Eliminarea publicaţiilor şi verificarea gestionară a colecţiilor de bibliotecă
Eliminarea publicaţiilor din evidenţa bibliotecii
Se ştie că rata de înnoire a colecţiilor unei biblioteci este influenţată de volumul şi calitatea achiziţiilor curente sau retrospective anuale dar şi de volumul de documente de bibliotecă deja existent. Achiziţia de documente de bibliotecă este o atribuţie de bază a bibliotecii, dar tot la fel de importantă este şi strategia eliminării acestora, încât o colecţie de bibliotecă, eliberată de balastul pe care îl conţine (cărţi, periodice cu un conţinut depăşit, compromise moral şi informaţional, ieşite definitiv din sfera de interes a publicului, etc.) nu va mai greva rata de înnoire care în România este undeva în jurul a 40 de ani faţă de numai 5 ani cum se situează în occident.
În SUA, spre exemplu, rata de eliminare anuală atinge cam 5% din totalul fondurilor unei biblioteci. Rezervele din ţara noastră referitoare la strategia eliminărilor au dus la situaţia în care spaţiile sunt practic sufocate, lipsite de oportunităţi de creştere a colecţiilor, întrucât, tributare vechilor teorii, ele nu se pot debarasa de documentele care nu mai corespund cerinţelor actuale de cercetare şi informare. Eliminarea lucrărilor perimate este chiar legiferată în unele ţări (Danemarca, spre exemplu). Aceste eliminări nu trebuie făcute, însă, decât în urma unei analize riguroase şi prin consultarea mai multor factori. Legea bibliotecilor din România prevede eliminarea documentelor uzate fizic sau moral, care fac parte din bunurile culturale comune, după minimum 6 luni de la achiziţie.
Situaţiile în care un document poate fi scos din evidenţele bibliotecii sunt:
transferul către o altă bibliotecă;
deteriorarea fizică a documentului;
compromiterea morală şi informaţională a documentului;
pierderea documentului;
cazuri de forţă majoră (incendii, calamităţi etc.).
Transferul către alte biblioteci se realizează numai în condiţiile prevăzute de Legea bibliotecilor nr. 334/2002 şi numai cu aprobarea conducerii instituţiei (organului tutelar). El se face în baza unui proces-verbal însoţit de un borderou cu documentele propuse spre transfer, în baza căruia se va realiza operaţiunea de eliminare a lor din evidenţele bibliotecii.
Scoaterea din evidenţă a documentelor se realizează în urma constatărilor făcute de o comisie numită prin decizie compusă din 3 – 4 specialişti şi un reprezentant al compartimentului contabilitate. Procesul-verbal de constatare semnat de comisie, borderoul cu documentele propuse spre casare şi adresa însoţitoare, înaintate conducerii bibliotecii şi contabilului şef, fişele de catalog (pe suport tradiţional) ale acestora sunt actele în baza cărora se emite ordinul (decizia) de casare, funcţie de care se procedează la eliminarea documentelor respective din evidenţele bibliotecii. În cazul publicaţiilor pierdute, în condiţiile în care există un act financiar de recuperare a valorii lor, se întocmeşte un borderou cu aceste pierderi, avizat de conducerea bibliotecii şi directorul economic (contabilul şef), în baza căruia ele sunt eliminate din inventarele şi R.M.F.-ul bibliotecii.
Verificarea gestionară a colecţiei de bibliotecă se realizează în conformitate cu prevederile Legii bibliotecilor nr. 334/2002, care prevede obligativitatea la anumite perioade de timp: la 2 ani (până la 10.000 de volume); la 3 ani (până la 50.000 volume); la 5 ani (până la 250.000 volume); la 7 ani (până la 600.000 volume); la 10 ani (până la 100.000 volume); la 15 ani (peste 100.000 volume). Există, însă, şi cazuri speciale care impun această operaţiune gestionară:
plecarea gestionarului;
sesizarea unor nereguli gestionare;
evenimente deosebite: spargeri, inundaţii, incendii etc.;
la cererea organului de control, etc.
