1. Створення запитів

1. 1. Загальна характеристика запитів

При роботі із БД часто виникає необхідність вибрати з неї інформацію, що задовольняє певним умовам, або робити різні обчислення. Наприклад, потрібно витягти з навчальної БД Деканат відомості про студентів, що здали сесію на «відмінно», або визначити, який середній бал екзамену з англійської мови в даній групі.

Для рішення таких завдань призначені запити. Запит повідомляє Access, яка саме інформація цікавить користувача в даний момент. У ньому можна вказати, які:

• таблиці містять потрібну інформацію;

• записи потрібно вибрати з таблиць БД і порядок їхнього сортування;

• поля повинні бути видані на екран;

• обчислення варто виконати над обраними даними.

Запити можуть бути використані для виділення в таблицях різних груп даних і виконання над ними обчислень і порівнянь. З їхньою допомогою можна також виконати наступні операції:

• додавання нових записів у таблицю;

• видалення записів з таблиці;

• зміна вмісту полів таблиці.

Запит часто використовується як джерело даних при створенні форми або звіту. Відкриття такої форми або звіту автоматично приводить до виконання відповідного запиту. Тому на екрані завжди присутній сама «свіжа» інформація про об'єкт.

Результат запиту можна роздрукувати або передати за допомогою буфера обміну в інший додаток Windows, наприклад, вставити у вигляді таблиці в документ Word.

Для створення запитів звичайно використовується метод, суть якого полягає в наступному. Заповнюється спеціальна форма бланк запиту. У неї включаються потрібні поля й вирази, а також вказуються умови відбору записів і порядок їхнього сортування. Тим самим створюється зразок бажаного результату запиту.

Access аналізує цей зразок і зберігає у вигляді інструкцій мови структурованих запитів SQL (Structured Query Language). Саме в такому виді запит потім використовується як джерело даних для форм і звітів. Відзначимо, що деякі поважні вигляд запитів не можна одержати шляхом заповнення бланка запиту. Для їхнього створення необхідно написати інструкцію на SQL.

1. 2. Типи запитів в Access

Access дозволяє створювати наступні типи запитів:

Запит-Вибірка. Використовується для відбору інформації з таблиць і інших запитів БД. При виконанні цього запиту Access створює динамічний набір записів, що містить обрані дані. Із цим набором у більшості випадків можна працювати як зі звичайною таблицею. Його можна переглядати й редагувати, вибирати потрібну інформацію й т.д. Однак на відміну від таблиці динамічний набір записів фізично в базі даних не існує й зберігається в пам'яті ЕОМ лише під час виконання запиту. При зміні даних у полях динамічного набору Access звичайно автоматично вносить зроблені зміни в таблиці, на базі яких був побудований запит.

Перехресний запит. Представляє дані у форматі, подібному до електронної таблиці, на основі умов, визначених у запиті. За його допомогою можна згрупувати великий обсяг інформації й представити його у вигляді, зручному для сприйняття. Цей вид запиту часто застосовується при побудові діаграм.

Запит на зміну. За одну операцію вибирає записи на основі зазначених умов відбору й вносить у них зміни. Існує чотири типи запитів на зміну:

• запит на додавання — додає групу записів з однієї таблиці в іншу таблицю.

• запит на видалення — дозволяє видалити групу записів з однієї або декількох таблиць.

• запит на відновлення — вносить зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.

• запит на створення таблиці — дозволяє створити таблицю на основі даних, що містяться в інших таблицях БД.

• Запит SQL — запит, що може бути створений тільки за допомогою SQL.

Існує три типи таких запитів:

• запит-об'єднання — дозволяє об'єднати поля з декількох таблиць або запитів в один набір даних;

• запит до сервера — передає інструкції SQL віддаленій базі даних;

• керуючий запит — створює, змінює або видаляє таблиці або індекси бази даних Access.

Запити є гнучким, інтерактивним і ітеративним засобом. Якщо запит сформульований неточно, його можна легко змінити й виконати ще раз. Розроблюючи запити, побудовані на результатах попередніх запитів, ви можете працювати з базою даних, задаючи їй питання типу «А що, якщо ...?».