Aşezarea colecţiilor. Raftul cu acces liber

Circuitul cărţilor cuprinde mai multe etape: selectarea documentelor şi decizia comenzilor; livrarea documentelor, verificarea, ştampilarea, etichetarea; prelucrarea documentelor – indexarea şi constituirea cotei; înregistrarea (inventarierea) şi catalogarea; repartiţia pe secţii şi depozite; intercalarea în depozite, aşezarea la raftul cu acces liber, comunicarea. Majoritatea acestor operaţiuni se realizează astăzi în sistem automatizat, urmând un anumit program de bibliotecă.

 Aşezarea colecţiilor

 Operaţiunea de aşezare a colecţiilor la raft presupune respectarea unor stricte modalităţi sau sisteme de organizare, care sunt, în general, structurate pe două categorii:

• aşezări sistematice şi logice;

• sisteme formale.

Această structurare, realizată din raţiuni de ordin didactic, este certificată de aplicarea concretă şi satisfacţia utilizatorilor în regăsirea informaţiei dorite.

Tezele lui Günter de Bryn şi Lilly Volberhr⁶⁵, introduse şi în România în 1960, stipulează condiţia unei bune aşezări a cărţilor la raft, care trebuie să fie „bine gâdită şi motivată logic, trebuie să asigure dezvăluirea fondului şi să înfăptuiască, într-o anumită măsură, rolul de orientare a lecturii”. Este sistemul de aşezare a documentelor de bibliotecă care, dimpotrivă, pune în valoare misiunea bibliotecii, competenţele bibliotecarului, fie el îndrumător de lectură, diseminator de informaţii, manager de program, etc.

Aşezarea după criterii formale poate îmbrăca mai multe forma:

• aşezarea fixă (după criteriul topografic şi nr. de ordine al volumului) – foarte veche, utilizată încă în unele biblioteci ştiiţifice, depăşită;

• aşezarea alfabetică, foarte veche, depăşită, nefuncţională;

• aşezarea cronologică (după data editării/apariţiei documentelor) utilizată mai rar, în bibliotecile muzeelor sau ale colecţiilor de incunabule, carte veche, depozit legal;

• aşezarea după limbă, foarte veche şi ea, utilizată, posibil, în localităţi cu populaţie mixtă, foarte rar practicată;

• aşezarea după nr. de invetar – utilizată în organizarea cărţilor din depozitele bibliotecii de către bibliotecile de specialitate, bibliotecile şcolare (şcoli săteşti), alte biblioteci mici, sau în organizarea altor documente de bibliotecă (discuri, benzi magnetice, filme, diapozitive, stampe, ex-librisuri, cărţi poştale, etc.) de către unele biblioteci mari – care prezintă destule dezavantaje (spaţiu mai puţin economisit, estetica raftului răsturnată, etc)

• aşezarea pe formate – având în vedere că formatul este dat de înălţimea documentului da bibliotecă la cotor exprimată în centimetri, standardizată.

 Aşezarea sistematico-alfabetică

Ordonarea şi aşezarea documentelor după modelul sistematico-logic este un sistem mixt de aranjare, care se identifică cu imaginea cataloagelor sistematice, întrucât sunt adunate într-un singur loc titluri referitoare la un autor, subiect, domeniu. Există o varietate de aşezări sistematice, dar practica bibliotecilor publice a impus modelul aşezării sistematice alfabetice.

 Condiţii

Aşezarea documentelor la raftul liber în bibliotecile publice după modelul sistematico-alfabetic trebuie să îndeplinească mai multe condiţii:

• caracter recomandativ;

• corespunzător cerinţelor dinamice de lectură şi informare;

• actual, prin înnoiri permanente;

• reflectare a specificului colecţiilor de bibliotecă;

• caracter mereu enciclopedic;

• adaptat spaţiului;

• accesul liber la raft.