Aceasta se face de către o comisie numită prin decizie, în care sunt menţionate componenţa nominală a comisiei, atribuţiunile membrilor ei, modul de derulare a verificării gestionare, termene.
Modalităţile de realizare a verificării integrale a inventarului sunt:
cele clasice, cunoscute:
confruntarea fiecărui număr de pe fişa de gestiune din catalogul topografic al fiecărei gestiuni în parte cu numărul de inventar de pe cartea de la raft, ulterior, din Registrul-inventar;
confruntarea directă cu ajutorul fişei de control sau a cărţii;
verificarea cu ajutorul fişei cărţii;
confruntarea directă a existentului cu scripticul;
cele mai noi:
confruntarea fiecărui număr de inventar de pe listinguri cu numărul de inventar de pe carte şi de pe fişa cărţii şi operarea ulterioară în catalogul electronic – catalogul gestionar electronic;
utilizarea „fişei poloneze”;
altele, electronice.
La încheierea operaţiunii de verificare propriu-zisă se întocmeşte de către comisie un proces-verbal de constatare în care sunt trecute publicaţiile lipsă, cele cu numere eronate, publicaţiile fără număr de inventar, dubletele, şi sunt propuse măsuri: recuperarea publicaţiilor lipsă şi corectarea numerelor duble, inventarierea documentelor fără număr. Comisia va menţiona şi cauzele obiective care au dus la existenţa lipsurilor făcând propuneri de casare. Procesul-verbal de constatare, însoţit de borderoul cu documentele lipsă, sunt înaintate conducerii şi directorului economic (contabilul şef) şi, numai după avizarea acestora, ele pot fi scoase din evidenţele bibliotecii.
Capitolul 3
CATALOGARE. CLASIFICARE.
TIPURI DE CATALOAGE. COTARE. AŞEZAREA LA RAFT A COLECŢIILOR
„Refugiază-te în studiu şi vei scăpa de toate necazurile”
(Seneca)
„Dacă e-n mine ceva (recunosc că e doar o scânteie)
Apoi aceasta-nvăţai de la tăcutele cărţi”
(Nicolaus Olahus)
Catalogarea documentelor. Descrierea bibliografică
Definiţie
Catalogarea este un serviciu tehnic care se ocupă de descrierea documentelor de bibliotecă – grafice şi iconografice, electronice – după anumite reguli, stass-uri, norme, într-un catalog care să permită regăsirea documentului descris după unul sau altul din elementele notiţei catalografice (autor, titlu, coautor, prefaţator ş.a.; subiecte, cuvinte-cheie, cotă, editură, an de apariţie ş.a.). Ea este circumscrisă unei ramuri a biblioteconomiei – catalografie – care are ca obiect de studiu principiile şi metodele de alcătuire a cataloagelor40. Această operaţiune de catalogare se desfăşoară pe două paliere:
descrierea standardizată a documentelor de bibliotecă prin elaborarea şi redactarea notiţelor catalografice, a datelor bibliografice;
organizarea acestor descrieri în baza unor criterii precise, în perspectiva alcătuirii-dezvoltării catalogului.
Operaţiunea de catalogare se realizează astăzi în sistem automatizat, pe Modulul Catalogare din programul integrat de biblioteci TINLIB-TINREAD (în bibliotecile publice) sau din alte soft-uri de bibliotecă utilizate (Aleph, Vubis etc.).
