Глава 3. Коммуникация в организации.
Виды коммуникаций в организации
Коммуникация – это передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей (3).
Цель коммуникации – добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.
Эффективная коммуникация создает «мост взаимопонимания», способствует удовлетворенности трудом, развивает чувство причастности к организации. Без коммуникации невозможно управление организацией. Каждый коммуникативный акт воздействует на организацию и обеспечивает основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль.
Двусторонний коммуникативный процесс представляет последовательность действий (Рис. 4):
Рождение идеи – информация, которую необходимо передать получателю.
Кодирование – оформление информации в виде диаграмм, схем. Рисунков, слов.
Передача информации – в виде записки, по телефону, в устной беседе. Осуществляется выбор канала передачи информации (через посредников или напрямую).
Получение информации принимающей стороной.
Декодирование сообщения.
Принятие или отвержение полученной информации. В значительной степени зависит от особенностей восприятия получателя и от авторитета отправителя, а также от предполагаемого использования информации.
Использование полученной информации предполагает выполнение задания или отказ от него.
Обеспечение обратной связи. Эта стадия замыкает коммуникативный контур и обеспечивает диалог получателя и отправителя.
отправитель
получатель
Рис.4. Коммуникативный процесс.
Негативное воздействие на адекватное принятие информации оказывают коммуникативные барьеры.
Коммуникативный барьер – это психологическое препятсвие на пути адекватной передачи информации между партнерами по общению.
Выделяют следующие виды коммуникативных барьеров:
Личностные – помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей и неумением слушать. Личностные барьеры возникают под влиянием разницы в образовании, социально-экономическом статусе, национальности. Значительное влияние оказывают вредные вербальные привычки (э…, как бы, слова паразиты), установки. Психологическая несовместимость.
Физические – помехи, возникающие в материальной среде: шум, расстояние, стены или статические помехи.
Семантические – разное понимание значения слов и речи. Большое влияние оказывает тон, громкость, вербальные жесты. Многообразие слов и их значений.
Эффективность коммуникации в организации зависит:
- от положительного отношения менеджера к коммуникации,
- от планирования коммуникации,
- от степени доверия к руководителю,
- от количества информации, доведенной до сотрудников,
- от качества информации,
- от убежденности в компетентности отправителя.
В организации выделяют следующие Виды коммуникаций:
1.Нисходящие (от руководства к подчиненным)
2.Восходящие (от подчиненных к руководству).
Необходимо совершенствовать их в организации. С этой целью используют вопросы к сотрудникам, устраивать открытые собрания сотрудников, использовать политику открытых дверей («выход в народ»), участие в социальных группах (вечеринки, спортивные мероприятия и т.д.).
3.Горизонтальные (между коллегами).
Электронные коммуникации
Неформальное общение (строится по принципу «виноградной лозы»).»Виноградная лоза» есть форма социальных взаимодействий, ее «побеги» так же непостоянны, динамичны и переменчивы, как и люди. Она является выражением их естественных потребностей в коммуникации, и практическая реализация принципа свободы слова является естественной, нормальной деятельностью.
А) однонаправленная цепочка,
Б) сплетня,
В) вероятностная цепочка,
Г) гроздевая ( Рис. 5 ).
Рис. 5. Виды «виноградной лозы»
Активность «виноградной лозы» обусловлена простоями в организации, дефицитом информации, личностными качествами, конфликтами в организации. Провоцируют активность неформального общения беспокойство и неуверенность сотрудников, ощущение причастности к событиям коллег, желание устанавливать контакты с новыми людьми, характер работы.
Для эффективного управления организацией менеджеру необходимо учитывать эти неформальные каналы передачи информации.
Негативное воздействие на психологический климат организации оказывает распространение слухов. Слухи – это информация без фактов достоверности. Возникают в результате заинтересованности сотрудников в информации и воздействия неопределенной ситуации.
Управление слухами заключается в:
- устранение причины появления слухов,
- противодействие слухам,
- опровержение фактами,
раннем противодействии слухам.
Важную роль в управлении коммуникативными процессами в организации играет компетентность менеджера. Одним из необходимых компонентов коммуникативной компетентности менеджера является владение технологией деловой беседы.