4. Діловодство за зверненнями громадян в органах державної виконавчої служби

     4.1. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства і покладається на органи юстиції, структурними підрозділами яких є відповідні органи державної виконавчої служби (в частині попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян), та на спеціально призначених для цього посадових осіб в органах державної виконавчої служби (в частині формування справ за зверненнями громадян).

     Реєстрація звернень та облік особистого прийому громадян здійснюються відповідно до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.03.2004 N 26/5 ( z0342-04), зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 18.03.2004 за N 342/8941 (із змінами).

     З метою контролю за строками розгляду звернень громадян в органах державної виконавчої служби ведеться Журнал обліку звернень громадян (додаток 14).

     Звернення громадян передаються виконавцям для організації їх розгляду в обкладинках для пропозиції, заяви, скарги.

     Після закінчення перевірки й фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до відповідного органу юстиції з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

     Заяви (клопотання) та скарги, що скеровуються сторонами виконавчого провадження відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), підлягають реєстрації в органах державної виконавчої служби в загальному порядку, передбаченому для вхідної кореспонденції, та приєднуються до матеріалів виконавчого провадження разом з документами за наслідками їх розгляду.

     Звернення юридичних осіб підлягають реєстрації в органах державної виконавчої служби в загальному порядку, передбаченому для вхідної кореспонденції, та приєднуються до відповідної справи згідно з номенклатурою разом з документами за наслідками їх розгляду.

{ Пункт 4.1 розділу 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 } 

     4.2. Проведення особистого прийому громадян здійснюється керівництвом органу державної виконавчої служби та державними виконавцями у прийомні дні та години згідно з графіком, затвердженим керівником відповідного органу державної виконавчої служби. { Абзац перший пункту 4.2 розділу 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 }

     Ознайомлення сторін виконавчого провадження з матеріалами виконавчого провадження здійснюється у прийомні дні та години державного виконавця або в день, визначений керівником органу державної виконавчої служби.

     Після ознайомлення з матеріалами виконавчого провадження на зворотному боці обкладинки виконавчого провадження державний виконавець ставить відповідну позначку із зазначенням дати ознайомлення та прізвища особи, яка ознайомилася.

{ Пункт 4.2 розділу 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 } 

     4.3. Облік особистого прийому громадян здійснюється керівництвом органу державної виконавчої служби у Журналах (картках) обліку особистого прийому громадян. 

     4.4. В органах державної виконавчої служби має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян із зразками заяв, скарг, пропозицій та графіком особистого прийому громадян.