Tipuri
O tentativă de clasificare a acestei operaţiuni ar duce la distingerea unor mai multe tipuri de catalogare:
catalogarea centralizată – realizată la nivel naţional, de Biblioteca Naţională, prin fişe standard cu descriere unică/fişiere pe calculator – pe suport de hârtie sau/şi electronic – preluate de celelalte biblioteci prin abonament/accesare catalog on-line, printr-o singură descriere bibliografică;
catalogarea de grup – realizată în comun pentru o paletă largă de documente omogene (programe de învăţământ, regulamente, îndrumări metodice, brevete, circulare, pliante, afişe etc.);
Sau:
catalogarea partajată – un concept-model modern al acestui serviciu care presupune participarea mai multor unităţi pentru realizarea unui sistem de cataloage, eliminând dedublarea descrierilor;
catalogarea individuală – realizată de fiecare instituţie şi pentru fiecare document în parte;
Obiective
Obiectivul catalogării este, aşadar, foarte clar:
Descrierea bibliografică a documentului de bibliotecă, respectând cu stricteţe normele internaţionale standard (ISBD) stabilite de IFLA, plecând de la ISBD(G) şi actualizate în permanenţă (http://www.ifla.org): ISBD(A) – carte veche; ISBD(CF) – fişiere pentru calculator; ISBD(CM) – material cartografic; ISBD(CR) – seriale şi alte resurse; ISBD(ER) – resurse electronice; ISBD(M) – monografii; ISBD(NBM) – non-book; ISBD(PM) – partituri muzicale; ISBD(S) – seriale;
Stabilirea elementelor definitorii care dau intrarea în catalog: vedeta (pentru catalogul alfabetic tradiţional; indicele de clasificare (pentru catalogul sistematic); stabilirea elementelor de identificare a documentului de bibliotecă după norme impuse de procesul de informatizare a bibliotecii (puncte de acces).
Structura
Structura oricărei înregistrări catalografice trebuie să cuprindă trei mari segmente:
Descrierea bibliografică propriu-zisă prin care sunt stabilite elementele individuale ale publicaţiei;
Punctele de acces – autor, titlu, colecţie, editură, an de apariţie, indicii CZU, descriptori41, coduri;
Cota – localizarea publicaţiei în colecţiile bibliotecii.
Descrierea bibliografică pentru documentele monografice şi nu numai se realizează prin respectarea obligatorie a elementelor necesare caracterizării şi identificării acestora, a ordinii şi sistemului de punctuaţie. Aceste documente monografice tipărite sunt reprezentate de unul sau mai multe volume a unui titlu, de un volum dintr-un document în mai multe volume, de un volum-supliment al unor publicaţii seriale.
Înscrierea datelor bibliografice în catalog – electronic sau tradiţional
Schema descrierii bibliografice standardizate trebuie respectată întocmai atât în prelucrarea manuală, cât şi în cea în sistem automatizat a documentelor de bibliotecă, în sistem tradiţional, existent încă în bibliotecile mai mici.
Etape
Descrierea documentului începe cu selectarea tuturor informaţiilor bibliografice necesare identificării documentului de bibliotecă descris şi continuă cu redactarea descrierii propriu-zise, operaţiune care se realizează cu documentul în faţă, elementele descrierii fiind luate, în principal:
de pe foaia de titlu a publicaţiei (autor, titlu, subtitlu, traducător, ediţie, volum, loc-editură-an de apariţie, instituţia sub egida căreia apare, colecţie, serie ş.a.), dar şi din alte zone ale documentului (paginaţia) atunci când ele lipsesc de pe pagina de titlu, caz în care aceste informaţii sunt trecute între paranteze pătrate (drepte) sau în Note;
din alte surse din carte de unde se pot obţine aceste informaţii: verso-ul paginii de titlu, coperta, pagina de gardă, căsuţa poştală;
din alte surse în general (bibliografii, enciclopedii / dicţionare – lucrări de referinţă în general, liste şi referinţe editoriale).
Surse de informare:
pagina de titlu;
introducerea (prefaţa), postfaţa;
adnotările (de pe supracopertă, forzat-pagina de gardă);
aparatul critic al cărţii (bibliografie, note, comentarii, indexuri);
colecţia;
diverse surse: enciclopedii, dicţionare etc.