Aşezarea documentelor după cota sistematico-alfabetică se bazează pe sistemul clasificării zecimale universale – CZU, utilizat şi în organizarea cataloagelor sistematice tradiţionale –, luându-se în considerare forma prescurtată a indicelui principal de clasificare (1 – 3 cifre) şi pe Tabelele de autori (elaborate de Ch. Cutter) – de unde se extrag numerele corespunzătoare numelor de autori sau titluri de anonime. Organizarea colecţiilor se realizează astfel după indicele CZU – pe criterii de conţinut – iar în interiorul grupelor tematice în ordinea alfabetică a numelui de autori şi titluri anonime. Stabilirea indicilor de cotă nu este una şi aceeaşi pentru toate bibliotecile, limita acesteia fiind influenţată de perspectiva dezvoltării domeniului, etc. De aceea, fiecare bibliotecă are o schemă proprie de organizare sistematico-alfabetică a colecţiilor, aşa cum are o listă prestabilită cu indici de clasificare prescurtaţi utilizaţi ca indici de cotă, principalul instrument în operaţiunea de cotare a publicaţiilor.

 Norme

În funcţie de această cotare sistematico-alfabetică sunt aşezate documentele în sălile cu acces liber la raft, pentru care se impune respectarea unor norme, între acestea figurând:

• aranjarea obligatorie de la stânga la dreapta şi de sus în jos;

• aranjarea în interiorul aceluiaşi indice CZU prescurtat după succesiunea alfabetică a iniţialelor vedetelor principale, iar în cadrul aceleeaşi litere în ordinea crescătoare a numerelor extrase din Tabelă (Ex: 821.135.1/E48  Eminescu, Mihai; 821.135.1/E48r  Eminescu, Roxana; 821.135.1/E55  Enescu, Radu, 821.135.1/E93 – Everac, Paul ş.a.

• aranjarea într-un singur loc a întregii opere a unui scriitor, urmând schema: Opere (Ex: 821.135.1/A76  Arghezi, Tudor. Opere), Opere alese (Ex: 821.135.1/A76Oa  Arghezi, Tudor. Opere alese), Opere separate de la A la Z (ex: 821.135.1/A76  Arghezi, Tudor. Cântare omului; 821.135.1/A76  Arghezi, Tudor. Prisaca etc.), scrieri despre viaţa şi opera acestuia după iniţiala numelui autorului adăugată la semnul de autor, de la A la Z (Ex. 821.135.1/E48C; 821.135.1/E48D; 821.135.1/E48M ş.a.m.d.) ceea ce duce la eliminarea dispersării operei unui autor prin aranjarea acesteia pe genuri literare.

Secretele aranjării cărţilor la raft trebuie să prevadă şi:

• aşezarea dubletelor aceluiaşi titlu, în cazul unui spaţiu insuficient, în depozitul anexă;

• lăsarea, pe fiecare poliţă, a unui spaţiu liber de 25% din lungimea acesteia;

• mutarea unor diviziuni atunci când poliţa sau raftul sunt pline pe cele următoare

• schema de aşezare a cărţilor la raftul cu acces liber propusă de Corneliu Dima Drăgan trebuie să înceapă cu clasa 1 Filosofie şi să se încheie cu clasa 0 Generalităţi. În faţa tuturor documentelor de bibliotecă dintr-un anumit spaţiu se aşează lucrările de referinţă despre care s-a vorbit în capitolele anterioare (Cataloage. Bibliografii; Enciclopedii; Dicţionare; Istorii pe domenii; Tratate; Atlase; Coduri; Ghiduri; Culegeri tematice; Localia – lucrări despre localitatea respectivă etc.).

 Avantaje:

• recomandă şi incită la lectură;

• oferă posibilităţi nelimitate de îndrumare a lecturii utilizatorului;

• formează deprinderi de orientare independentă la raftul liber;

• oferă oportunităţi de cunoaştere directă a fondului de publicaţii a bibliotecii, a surselor de informare;

• oferă oportunităţi de utilizare a unei largi game de surse şi instrumente de informare.

