы «стандартных» и «нестандартных» действий (см. ниже) с символами «принятие решения», «легко читающийся документ», «диалог», «распределение информации» и т.д. Такие стрелки располагаются сверху вниз или горизонтально (слева направо или справа налево). Если стрелка выходит из угла символа «принятие решения», обозначенного словом «нет», то она рисуется пунктиром и идет снизу вверх к исполнителю предшествующего этапа с несоответствующим «выходом».
Символы «Диалог», «Распределение информации», пересекающие границы этапов, рисуются сплошными линиями, если исполнители участвуют в этих действиях (диалоге или использовании информации), если нет, то в границах их этапов символы имеют прерывистые контуры.
Если несоответствующий «выход» нельзя исправить, то процесс заканчивается символом «конец/финиш» или «корзина».
Поощряется выполнение структуризованных потоковых диаграммы с помощью программ Excel и FlowMap.

Пример выполнения ДЗ-2

Легенда для построения структуризованной потоковой диаграммы (СПД) процесса

«Регистрация предприятия» (Упрощенный вариант ).

Заявитель подготавливает пакет документов и передает их инспектору
Инспектор проверяет правильность оформления пакета и, если есть неточности и ошибки, отправляет заявителю обратно, а если все правильно, готовит Постановление о регистрации
Юрист контролирует правильность оформления Постановления
Начальник бюро регистрации визирует Постановление
Канцелярия оформляет Свидетельство о регистрации предприятия
Зам. главы администрации региона подписывает Свидетельство и возвращает в канцелярию
Канцелярия регистрирует Свидетельство и передает инспектору
Инспектор выдает Свидетельство заявителю и инструктирует его

Реальная ситуация

Заявитель подготавливает пакет документов и передает их инспектору
Инспектор проверяет правильность оформления пакета и, если есть неточности и ошибки, отправляет заявителю обратно, а если все правильно, готовит Постановление о регистрации
Заявитель, изучив замечания, может согласиться с ними и, оценив возможность исправления документов, переделать их, или не согласиться, вступить с инспектором в спор, и если диалог с ним не убеждает его, обратиться за советом к юристу
Юрист, оценив качество пакета документов, объясняет заявителю в диалоге, прав он или неправ; в случае, если замечания инспектора верны, Пакет возвращается заявителю, если не верны, возвращается инспектору для нового просмотра и подготовки Постановления
Заявитель, получив документы с «правильными» замечаниями принимает решение о возможности их исправления, и, если это возможно, переделывает их, а если нет, выбрасывает в корзину и готовит новый пакет, начиная процесс сначала
Инспектор, после получения исправленных документов или согласившись с ошибочностью своих замечаний, пускает Пакет документов с Постановлением по рациональному пути и передает их юристу
Юрист просматривает Постановление и, не увидев погрешностей, визирует его и передает Начальнику регистра
Начальник регистра просматривает все документы и при отсутствии замечаний к ним визирует их и передает в канцелярию
Канцелярия оформляет Свидетельство о регистрации предприятия и передает его вместе со всеми документами заместителю главы администрации на подпись
Зам. главы администрации просматривает все документы и принимает решение о необходимости выдачи Свидетельства о регистрации данного предприятия и в случае положительного результата, подписывает Постановление и Свидетельство
Канцелярия регистрирует № Свидетельства и передает его инспектору
Инспектор выдает Свидетельство о регистрации предприятия заявителю и