Condiţii
Descrierea bibliografică trebuie să îndeplinească câteva condiţii:
să cuprindă toate informaţiile necesare redactării ei;
să fie:
completă (toate elementele necesare);
uniformă (cod unitar de reguli de catalogare);
exactă (în limba textului publicaţiei);
clară (numai cu prescurtări standard);
justificativă (completările din note să nu fie redundante)
Reguli
Descrierea bibliografică se face numai cu respectarea anumitor reguli de descriere:
în stabilirea vedetei se întrebuinţează limba originală a autorului (persoană fizică/colectivitate), iar în cea a notiţei bibliografice (titlu, subtitlu, adresă, antet, colecţie) limba textului documentului respectiv, în traducere sau transliterare, după caz;
alfabetul utilizat în descriere este cel latin, iar în cazul în care textul documentului apare în alt alfabet, acesta este transliterat în semnele alfabetului latin;
în cataloagele de bibliotecă şi în bibliografii se regăsesc atât vedetele, titluri uniforme cât şi indici CZU, ca elemente ordonatoare sau de regăsire a documentelor;
descrierea bibliografică pe unul sau mai multe nivele stă şi în atenţia prelucrării automate a datelor pentru facilitarea transferului de date bibliografice;
descrierea pe suport clasic se realizează pe o fişă (suport de hârtie) – model standard internaţional, care are dimensiuni exacte (75x125 cm) şi conţine un număr prestabilit de linii (11 orizontale şi două verticale, în stânga fişei);
descrierea pe suport electronic în sistem automatizat se face în modulul Catalogare, urmând pe „fişe” de format MARC, existând o corelaţie între zonele ISBD şi câmpurile formatului (UNI)MARC.
Elementele descrierii bibliografice
Redate în ordinea şi cu punctuaţia standard, acestea sunt structurate în patru mari compartimente, conform Schemei generale prestabilite:
vedeta de autor; de titlu;
corpul de scriere sau notiţa bibliografică;
elemente de acces la catalog (în afară de vedetă);
elemente de codificare.
Semnele de punctuaţie
Întrebuinţate în descrierea bibliografică, ele se constituie într-un sistem de semne convenţionale42 (care nu se suprapun peste normele gramaticale de punctuaţie) şi care sunt utilizate pentru:
delimitarea zonelor descrierii
. – punct spaţiu linie spaţiu;
delimitarea unor câmpuri din cadrul acestor zone
/ bara oblică sau diagonală;
; punct virgulă;
: două puncte;
= egal;
evidenţierea unor aspecte:
( ) paranteze rotunde;
[ ] paranteze drepte;
. punct;
+ plus;
... puncte de suspensie;
– liniuţa.
Aceste fişe sunt specifice descrierii tradiţionale. În cazul descrierii în sistem automatizat şi, mai ales, al celor care se realizează în format (UNI)MARC, lucrurile se simplifică.
Descrierea bibliografică prorpiu-zisă
ISBD (M) – descriere bibliografică standardizată pentru publicaţii monografice.
Istoric
Redactarea sa a început în 1969, primul proiect fiind realizat în 1971. A fost introdus în Franţa în 1972 şi a apărut într-o primă ediţie în 1974, an după care a fost aprobat controlul bibliografic universal (CBU) de către UNESCO şi inclus ISBD în CIP. Congresul desfăşurat în acest scop, la Paris în 1977, a recomandat tuturor utilizarea ISBD. Preluat de Biblioteca Centrală de Stat din România în 1981, el s-a aplicat în ţară din 1983, în perioada 1983-1988 folosindu-se modelul de la Paris, după această dată fiind conceput un STAS românesc.
Sferă:
condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească descrierea publicaţiilor monografice tipărite;
ordinea elementelor descrierii;
sistemul de punctuaţie utilizat.
Scop
schimbul de înregistrări din surse diferite;
depăşirea barierelor lingvistice;
convertirea în forme citibile pe calculator.
Utilizare
toate informaţiile descriptive necesare activităţii bibliografice, mai puţin vedeta.
