10.4. Учет персонала.

На каждого работника предприятия ведется личное дело. Состав личного дела обычно таков:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров (анкета);

• дополнения к личному листок по учету кадров (дополнение к анкете);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• копия документов (или выписок из них) об утверждении в должностях;

• характеристики или рекомендательные письма;

• копии приказов о назначении на должность.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включается: список научных трудов и изобретений. Выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, справки – объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личном деле работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников предприятия должны находиться на временном хранении в этом предприятии в течении 75 лет, после чего направляться на хранение в органы Росархива.

Рассмотрим основные положения «Инструкции по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения» (Утверждено Постановлением Госкомстата России от 07.12.98 №121 по согласованию с Минэкономики России и Минтрудом России)¹⁶

Настоящая Инструкция применяется при заполнении юридическими лицами и их обособленными подразделениями (филиалами и представительствами)¹⁷ в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, использовании рабочего времени, движении работников, категориях персонала и персонале, занятом в основной и неосновной деятельности.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, например, на первое или последнее число месяца.

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким –либо причинам.

Средняя численность работников организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) включает:

• среднюю численность работников;

• среднюю численность внешних совместителей;

• среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Средняя численность работников показывается в целых единицах.

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу, в организации.

Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка (ф.№Т-2), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф.№Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф.№ Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф.№ Т-49) и другие документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а.

Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.

Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы организации за период с начала года, т.е. соответственно на 2, 3, 4 и т.д.

Использование рабочего времени: под рабочим временем понимается продолжительность времени, в течение которого работник фактически выполнял работу. Показатели использования рабочего времени заполняются на основании учета об использовании рабочего времени работников:

• количество отработанных человеко-часов;

• количество отработанных сверхурочных часов;

• количество оплаченных человеко-часов;

• количество человеко-часов, не отработанных работниками (по сравнению с установленной продолжительностью рабочей недели) в связи с переводом их на работу с неполным рабочим днем по инициативе администрации;

• количество человеко-дней отпусков по инициативе администрации;

• коэффициент сменности рабочих.

Движение работников списочного состава характеризуется изменением списочной численности работников вследствие приема на работу и выбытия по различным причинам:

• численность принятых;

• численность выбывших;

• численность выбывших по собственному желанию.

Движение работников характеризуется показателями оборота кадров и показателем постоянства кадров.

• оборот кадров – совокупность принятых на работу и выбывших работников, рассматриваемая в соотношении со среднесписочной численностью работников за определенный (отчетный) период. Интенсивность оборота характеризуется следующими коэффициентами: общий оборот, оборот по приему, оборот по выбытию;

• коэффициент восполнения работников (деление численности принятых на численность выбывших);

• коэффициент постоянства кадров – отношение численности работников, состоящих в списочном составе весь отчетный год, к среднесписочной численности работников за отчетный год.

Движение рабочих мест характеризуется изменением числа рабочих мест в организации в результате их создания или ликвидации. Применительно к статистике занятости число рабочих мест выражается фактической численностью работников и числом вакантных рабочих мест.

Категории персонала (согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОКПДТР, введенному в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.94 г. №367 с 01.01.96 г.)  рабочие, руководители (код категории – 1), специалисты (код категории – 2), другие служащие (код категории –3).

Персонал, занятый в основной и неосновной деятельности: в статистической практике осуществляется разработка сведений по труду по основному и неосновным видам деятельности (обслуживающим и прочим хозяйствам) организации. Основной вид деятельности коммерческой и некоммерческой организации определяется в соответствии с принятыми методиками.

Государственный комитет Российской Федерации по статистике 4 марта 1998 г. Постановлением №23 утвердил форму федерального государственного статистического наблюдения №1  мониторинг «Сведения о деятельности организаций в социально–трудовой сфере» и краткие указания по ее заполнению и ввел их в действие с отчета за январь – март 1998 года. В составе мониторинга имеются такие формы документов: