2. 2. Структура форми

Форма складається з декількох розділів (рис. 1), причому обов'язковим є тільки один з них — область даних. Крім цього розділу у формі можуть бути присутнім наступні розділи: заголовок і примітка форми, а також верхній і нижній колонтитули. Інформація в них вводиться тим, хто проектує форми. Ці розділи мають наступні призначення:

Заголовок форми може містити назву форми, інструкції з роботи з нею, а також іншу інформацію (поточну дату, час і т.д.). У режимі форми він перебуває у верхній частині екрана, а при друку - у верхній частині першої сторінки. У режимі таблиці цей розділ не відображається.

Верхній колонтитул може містити заголовки й будь-які інші відомості, що поміщаються у верхній частині кожної сторінки форми при друку.

Нижній колонтитул також використовується при друку й може містити номер сторінки, дату й іншу інформацію.

Примітка форми може містити інструкції з використання форми, кнопки й вільні елементи керування для введення або висновку даних. У режимі форми область приміток перебуває в нижній частині екрана, а при друку друкується на останній сторінці.

Рис. 1. Структура форми

При створенні форми за допомогою конструктора вона містить лише один розділ - область даних. Інші розділи можна додати, використовуючи відповідні пункти контекстного меню форми або меню Вид.

Форма може включати підлеглі форми, усередині яких можуть відображатися три розділи: заголовок, область даних і примітку.

Як і всі об'єкти БД, форма і її розділи мають властивості. У властивостях задаються режими роботи з формою, вид форми, джерело даних, використання фільтра. Властивості розділів використовуються при висновку їх на екран або печатку.

2. 3. Види форм

Різні види форм створюються майстром форм або користувачем за допомогою конструктора. Крім того, існують майстер діаграм і майстер зведена таблиця.

Можливе створення трьох видів автоформ: в один стовпець, табличної й стрічкової форми. При створенні автоформи всі поля таблиці або запиту виводяться у форму автоматично.

Форма в один стовпець відображає поля, розташовані в один стовпець. На екрані відображається один запис.

Таблична форма відображає дані у вигляді декількох рядків і стовпців. Одночасно відображається кілька записів. По зовнішньому вигляду й способам переміщення по записах вона нічим не відрізняється від звичайної таблиці Access.

Стрічкова форма схожа на табличну форму й відрізняється лише зовнішнім оформленням.

На відміну від автоформ при використанні майстра форм поля у форму можна вибирати. Майстер може створити крім перерахованих вище видів форм складену форму. Вона складається з головної форми й підлеглої. У цих формах відображаються дані з різних таблиць, причому ці таблиці найчастіше зв'язані відношенням « один-до-багатьох». Дані головної форми відображаються в один стовпець, а підлегла форма звичайно має табличний формат.

Діаграма представляє дані в графічному вигляді й створюється майстром діаграм з використанням додатка Microsoft Graph.

Форма Зведена таблиця створюється на підставі даних зі зведених таблиць Excel.

Користувач може створювати форми так, як він захоче, і включати в них будь-які дані. Він може почати з порожньої форми (з «нуля») або скористатися майстром форм, а потім у режимі конструктора внести у форму будь-які зміни.