Definiţii
element – cuvânt, grup de cuvinte, sintagmă (O.N.U., U.N.E.S.C.O.), ca parte a unei zone a descrierii bibliografice;
zonă – secţiune principală a descrierii bibliografice, care cuprinde date dintr-una sau mai multe categorii;
titlul – cuvântul, sintagma care denumeşte publicaţia /lucrarea pe care aceasta o conţine;
titlul propriu-zis – titlul principal (la care poate fi asociat titlul alternativ);
titlul alternativ - titlul format din două părţi legate prin conjuncţia „sau”;
titlul paralel – titlul propriu-zis în altă limbă sau alt alfabet;
alt titlu – altul decât cele amintite;
alte informaţii la titlu – informaţii care se referă la caracterul sau conţinutul publicaţiei (roman, antologie etc.);
ediţie – exemplarele unei publicaţii tipărite după acelaşi zaţ tipografic sau model de exemplar-matcă;
facsimil – publicaţie care reproduce textul principal exact după ediţia anterioară prin fotografiere, xeroxare;
ilustraţie – reprezentare grafică, picturală;
publicaţie monografică – publicaţie neserială cu texte, ilustraţii, într-un volum, în mai multe, complet, într-un număr finit de volume care urmează a fi editat;
publicaţii în mai multe volume – publicaţie în părţi separate cu acelaşi titlu sau cu titluri diferite;
seria – publicaţii separate adunate sub un titlu, titlu colectiv, numerotate sau nu;
menţionarea seriei – Ex. Biblioteca pentru toţi; subseria: Cultură... etc.
ISBD este o descriere la titlu. Absenţa vedetelor din ISBD înlesneşte schimbul internaţional de informaţii bibliografice.
Elementele descrierii - detaliere
Fişă matcă de descriere (o monografie cu trei autori, cu titlu paralel şi două locuri de editare)
C
ota
VEDETA (numele, prenumele primului autor)
Titlul propriu-zis=Titlul paralel : Informaţii despre titlu / Prima menţiune de responsabilitate, a doua menţiune de responsabilitate; altă menţiune de responsabilitate . – Menţiunea de ediţie / Prima responsabilitate referitoare la ediţie; altă responsabilitate . – Primul loc de publicare ; Următorul loc de publicare : Editură ; a doua editură, Data publicării. (Locul tipăririi. Tipografia)
indici Nr. de vol. şi/sau nr. de pagini : Menţiunea ilustraţiilor ;
de Formatul + anexe . – (Titlul seriei-colecţiei : Menţionarea
clasif. subseriei; Nr. în cadrul Seriei ; Nr. ISSN al seriei)
zecim.
(vezi fişa urm.)
(urm.)
Titlul în original
Adnotări, note observaţii ş.a.
Menţionarea bibliografiei
Nr. ISBN (menţiuni privind legătura): Preţul
I. Vedeta este reprezentată de „un cuvânt sau un grup de cuvinte, un simbol sau un grup de simboluri (litere, semne)”43 evidenţiate/stabilite de catalogator în scopul orânduirii lor după un sistem standard. Ea este partea cea mai importantă a descrierii şi constituie primul element care este luat în consideraţie în ordonarea descrierilor în catalogul alfabetic şi al doilea în cazul celui sistematic (unde primul element în constituie indicii de clasificare CZU) şi a altor cataloage. Reprezintă punctul de acces la informaţiile înregistrate într-un catalog de bibliotecă.
Tipuri
Vedeta poate fi:
de autor – persoană fizică sau autor colectiv;
de titlu.
Vedeta de autor poate fi pentru: nume real, pseudonim (Ex: Grigore Pişculescu – în vedetă apare Galaction, Gala), autor identificat prin prenume (Ex: Antim Ivireanul şi nu Ivireanul Antim), autor identificat prin poreclă, nume compuse (Ex: Papadat-Bengescu, Hortensia), nume cu particule (Ex: Balzac, Honore de), numele sfinţilor, domnitorilor etc. (Ex: Augustin, sfânt; Ştefan cel Mare, domn al Moldovei).
Vedeta mai poate fi:
principală – pentru o descriere principală sau analitică;
secundară sau auxiliară – pentru descrierile complementare, informative sau de trimitere;
uniformă – formă unitară de nume (indiferent de modul cum se ortografiază pe diverse documente) pentru un autor, mereu acelaşi, sau de titlu uniform, pentru toate lucrările acelui autor (chiar dacă apare diferit sau cu mici deosebiri de la un document la altul); este stabilită având în vedere numele utilizat cel mai frecvent pentru identificarea autorului, după principiul stabilit de Conferinţa Internaţională de Catalogare de la Paris (1961).
