6.7. Прочие системы управления запасами
1. Система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня. В данной системе, как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, входящим параметром является период времени между заказами. В отличие от основной, данная система ориентирована на работу в условиях неритмичного производств, при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объемов запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов).
Так как в данной системе заказ производится как при достижении запасом порогового уровня, так и в определенные моменты времени, то размер заказа должен быть пересчитан таким образом, чтобы пополнить запас до максимально желательного уровня. Причем заказы, производимые через заданные промежутки времени, являются плановыми, а при достижении запасом порогового уровня делаются дополнительные заказом.
Максимальный желательный запас (МЖЗ) представляет собой тот постоянный уровень, пополнение до которого считается целесообразным. Этот уровень запаса косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.
Постоянно рассчитываемым параметром системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня является размер заказа. Как и в системе с фиксированными интервалом времени между заказами, его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации.
Размера заказа (РЗ) в рассматриваемой системе рассчитывается либо по формуле расчета в зафиксированные моменты заказов, либо по формуле определения в момент достижения порогового уровня:
РЗ = МЖЗ - ПУ + ОП,
где МЖЗ – максимальный желательный заказ;
ПУ – пороговый уровень запаса;
ОП – ожидаемое потребление до момента поставки.
Как видно из формулы, размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления (до момента поставки) прогнозируемому поставка пополняет запас на складе до максимального желательного уровня.
Гарантийный запас позволяет обеспечивать потребителя в случае предполагаемой задержки поставки. Под возможной задержкой поставки, как уже отмечалось выше, подразумевается максимально возможная задержка. Восполнение гарантийного запаса производится во время последующих поставок через пересчет размера заказа таким образом, чтобы его поставка увеличила запас до максимального желательного уровня. Гарантийный запас не оказывает непосредственного воздействия на функционирование системы в целом.
2. Система «минимум-максимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и оформление заказа столько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита материалов. Поэтому в рассматриваемой системе заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня («минимум»). В случае выдачи размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня («максимум»). Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным, чему она и обязана своим названием.
Система «минимум - максимум» содержит элементы основных систем управления запасами. Как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, здесь используется постоянный интервал времени между заказами.
Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребителя в случае предполагаемой задержки поставки. Как и система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, гарантийный запас используется для расчета порогового уровня запаса.
Пороговый уровень запаса в системе «минимум - максимум» выполняет роль «минимального» уровня. Если в установленный момент этот уровень пройден, то есть наличный запас равен пороговому уровню или не достигает его, то заказ оформляется. В противном случае заказ не выдается, и отслеживание порогового уровня, а также выдача заказа будут произведены только через заданный интервал времени.
Максимальный желательный запас в системе «минимум - максимум» выполняет роль максимального уровня. Его размер учитывается при определении размера заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.
Постоянно рассчитываемым параметром системы «минимум - максимум» является размер заказа. Как и в предыдущих системах управления запасами, его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации.
6.8. АВС- и XYZ-анализ товарных запасов
AВС-анализ – метод, позволяющий классифицировать ресурсы организации по степени их важности. В его основе лежит принцип Парето – 20% всех товаров дают 80% оборота. По отношению к ABC-анализу правило Парето может прозвучать так: надёжный контроль 20% позиций позволяет на 80% контролировать систему, будь то запасы сырья и комплектующих, либо продуктовый ряд организации и т.п.
В ABC-анализе товарные запасы делятся на три категории:
- А – наиболее ценные, 20% - товарных запасов; 80% - продаж;
- В – промежуточные, 30% - товарных запасов; 15% - продаж;
- С – наименее ценные, 50% - товарных запасов; 5% - продаж.
В зависимости от целей анализа может быть выделено произвольное количество групп. Чаще всего выделяют 3, реже 4-5 групп.
По сути, ABC-анализ – это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Ранжировать таким образом можно и поставщиков, и складские запасы, и покупателей, и длительные периоды продаж - все, что имеет достаточное количество статистических данных. Результатом АВС-анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.
ABC-анализ основывается на принципе дисбаланса, при проведении которого строится график зависимости совокупного эффекта от количества элементов. Такой график называется кривой Парето, кривой Лоренца или АВС-кривой. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объемов отгрузки определенных артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объёму сделанных ими заказов.
Порядок проведения АВС-анализа.
1. Определение цели анализа.
2. Определение действий по итогам анализа.
3. Выбор объекта анализа и параметра анализа. Обычно объектами АВС-анализа являются поставщики, товарные группы, товарные категории, товарные позиции. Каждый из этих объектов имеет разные параметры описания и измерения: объём продаж (в денежном или количественном измерении), доход (в денежном измерении), товарный запас, оборачиваемость и т.д.
