3. Діловодство з виконання рішень в органах державної виконавчої служби

     3.1. Діловодство з виконання рішень в органах державної виконавчої служби це - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами, що віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби, з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

     3.2. Документи, віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби, складаються з документів виконавчого провадження та інших службових документів. 

     3.3. Документи виконавчого провадження, в тому числі скарги, заяви (клопотання) сторін виконавчого провадження, які подаються відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), та матеріали за наслідками їх розгляду, є невід'ємною частиною виконавчого провадження і приєднуються до нього.

     Інші службові документи визначаються номенклатурою справ органу державної виконавчої служби. 

     3.4. Реквізити виконавчого документа або заяви про примусове виконання рішення, якщо виконавчий документ не був пред'явлений в установленому порядку, вносяться діловодом до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві (додаток 8), який ведеться окремо на кожного державного виконавця. { Абзац перший пункту 3.4 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

     Одночасно діловод заводить обкладинку (додаток 9) на виконавче провадження, до якої державний виконавець в процесі виконання приєднує документи виконавчого провадження. 

     3.5. Кожній обкладинці виконавчого провадження діловодом присвоюється номер виконавчого провадження, який складається з порядкового номера згідно із Журналом обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, та індексу виконавця. 

     3.6. Передавання документів про відкриття виконавчого провадження державному виконавцеві здійснюється діловодом під підпис у Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.  

{ Абзац другий пункту 3.6 розділу 3 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }  

     Дата одержання документів переноситься державним виконавцем із Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, на обкладинку виконавчого провадження у графу "Передано до виконання".

     Державний виконавець після одержання документів про відкриття виконавчого провадження у встановлений Законом України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ) строк приймає рішення щодо відкриття виконавчого провадження чи відмови у його відкритті. 

     3.7. З метою спрощення процедури пошуку виконавчих проваджень допускається ведення алфавітного покажчика виконавчих проваджень (додаток 10).

     Такі журнали можуть вестися окремо щодо кожного державного виконавця за виконавчими провадженнями, що ними одержані. 

     3.8. Зведене виконавче провадження щодо одного й того самого боржника формується в обкладинці на зведене виконавче провадження (додаток 11) за постановою про об'єднання у зведене виконавче провадження.

     З метою обліку виконавчих проваджень, приєднаних до зведеного виконавчого провадження, державний виконавець веде облікову картку на зведене виконавче провадження (додаток 12) та складає розрахунок про розподіл грошових коштів у міру їх стягнення, які долучаються до зведеного виконавчого провадження.

     Після закінчення календарного року відомості про незавершені виконавчі провадження щодо одного й того самого боржника переносяться до нової облікової картки на зведене виконавче провадження.

     За необхідності зведені виконавчі провадження можуть обліковуватися в окремих реєстраційних формах, про що видається відповідний організаційно-розпорядчий документ керівником органу державної виконавчої служби.

{ Пункт 3.8 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 } 

     3.9. Постанови державного виконавця, які є виконавчими документами відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), при виділенні їх у окреме виконавче провадження підлягають внесенню до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.

     Копія постанови про виведення виконавчого документа у окреме виконавче провадження приєднується до окремого виконавчого провадження разом із виконавчим документом, який виділяється.

     У матеріалах виконавчого провадження, з якого виділяється виконавчий документ у окреме виконавче провадження, залишається ксерокопія виконавчого документа, що виділяється. { Абзац третій пункту 3.9 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 } 

     3.10. Завершене виконавче провадження формується державним виконавцем у хронологічному порядку за заявою (супровідним листом суду) про примусове виконання рішення відповідно до дати надходження (створення) документів виконавчого провадження. Ксерокопію виконавчого документа державний виконавець приєднує до матеріалів виконавчого провадження в останню чергу.

     Документи, що приєднуються до матеріалів виконавчого провадження, мають бути тільки в одному примірнику.

     У завершеному виконавчому провадженні аркуші нумеруються та скріплюються металевими скріпками, об'ємні за своїм змістом (понад 35 аркушів) прошиваються.

     Після завершення виконавчого провадження виконавчий документ з відміткою про виконання (повне, часткове, про неможливість стягнення тощо) надсилається за належністю разом з відповідною постановою державного виконавця та супровідним листом, який підписується керівником органу державної виконавчої служби або його заступником.

{ Пункт 3.10 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

      3.11. Відмітка про виконання завіряється підписом відповідальних осіб, що безпосередньо здійснювали виконання, із зазначенням їх посади, прізвища та ініціалів, а також скріплюється печаткою. { Абзац перший пункту 3.11 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

     Якщо стягнення проводилось на користь держави, у виконавчих документах зазначається розмір стягнутих коштів, а також дата та номер платіжного документа.

     Якщо стягнення проводилось на користь фізичних чи юридичних осіб, зазначається розмір стягнутих коштів за виконавчим документом. 

{ Абзац четвертий пункту 3.11 розділу 3 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 } 

     Одночасно у всіх завершених виконавчих провадженнях зазначається дата, підстава закінчення виконавчого провадження (повернення виконавчого документа) згідно із законом (пункт, частина, стаття закону) та сума стягненого виконавчого збору.

{ Абзац п'ятий пункту 3.11 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 ( v0928323-12) від 22.06.2012 }

     У виконавчих документах, за якими відмовлено у відкриті виконавчого провадження, робиться відмітка із зазначенням дати винесення постанови про відмову у відкритті виконавчого провадження та норми закону (пункт, частина, стаття закону), на підставі якої прийнято рішення про відмову. 

     3.12. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду під підпис в Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві. 

     3.13. Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби.

     На кожному виконавчому провадженні, що передане на зберігання, повинна бути резолюція безпосереднього керівника державного виконавця, яку він накладає після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні.

     Передача виконавчих проваджень на зберігання здійснюється державним виконавцем один раз у півріччя на підставі здавального опису (завершених виконавчих проваджень) (додаток 13) після складення статистичного звіту. Здавальний опис (завершених виконавчих проваджень) складається у двох примірниках.

{ Пункт 3.13 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 } 

     3.14. У тому разі, коли державному виконавцеві повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені матеріали виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених законом дій, передане на зберігання виконавче провадження підлягає поверненню державному виконавцеві, про що робиться відмітка у здавальному описі. 

     3.15. Незавершені виконавчі провадження, в тому числі ті, що входять до складу зведеного виконавчого провадження, підлягають перереєстрації державним виконавцем в термін до 10 січня кожного наступного року в новозаведеному Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, із присвоєнням нового порядкового номеру, який переноситься на обкладинку виконавчого провадження. 

     3.16. Дані стосовно виконавчих документів, що надійшли до органу державної виконавчої служби, та подальшого виконання відкритих виконавчих проваджень підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру виконавчих проваджень відповідно до вимог Положення про Єдиний державний реєстр виконавчих проваджень, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 20.05.2003 N 43/5 ( z0388-03 ), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21.05.2003 за N 388/7709 (із змінами).

     Номер, присвоєний виконавчому провадженню у цьому реєстрі, переноситься у визначену графу на обкладинці виконавчого провадження.