În afara acestora, se mai pot opera alte câteva structurări aleatorii de tipuri de vedetă, precum:
convenţională – care este stabilită prin consens;
de formă – stabilită după unele caracteristici ale documentului descris (ex: Omagiu etc.), pentru a aduna documentele de acelaşi tip (Ex. Cataloage de ....);
de indicativ – (ex. STANDARD DE STAT);
de subiect – cuvânt sau grup de cuvinte care redau cel mai sintetic conţinutul lucrării, constituite în cuvinte de ordine pentru catalogul pe subiecte;
de titlu – care redă titlul documentului descris, constituit în cuvânt de ordine pentru catalogul pe titluri;
geografică – redă teritoriul cartografiat atunci când de pe harta respectivă lipsesc indicaţiile privind autorul, titlul ş.a.
II. Corpul descrierii (sau notiţa bibliografică) este constituit dintr-un număr de date bibliografice care au drept scop înregistrarea şi identificarea documentului de bibliotecă sau a unei părţi a acestuia. El cuprinde 8 zone standardizate la nivel internaţional - ISBD (International Standard Bibliographic Description) – reprezentate de un set de norme IFLA – ISBD (G).
Tipuri
Descrierile bibliografice pot fi şi ele:
definitive şi complete – care conţin toate zonele descrierii, toate elementele bibliografice, cu respectarea exactă a ordinii şi punctuaţiei standardizate;
prescurtate – care cuprind numai elementele obligatorii şi punctuaţia prestabilită, menţionate în „schema de specificare”44 a elementelor în spaţiul zonelor, adică trecerea în revistă a tuturor zonelor dar cu omisiunea unor elemente care nu sunt considerate indispensabile.
Dintr-un alt punct de vedere, ele mai pot fi structurate şi astfel:
principale – vedetă uniformă; autor persoană fizică; autor colectiv
auxiliare (secundare)
complementare – care repetă sub o altă vedetă informaţiile cuprinse în descrierea principală, putând fi şi trimiteri informative; se realizează la: coautor, prefaţator-postfaţator, alcătuitor, culegător, editor-redactor, coordonator editorial, continuator al unei ediţii, ilustrator, traducător, denumire geografică sau de persoană, de colectivitate etc.;
analitice – pentru capitole din cărţi, prefeţe, anexe sau pentru articole din periodice;
Se mai poate vorbi şi de alte două tipuri de descriere:
pe un singur nivel – când toate volumele aceluiaşi titlu au acelaşi titlu şi an de apariţie;
pe două – patru niveluri – când volumele unui titlu diferă ca titlu sau / şi ca an de apariţie, datele fiind organizate în ordine ierarhică.
Zone
Oricare ar fi tipul descrierii, ele trebuie să respecte cele 8 zone ale descrierii propriu-zise, cu punctuaţia aferentă (. – ), care sunt:
Zona titlului şi a menţiunii de responsabilitate la titlu (autor, traducător, prefaţator, ilustrator etc.);
Zona ediţiei;
Zona datelor specifice (nu se întrebuinţează);
Zona datelor de publicare;
Zona aspectului fizic (colaţiunea);
Zona seriei-colecţiei;
Zona notelor;
Zona nr. STANDARD INTERNAŢIONAL şi a preţului.
Zona titlului şi a menţiunii de responsabilitate este cea mai plină de greutate zonă a descrierii. Ea cuprinde câteva date bibliografice precedate de semne de punctuaţie prestabilite:
titlul propriu-zis; titlul alternativ
titlul paralel semnul egal =
informaţii despre titlu semnul două puncte :
prima menţiune de responsabilitate semnul bară oblică sau diagonală /
următoarele menţiuni de responsabilitate semnul punct virgulă ;
○ Titlul propriu-zis
În stabilirea acestei zone este necesar să se respecte câteva reguli:
în transcrierea titlului nu se folosesc ghilimelele;
nu se întrebuinţează, de asemenea, parantezele drepte, ci (atunci când este cazul) numai cele rotunde;
nu se procedează la prescurtarea cuvintelor (în afara prescurtărilor prestabilite);
transcrierea titlului, atunci când începe cu o cifră, se realizează întocmai (ex. 1907...), exceptând documentele descrise la titlu;
titlurile unui autor cuprinse în acelaşi volum se despart între ele prin semnul punct virgulă ; (ex. Baltagul ; Venea o moară pe Siret / Mihail Sadoveanu);
scrierea autorilor diferiţi cu titluri diferite care figurează într-un document de bibliotecă se realizează după modelul: Titlu 1 / autor1. titlu 2 / autor 2 etc.
