8.3. Аудит циклу закупок (процесу постачання)

У цьому циклі підприємство отримує виробничі запаси, ви­трачає грошові кошти, працю і виникають кредиторські зобов'язання перед постачальниками та підрядниками. Аудиторськими доказами циклу є:

- внутрішня фінансова звітність керівництва підприємства та його підрозділів;

- фінансова звітність підприємства, призначена для зовнішніх користувачів;

- первинні документи на оприбуткування запасів;

- нарахування оплати праці працівникам;

- перерахування грошових коштів постачальникам;

- регістри бухгалтерського обліку;

- відповіді постачальників на запити аудиторів;

- комерційні публікації (про ціни ринку, наприклад);

- інструкції посадових осіб, у тому числі внутрішніх контро­лерів та ін.

Професійна майстерність аудитора залежить від знання системи розрахунків, маркетингової справи, розуміння процесу. З точки зору процедур контролю цикл закупок можна поділити на три основні типові .частини: купівля товарів і послуг; оплата товарів і послуг; повернення товарів постачальнику. Контролюючи купівлю, аудитор повинен впевнитися, що всі угоди з постачальником санкціоновані і зареєстровані (вибірково перевіряють наявність санкцій на документах-замовленнях та записів у реєстрах цих документів, для чого використовують копії замовлень-угод з постачальниками, огляда­ють записи). Типовим порушенням можуть бути дії з закупівлі то­варів в обхід відділу закупок чи іншої спеціальної служби.

Наступним контрольним моментом є перевірка повноти, своє­часності та правильності оприбуткування окремих товарів, а та­кож дотримання всіх необхідних для цього процедур приймання товару по кількості, якості, оформлення претензій у разі пору­шення угоди, заповнення прибуткових документів або оформ­лення спеціальних звітів чи записів на рахунках-фактурах.

Внутрішній контроль передбачає зіставлення інформації рахунків-фактур і замовлень на поставку. Рахунки-фактури до сплати повинні перевірятися на відповідність їх угодам та реєст­руватися в розрізі аналітичного та синтетичного обліку. Аудитор повинен проконтролювати, чи не було випадків здійснення пла­тежів до отримання товару та уточнення суми до сплати (несанк­ціонованих виплат), чи не використовувалися повторно рахунки та документи на оприбуткування, чи кожна виплата належним чином зареєстрована, чи є спеціальна посадова особа, яка має обов'язки щодо контролю цього процесу, несумісні з обов'язка­ми осіб, які подають заявки на оплату і які виписують чеки, а та­кож які реєструють їх, ведуть облік.

У разі повернення товарів постачальнику треба зіставити кі­лькість товару, його ціну, які є в товарному документі, з відпові­дними даними платіжного документа.

Закінчується перевірка циклу операцій із закупівлі простежу­ванням записів на рахунках бухгалтерського обліку.

Проміжна думка аудитора фіксується в робочих документах у вигляді відповідей на запитання щодо поставлених цілей (ознак) аудиту:

- чи забезпечена повнота відображення цінностей та пов'яза­них з їх рухом операцій;

- чи базуються документи і записи на точних цінах, кількос­тях, підсумках;

- чи є в реальності рахунки, товари, записи;

- чи закупівельні угоди, рахунки до оплати, інші документи зареєстровані за відповідний період;

- чи рахунки до сплати, заробітна плата постачальників і вит­рати правильно описані у фінансових звітах у правильній класи­фікації і підтверджують юридичні зобов'язання сторін, що брали участь у процесі закупівлі.