1. 4. Створення поля, що обчислюється

Для створення ЕК поле, що обчислюється, потрібно нажати кнопку Поле панелі елементів і вказати місце розміщення нового елемента. З'явиться вільний ЕК Поле й пов'язана з ним підпис. Потім потрібно створити вираз, що є джерелом даних для цього поля.

Якщо вираз досить простий, то його можна ввести безпосередньо в поле. Для цього потрібно клацнути мишкою усередині поля й потім ввести формулу обчислення значення поля, що містить знак рівності (=) і вираз, що обчислюється. В поля, що обчислюється, варто змінити напис. Можна також ввести формулу обчислення значення в комірку властивості Дані, відкривши вікно властивостей поля.

Якщо вираз має складну структуру, то краще використовувати построитель выражений.

Відзначимо, що полях, що в обчислюються, форми можуть використовуватися посилання тільки на поля, що містяться в її джерелі даних (таблиці або запиті). Ці поля можуть і не бути розміщені у формі.

1. 5. Настроювання форми

Настроювання форми проводиться шляхом зміни властивостей як самої форми, так і її розміщених у ній ЕК.

Властивості ЕК, розміщеного у формі, викликаються через контекстне меню ЕК або натисканням кнопки Властивості на панелі інструментів. Змінюючи деякі властивості ЕК, можна настроїти форму для більш зручного застосування.

1. 6. Створення діаграм

У форми й звіти Access можна включати діаграми. При створенні форми/звіту після вибору джерела даних задається спосіб створення Діаграма, що викликає майстра Створення діаграм (додаток Microsoft Graph). Найкращим джерелом даних при створенні діаграм є перехресні запити. У них дані вже підсумовані й відбиті у вигляді таблиці із шапкою.

Після вибору джерела даних і способу створення форми/звіту — Діаграма піде ланцюжок діалогових вікон майстра Створення діаграм

1. 7. Складені форми

Складена форма звичайно використовується для роботи з інформацією, що перебуває у пов'язаних таблицях.

Вона складається з головної форми й однієї або декількох підлеглих форм. Форма називається підлеглою, якщо вона втримується усередині іншої форми. Звичайно «контейнером» для підлеглої форми служить головна форма. Але Access дозволяє створювати складені форми із двома рівнями вкладеності. У них головна форма може включати підлеглу форму, у свою чергу утримуючу іншу підлеглу форму.

Головна й підлегла форми зв'язані між собою. Цей зв'язок у ряді випадків Access може створити автоматично, використовуючи інформацію про зв'язки й структуру таблиць або запитів, що є джерелами даних для форм, що зв'язуються. Але частіше зв'язок встановлюється самостійно користувачем у процесі створення складеної форми або пізніше завданням потрібних значень відповідних властивостей підлеглої форми.

Складена форма використовується для відображення даних з таблиць або запитів, пов'язаних відношенням «один-до-багатьох», причому головна форма містить дані з боку «один», а підлегла форма - з боку «багато». Якщо зв'язок визначений правильно, то перегляд інформації в створеній формі буде синхронізований: у підлеглій формі з'являться лише записи, пов'язані з поточним записом у головній формі. При цьому підлегла форма може бути виведена в будь-якому режимі, а головна форма - тільки як проста форма.

Складена форма є також зручним засобом для редагування й додавання даних у таблиці, пов'язані відношенням «один–до–багатьох». При введенні нового запису в підлеглу форму вона автоматично зв'язується з поточним записом у головній формі.

2. Звіти