○ Titlul paralel se referă la ediţii bilingve, caz în care titlurile în ambele limbi, dar restul descrierii rămâne unul şi acelaşi într-o singură limbă.
○ Informaţia la titlu face trimiteri la genul, specia literară – roman, poezii, teatru, eseu etc.
○ Prima menţiune de responsabilitate se referă la autor, trecut în ordinea prenume, nume şi cu specificarea titulaturilor (dr., ing. Etc.) numai în cazul în care acestea apar înaintea numelui şi nu după.
○ A doua menţiune de responsabilitate este un câmp rezervat pentru coautori – autorul 2, 3 – traducători, prefaţatori, alte responsabilităţi secundare etc.
Zona ediţiei, delimitată prin semnul specific de zonă . – cuprinde menţiunea de ediţie, trecută cu litere arabe (ex. . – ediţia a 2-a revăzută şi adăugită). Când ediţia este îngrijită de o personalitate, aceasta trebuie menţionată (ex. Opere / Mihai Eminescu.- Ediţie îngrijită de Perpessicius)
Zona datelor de publicare, delimitată prin semnul de zonă . – care cuprinde:
. – primul loc de publicare
; un alt loc de publicare
: instituţia editoare
, data publicării (Ex. Timişoara ; Uzdin : Tibiscus, 1999)
În cazul în care pe foaia de titlu este trecut un an iar pe copertă altul, se optează pentru cel de pe foaia de titlu cu menţionarea în zona notelor: Pe copertă: anul 1998.
În cazul în care există două locuri de publicare şi două edituri, acestea se transcriu după modelul: . – Iaşi ; Chişinău : Universitas XXI : Universitas, 1998.
Atunci când nu se depistează unul dintre elemente (lipsesc), ele se înlocuiesc după modelul:
s.n. pentru editură
s.l. pentru locul de publicare
s.a. pentru anul publicării
Când locul apare pe verso paginii de titlu, acesta se pune între paranteze drepte (Ex. [Iaşi]).
Cuvântul „Editură” se scrie numai atunci când face parte din denumirea intrinsecă a acesteia (Ex. Editura Didactică şi Pedagogică), când poartă numele unei personalităţi (Editura Ion Creangă), în rest se suprimă (Ex. Iaşi : Junimea, 2007).
Numele tipografiei se trece după anul de apariţie, în paranteze rotunde. Ex: . – Iaşi, Princeps Edit, 2007 (Tipografia PIM).
Zona aspectului fizic, delimitată prin semnul de zonă . – cuprinde:
. – paginaţia
: ilustraţii etc.
Paginaţia se trece în conformitate cu anumite reguli:
de la a doua verticală pentru documentele de bibliotecă de sine stătătoare;
în continuarea descrierii pentru publicaţiile în volume
în ordinea redării pe carte, ultima pagină fiind pagina căsuţei tipografice VII, 333 p. ; 25 cm.
Zona seriei – colecţiei, delimitată prin semnul de zonă . – , se referă la:
. – (titlul colecţiei)
; nr. colecţiei
Colecţia sau seria respectivă se trece în continuarea descrierii bibliografice, bineînţeles cu semnul de zonă în faţă şi în paranteze rotunde. Ex: . – (Biblioteca pentru toţi ; 145 : Cultură).
Zona notelor, scrisă de la a doua verticală, fără semne de punctuaţie, cuprinde note de bibliografie şi conţinut, observate – selectate – formulate de catalogator din toate informaţiile referitoare la zonele anterioare.
Zona numărului Standard Internaţional şi a preţului cuprinde, în fapt, numai preţul scris de la a 2-a verticală pentru publicaţiile de sine stătoare şi în continuarea descrierii pentru cele în volume, cu semnul de zonă în faţă . –.
Descrierea documentelor monografice