30. Документація.

Документування - це спосіб спостереження і відображ госп операцій у первинних бух документах.

Бух документ - письмове свідоцтво встановленої форми та змісту, яке містить відомості про госп операцію і є доказом її здійснення. Первинні документи, які фіксують факти здійснення госп операцій, є їх юр свідоцтвами та підставою для відображ цих операцій в обліку.

Порядок створення первинних док, записів у регістрах бух обліку та зберігання док, регістрів і звітів установлений Положенням про документальне забезпечення записів у бух обліку, затвердженим Наказом Мін фін Укр.

Щоб мати юр силу док повинен містити обов’язкові реквізити: 1) назва; 2)дата і місце складання; 3)назва п-ва, від імені якого складено док; 4) зміст та обсяг госп операції;5)од виміру госп операції; 6)посади осіб, відповідальних за здійсн госп операції і правильність її оформл.;7)ос підпис або ін знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госп інф.

Залежно від х-ру операцій до перв док можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код під-ства або фіз ос; № док; підстава для здійснення операції; дані про док, що засвідчує особу; інші додатк реквізити.

Відсутність у первинному док будь-якого обов’язкового реквізиту робить неможливим відображ на його підставі проведеної госп операції в БО.

Вимоги до оформлення первинних бухгалтерських документів:

• первинні док повинні бути складені в момент здійсн оп, або, якщо це неможливо, відразу після її закінчення;

• док складають на бланках типових або спеціаліз форм, затверджених відповідними держ органами;

• записи в первинних док роблять чорнилом, кульковою ручкою темного кольору, друкарськими засобами або принтером, що забезпечують зберігання цих записів протягом встановлених строків;

• вільні рядки в первинних документах прокреслюються;

• у грош док суми проставляють цифрами і прописом;

• кожен первинний док повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

• керівник п-ва затверджує перелік осіб, які мають право підписувати перв док на здійснення госп оп, з відпуску ТМЦ, майна, видачі грош коштів.

Для забезпечення дотримання вимог первинні документи уніфікують та стандартизують. Під уніфікацією док розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних госп операцій на під-ствах, в організаціях х незалежно від виду діяльності та форм власності. Під стандартизацією докрозуміють установлення для бланків однотипних док однакового найбільш раціонал розміру і форми із завчасним визначенням місця розміщення відповідних реквізитів.

31. Класифікація документів за призначенням та порядком.

Бух документ - письмове свідоцтво встановленої форми та змісту, яке містить відомості про госп операцію і є доказом її здійснення. Первинні документи, які фіксують факти здійснення госп операцій, є їх юр свідоцтвами та підставою для відображ цих операцій в обліку.

За призначенням документи поділяють на:

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

За порядком складання документи поділяють на:

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).