2. Первинний розгляд та облік звернень громадян

     2.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються уповноваженими посадовими особами Міністерства юстиції України та керівниками або уповноваженими особами підпорядкованих йому органів під час особистого прийому громадян, який проводиться згідно з затвердженим графіком. Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то вони розглядаються в тому самому порядку, що й при письмовому зверненні. Про результати розгляду громадянинові повідомляється письмово або усно, за його бажанням, про що робиться відмітка в реєстраційно-контрольній картці (комп'ютерному реєстрі).

 

     2.2. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції відповідного органу чи установи, підрозділу Міністерства юстиції України та призначення за ними конкретного виконавця.

     Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться керівниками органів та установ юстиції або їх заступниками відповідно до їх повноважень.  

     2.3. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслано по пошті. Громадянин може подати звернення також через уповноважену на це іншу особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками.

     Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені відповідно до чинного законодавства.

     У зверненні мають бути вказані прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян". Копія такого звернення залишається у впровадженні того органу чи установи, до яких звернувся заявник.

     Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.  

     2.4. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампа органу чи установи юстиції, на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний індекс.

     Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами перевірки до закінчення терміну зберігання звернень громадян, після чого знищуються.  

     2.5. Усі звернення громадян, що надійшли поштою або з особистого прийому, мають прийматися, попередньо розглядатися та централізовано реєструватися в день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках (додаток 1), придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах реєстрації звернень громадян (додаток 2). В органах та установах юстиції, де облік звернень здійснюється із застосуванням ЕОМ , до реквізитів, передбачених картками обліку, дозволяється вносити додаткові реквізити. При цьому мають зберігатися дані, передбачені вказаною карткою обліку. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненням.

     Облік особистого прийому громадян ведеться на картках (додаток 3) або в журналах обліку особистого прийому громадян (додаток 4) відповідними посадовими особами Міністерства юстиції України, підвідомчих органів та установ юстиції.

     Журнальна форма реєстрації звернень та обліку особистого прийому громадян допускається в органах та установах юстиції з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

     Журнали реєстрації звернень громадян мають бути прошиті, прошнуровані, пронумеровані, підписані посадовою особою та скріплені печаткою.

     Письмові звернення, подані під час особистого прийому, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах (додатки 1, 2).

      2.6. Під час реєстрації звернення громадянина йому надається відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли, наприклад Д-401, та індексу структурного підрозділу. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз звернень громадян.

     У такому самому порядку реєструються скарги громадян на дії (бездіяльність) державного виконавця та інших посадових осіб державної виконавчої служби щодо виконання рішення або відмови у здійсненні дій, передбачених Законом України "Про виконавче провадження".

     Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Міністерства юстиції (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

     У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того самого питання, надіслані державними органами вищого рівня чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для їх розгляду і прийняття рішення по суті на місцях, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.

 

     2.7. Повторними вважаються звернення, в яких:

     2.7.1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органу чи установи юстиції.

     2.7.2. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась.

     2.7.3. Не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні.

     2.7.4. Звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.  

     2.8. Повторні звернення реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку картки (в журналі) робиться позначення "Повторно" і до звернення долучається все попереднє листування.  

     2.9. Керівник органу чи установи юстиції зобов'язаний ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які припустили порушення прав громадянина, вживаються відповідні заходи реагування.

 

     2.10. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження; передати на вирішення в підвідомчий орган чи установу юстиції; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції органів та установ юстиції, про що одночасно повідомляється заявнику; залишити без розгляду при наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України "Про звернення громадян".

     2.11. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції органів та установ юстиції, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення органом чи установою юстиції громадянину також роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

     У разі направлення звернення для перевірки й прийняття рішення до підвідомчих органів та установ юстиції термін розгляду такого звернення обчислюється з дня надходження його до органу юстиції вищого рівня й по день надання відповіді тим органом юстиції, який його розглядав по суті. В інших випадках термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється від дня їхньої реєстрації.

     2.12. На звернення, взяте під контроль, заповнюється контрольна картка у двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий - разом із зверненням вручається виконавцеві (додаток 5).  

     2.13. Усе листування щодо звернень громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на службових бланках органу чи установи юстиції, за підписом керівника.  

     Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення. { Підпункт 2.13 пункту 2 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 336/5 від 05.03.2008}

     2.14. Документи у справах розміщуються за територіальним або алфавітним принципом. Кожне звернення з усіма документами щодо розгляду і вирішення його питань становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким не прийнято рішення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

     Неправильно оформлені документи повертаються для дооформлення, а їх копії залишаються в провадженні органу чи установи юстиції.  

     2.15. Після закінчення перевірки й фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства юстиції України, до загального відділу органу чи установи юстиції з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

     Після розгляду скарг громадян в порядку, передбаченому ст. 85 Закону України "Про виконавче провадження", оригінали такої скарги та постанови про задоволення чи відмову в задоволенні скарги зберігаються у матеріалах виконавчого провадження, а копія цієї скарги та постанови долучаються для загального провадження (листування) з громадянами.

     Документи й листування щодо звернень громадян у всіх органах та установах юстиції з часу надходження їх до загального відділу (канцелярії) і до передачі в архів централізовано зберігаються в їхньому загальному відділі.

     Схоронність документів і листування щодо звернень громадян у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства юстиції України забезпечується керівниками відповідних департаментів (управлінь) і посадовими особами, відповідальними за діловодство.