2. 1. Основні поняття
Звіти — форма подання інформації для використання й розповсюдження. Звіти - підсумкові документи для осіб, яким була призначена створювана БД.
Якщо форма - документ розроблювача й осіб, що працюють із інформацією в БД, то звіти - інструмент «хазяїв» БД, що дозволяє їм у потрібний момент мати інформацію для особистого використання або передачі іншим особам. Звіт потрібний для підведення підсумків діяльності за період підрахунків підсумкових сум і т.д.
Структура звіту (рис. 1) нагадує структуру форми за одним істотним виключенням - можливістю додавання декількох пар нових розділів, якщо виникає потреба угруповання даних по яких-небудь ознаках.
Рис. 1. Структура звіту
Можливість групування даних, - це, мабуть, головна відмінність створення звіту від створення форми.
У звіті теж бути можливі режими, причому два з них такі ж: режим попереднього перегляду й режим конструктора. Крім того, звіт може перебувати в режимі зразка. Цей режим схожий на режим попереднього перегляду, але відрізняється від нього тим, що в режимі зразка показується не весь звіт, а тільки його частина, з метою оцінки того, як буде виглядати весь звіт. Режим, подібний до режиму форми відсутній, тому що зі звітом не працюють як з формою або запитом.
Деякі розділи звіту, такі як колонтитули й примітки, мають додаткові властивості, більше тонкі, чим в аналогічних розділів форм. Так, заголовок звіту може бути надрукований окремо на першій сторінці, без колонтитулів.
У звітах, як і у формах, розміщаються елементи керування: поля, написи й т.д. Як і у формах, вони можуть бути зв'язаними, вільними й такими, що обчислюються, в залежності від джерела інформації, що реалізується в елементі керування.
2. 2. Створення звіту
Звіти, як і форми, можна створювати за допомогою майстрів або самостійно.
Джерелом даних для звіту також є таблиці й запити. Якщо у звіті потрібно представити дані з різних таблиць, має сенс попередньо створити багатотабличний запит, а потім будувати звіт на його основі.
Щоб створити звіт, потрібно у вікні БД перейти на вкладку Звіти й натиснути кнопку Створити. З'явиться вікно діалогу Новий звіт. Воно аналогічно вікну створення форми. Ваші дії починаються з вибору таблиці/запиту.
Рис. 2. Вікно діалогу Новий звіт
Передбачено автоматичне створення двох типів звітів: стрічкового й в один стовпець.
2. 3. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
Використання майстра по розробці звітів є швидким і захищеним від помилок способом створення нового звіту. Звіт, створений майстром, можна використовувати в тім вигляді, у якому він був створений, або поліпшити шляхом внесення змін.
Щоб створити звіт за допомогою майстра, треба:
Перебуваючи у вікні бази даних, перейти на вкладку Звіт і нажати кнопку миші (або вибрати Звіти в меню Вид).
Натисніть кнопку Створити (або нажати кнопку Новий об'єкт на панелі інструментів), а потім вибрати Звіт. На екрані з'явиться вікно діалогу Новий звіт.
Зі списку вибрати таблицю/запит, що містить дані, які варто представити у звіті.
Вибрати спосіб створення звіту — Майстер звітів. На екрані з'явиться перше вікно діалогу Створення звіту.
Переслати необхідні для звіту поля зі списку Доступних полів у список Обраних.
У наступному вікні задати необхідні рівні групування.
Дані у звіті можна відсортувати. Можна задати сортування до чотирьох рівнів, по убуванню або зростанню.
На наступному етапі задається макет звіту. Він може бути табличний, в один стовпець або вирівняний. Вид обраного макета з'являється на екрані. Тут же можна задати орієнтацію даних у звіті - книжкову або альбомну. Якщо у звіті виводиться багато полів, можна задати настроювання ширини полів для розміщення їх на сторінці.
У наступному вікні діалогу вибирається стиль оформлення. Він може бути виділеним, компактним, простим, строгим, формальним або чорно-білим. Обраний стиль відображається на екрані.
В останньому вікні потрібно задати ім'я звіту.
Створення звіту майстром закінчено. Ви можете переглянути зразок звіту. Для цього можна виконати пункт Попередній перегляд меню Файл. Якщо звіт потрібно трохи змінити, скористайтеся Конструктором.