1. 6. Підведення підсумків

Іноді потрібно, щоб результатом виконання запиту були не значення окремих записів таблиць БД, а підсумкові значення по групах записів. Наприклад, може знадобитися визначити середні бали по іспитах у кожній навчальній групі або знайти сумарну стипендію, отриману студентами в якомусь місяці. Одержати відповідь на такі питання можна за допомогою підсумкового запиту.

Групування записів у підсумковому запиті

Для обчислення в запиті підсумкових значень потрібно клацнути по кнопці Групові операції на панелі інструментів. У бланку запиту з'явиться рядок Групова операція й для всіх полів у цьому рядку буде встановлене значення Групування. Це ж значення буде за замовчуванням встановлюватися й для полів, що додаються в бланк запиту. Необхідно пам'ятати, що в підсумковому запиті Access групує (поєднує в одну групу) записи з однаковими значеннями в полях, що мають у рядку Групова операція значення Групування. Тому, якщо виконати запит, у бланку якого всі поля мають значення Групування, то буде створений набір записів, що включає по одному запису з кожної групи.

1. 7. Перехресні запити

Перехресний запит — це підсумковий запит спеціального типу, що виводить результат у вигляді перехресної таблиці, схожої на електронну таблицю.

Для створення перехресної таблиці потрібно вказати:

• заголовки рядків — одне або кілька полів, значення яких будуть використані як заголовки рядків таблиці;

• заголовки стовпців — поле, значення якого будуть використані як заголовки стовпців;

• значення — числове поле, значення якого будуть використані для проведення підсумкових розрахунків;

• групову операцію — групову функцію, що задає тип підсумкових розрахунків, або вираження, що містить групові функції.

Перехресні запити звичайно використовуються при створенні діаграм і звітів. Зберегти перехресну таблицю у вигляді звичайної таблиці Access за допомогою запиту на створення таблиці не можна.

2. Форми

2. 1. Загальні відомості

Форми призначені для перегляду, введення, редагування й керування даними. При використанні форми Access надає користувачеві істотно більше можливостей для роботи з інформацією з порівняння з її стандартним поданням у режимі таблиці. Зручність застосування форм для роботи з даними полягає в наступному:

• Форми дозволяють відобразити на екрані весь запис цілком, причому порядок розташування полів може бути змінений, а частина з них взагалі не включена у форму.

• У формах крім полів, що редагуються, та містять дані з таблиць БД, можна розміщати й поля, що не редагуються (що обчислюються).

• У форми можна додавати коментарі, малюнки, графіки, змінювати їхній зовнішній вигляд, підбираючи шрифти, фон й стиль оформлення. Це дозволяє якщо буде потреба розробити форму, яка дуже подібна паперовій формі.

• Форми дозволяють істотно спростити, а найчастіше повністю автоматизувати введення нових даних.

• У формах можна розміщати різні кнопки (кнопкові форми), натискання на які приводить до відкриття інших форм, виконанню запитів, друк звітів і т.д.

• Форми можуть використовуватися як діалогові вікна й містити власне меню користувача.

Для розробки форм в Access існує спеціальний інструментарій. Перш ніж приступати до опису процедур створення форм, обговоримо кілька загальних моментів.

Основним джерелом даних для форми є таблиці й запити. Інформація може бути також включена у форму в результаті імпорту різних об'єктів або проведення обчислень. Якщо через форму здійснюється відновлення даних, то вони обновляються й у джерелі.

Побудова форми - ітеративний процес. Після створення макета форми потрібно переглянути його, щоб переконатися в його правильності. Якщо необхідно внести зміни, можна повернутися до коригування макета.

Для створення макета форми потрібно у вікні БД перейти на вкладку Форми й нажати клавішу Створити. Після вибору джерела даних для форми, а також способу її створення, при переході до наступного етапу автоматично оновлюються панелі інструментів. З'являється панель інструментів Конструктор форм.

Створення, коригування й перегляд форми здійснюється в різних режимах:

• у режимі конструктора форма створюється й коригується;

• у режимі форми або режимі таблиці форма використовується для роботи з даними;

• у режимі попереднього перегляду форма проглядається перед друком.

Всі ці режими вибираються за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор форм або через меню Вид.