4. Составление рейтингового списка объектов но убыванию значения параметра.
5. Расчет доли параметра от общей суммы параметров с накопительным итогом. Доля с накопительным итогом высчитывается путем прибавления параметра к сумме предыдущих параметров.
6. Выделение группы А, В и С: присвоить значения групп выбранным объектам.
Методов выделения групп существует порядка десяти, наиболее применимы из них: эмпирический метод, метод суммы и метод касательных. В эмпирическом методе разделение происходит в классической пропорции 80/15/5. В методе суммы складывается доля объектов и их совокупная доля в результате - таким образом значение суммы находится в диапазоне от 0 до 200%. Группы выделяют так: группа А - 100%, В - 45%, С - остальное. Достоинства метода - большая гибкость. Самым гибким методом является метод касательных, в котором к кривой ABC проводится касательная, отделяя сначала группу А, а затем С.
XYZ-анализ позволяет произвести классификацию ресурсов организации в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности.
На основе анализа формируются группы X, Y, Z.
Группа X – ресурсы характеризуются стабильной величиной потребления, незначительными колебаниями в их расходе н высокой точностью прогноза. Значение коэффициента вариации находится в интервале от 0 до 10%.
Группа Y – ресурсы характеризуются известными тенденциями определения потребности в них (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования. Значение коэффициента вариации - от 10 до 25%.
Группа Z – потребление ресурсов нерегулярно, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогнозирования невысокая. Значение коэффициента вариации – свыше 25%.
Основным критерием, с помощью которого можно отнести закупаемый товар к той или иной группе, является коэффициент вариации v (чем он ниже, тем более прогнозируемым является потребление):
где ν – коэффициент вариации;
σ – среднеквадратичное отклонение;
х – среднеарифметическое;
хi – i-е значение статистического ряда;
n - количество значений в статическом ряде.
Реальное значение коэффициента вариации для разных групп может отличаться по следующим причинам: сезонность продаж, тренд, акции, дефицит и т.д.
Алгоритм проведения XYZ-анализа состоит из четырех этапов.
1. Определение коэффициентов вариации для анализируемых ресурсов.
2. Группировка ресурсов в соответствии с возрастанием коэффициента вариации.
3. Распределение по категориям X, Y, Z.
4. Графическое представление результатов анализа.
Есть несколько разновидностей XYZ-анализа, например, анализ плановых данных с фактическими, что дает более точный % отклонения от прогноза.
Часто XYZ-анализ проводят совместно с АВС-анализом, позволяя выделять более точные группы относительно их свойств.
На основании ABC- и XYZ-анализа составляется обобщенная матрица стоимости и расхода запасов сырья и материалов, в которой номенклатурный ряд разбивается на девять групп ( Таблица 6.1).
Таблица 6.1. Сводная матрица ABC- и XYZ-анализа
Группа |
X |
Y |
Z |
А |
А ∩ Х |
A ∩ Y |
A ∩ Z |
В |
В ∩ Х |
B ∩ Y |
B ∩ Z |
С |
С ∩ Х |
C ∩ Y |
C ∩ Z |
Товары групп А и В обеспечивают основной товарооборот организации. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.
Товары группы АХ (АХ = А ∩ Х) и ВХ (ВХ = В ∩ Х) отличает высокий товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.
Товары группы AY (АY = А ∩ Y) и BY (ВY = В ∩ Y) при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.
Товары группы AZ (АZ = А ∩ Z) и BZ (ВZ = В ∩ Х) при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостыо расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас организации значительно увеличиться. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров самому опытному менеджеру и т.п.
Товары группы С составляют до 80% ассортимента организации. Применение XYZ-анализа позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы.
По товарам группы СХ (CХ = C ∩ Х) можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью н снизить страховой товарный запас.
По товарам группы CY (CY = C ∩ Y) можно перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас исходя из имеющихся у организации финансовых возможностей.
В группу, товаров CZ (CZ = C ∩ Z) попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть этих товаров можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые товарные запасы, от которых организация несет потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории стоков.
Использование совмещенного АВС- и XYZ-анализа позволяет:
- повысить эффективность системы управления товарными ресурсами;
- повысить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;
- выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество товаров, хранящихся на складе;
- перераспределить усилия персонала в зависимости от квалификации и имеющегося опыта.
Метод AВС- и XYZ-анализа широко используется при планировании и формировании ассортимента на различных уровнях гибких логистических систем, в производственных системах, системах снабжения и сбыта.