5.2 Призначення книги відгуків і пропозицій. Розгляд і вирішення скарг і пропозицій адміністратором.

Книга відгуків і пропозицій на підприємствах роздрібної торгівлі та громадського харчування призначена для записів покупців (відвідувачів) своїх скарг, пропозицій, відгуків та зауважень на якість їхньої роботи, культуру обслуговування тощо.

Згідно з Інструкцією всі підприємства (одиниці) роздрібної торгівлі і громадського харчування незалежно від форм власності ведуть Книгу відгуків і пропозицій установленої форми.

Книга відгуків і пропозицій зберігається в торговельному залі підприємства у спеціальному відкритому футлярі на видному та доступному для покупців (відвідувачів) місці. У підприємствах роздрібної торгівлі, які мають відділи, Книга відгуків і пропозицій ведеться в кожному відділі, а у великих підприємствах громадського харчування — в кожному залі обслуговування.

Працівник підприємства, дії якого викликали нарікання, повинен не пізніше наступного дня повідомити про це керівника підприємства або його заступника та надати письмове пояснення з приводу його виникнення.

У свою чергу керівник підприємства або його заступник зобов'язаний у тижневий термін розглянути запис, що внесений до Книги скарг і пропозицій, розібратися по суті питання та вжити необхідних заходів до усунення недоліків і порушень у роботі підприємства або до реалізації висловлених пропозицій.

За результатами розгляду заяви керівник підприємства або його заступник повинен подати в Книзі відгуків і пропозицій на зворотному боці заяви покупця (відвідувача) інформацію про заходи, яких вжито, та в тижневий термін в обов'язковому порядку надіслати письмову відповідь заявнику за вказаною ним адресою. Копії листів, якими дана відповідь покупцям (відвідувачам), зберігаються в підприємстві протягом року.

Записи інших покупців (відвідувачів), зроблені у Книзі відгуків і пропозицій з метою спростування раніше внесеної до неї заяви, підлягають перевірці та беруться до уваги керівником підприємства тільки за умови підтвердження викладених у них фактів.

Якщо для здійснення заходів з усунення зазначених покупцем (відвідувачем) недоліків або виконання його пропозицій потрібно більше семи днів, то керівник підприємства або його заступник визначає інший термін виконання, але не більше 15 днів, про що зазначається у Книзі.

У разі надходження від покупців (відвідувачів) скарг щодо порушення правил торгівлі, законодавства про захист прав споживачів, роздрібних цін керівник підприємства торгівлі, громадського харчування (структурної одиниці) повинен не пізніше наступного дня повідомити про це керівника суб'єкта господарювання.

Керівні працівники суб'єкта господарювання зобов'язані щокварталу перевіряти правильність ведення Книги відгуків і пропозицій у всіх підпорядкованих йому підприємствах торгівлі і громадського харчування (структурних одиницях), вживати заходів до усунення недоліків, що мають місце в роботі, та причин, які викликають скарги покупців (відвідувачів).