 Oportunităţi

Cota de raft, sistematico-alfabetică (după care sunt aşezate documentele) nu trebuie confundată cu schema de organizare, în cadrul căreia aranjarea cărţilor la raftul liber începe cu clasa 1 şi se termină cu clasa 0. Această schemă permite şi realizarea de apropieri ale unor domenii. Ceea ce trebuie să se ştie este că nu se pun la raftul liber: cărţi de format prea mare sau prea mic; ediţii cu ilustraţii deosebite; ediţii cu ex-librisuri; ediţii bibliofile; documente uzate fizic; documente uzate informaţional; documente care nu au reflectare în realitatea locală. În cadrul acestei scheme un spaţiu special se rezervă lucrărilor de referinţă.

Aşezarea după cotarea sistematico-alfabetică este un model recomandabil numai în sălile cu acces liber la raft, a colecţiilor uzuale în general, colecţiile de bază ale bibliotecii urmând a fi organizate după modelul aşezării pe formate. Sistemul sistematico-alfabetic – din motive de comoditate – se păstrează şi în depozitele închise ale secţiilor cu acces liber, ceea ce prezintă neajunsuri care ar minimaliza (în opinia lui Marcel Ciorcan⁶⁶), chiar rolul profesiei de bibliotecar.

Practica bibliotecară generală demonstrează că acest sistem este o modalitate de aşezare la raft foarte eficientă în îndrumarea şi orientarea lecturii.

 Alte sisteme

Există şi alte modalităţi posibile de aşezare a documentelor la raftul liber.

Aşezarea pe centre de interes – prevede posibilitatea apropierii unor clase cu subiecte asemănătoare. Ea are la bază analiza la rece a gusturilor şi tendinţelor publicului şi este posibilă în practica accesului liber la raft. Teoreticienii în domeniu au încercat chiar găsirea unor indici de grupare pe subiect concret şi precis, nemairespectându-se cu stricteţe aşezarea sistematică. Asocierile posibile sunt numeroase şi ele se pot realiza chiar în condiţiile aşezării sistematico-alfabetice, utilizând indicatoare de trimitere (ex. Geografie, în continuarea căreia se aranjează la raftul liber geografia economică, turismul etc.). acest sistem de aşezare reprezintă o tendinţă de modernizare a accesului liber la raft.

 Accesul liber la raft (vezi şi capitolul Relaţii cu publicul)

Sistemul accesului liber la raft modernizat contribuie ca biblioteca să fie un spaţiu al exprimării libere, asigurând un climat degajat, deschis dialogului. El trebuie să îndeplinească o serie de condiţii care vizează informaţia curentă, spaţialitatea, modernitatea, sociabilitatea, creativitatea, elevaţia.

Corneliu Dima Drăgan, autorul moral al introducerii acestui sistem în România în 1962, afirma, într-o „directivă” din 1964, că acest sistem este „principala formă de punere nemijlocită în valoare a fondului de publicaţii ale bibliotecii”⁶⁷, ceea ce practica bibliotecară de mai bine de jumătate de secol a demonstrat-o.

Această modalitate de punere în valoare a colecţiilor din bibliotecile publice a avut, încă de la lansare, un impact deosebit, ducând la ştergerea barierelor dintre utilizator şi bibliotecă existente până nu demult (1962).

 Paliere

Sistem deosebit de complex, el se desfăşoară pe mai multe paliere:

• accesul direct al utilizatorilor la colecţiile uzuale destinate împrumutului la domiciliu;

• accesul direct la fondul sau serviciul de referinţă organizat în fiecare sală cu acces sau într-o sală special amenajată în continuitatea acestora;

• expoziţii şi microexpoziţii de documente de bibliotecă.

 Criterii

El trebuie să respecte anumite criterii şi forme care vizează:

• oferirea libertăţii depline de opţiune a utilizatorilor în selectarea şi regăsirea documentelor printr-o adevărată pedagogie de dezvăluire a colecţiilor bibliotecii, cu asistenţă de specialitate sau aproape fără ghidaj;

• înlesnirea accesului rapid şi facil la documentele solicitate printr-o adevărată artă a aşezării la raft, care trebuie să fie foarte bine gândită, clară, simplă, în acelaşi timp, echilibrată, adaptată la categoriile de utilizatori reali şi virtuali şi potenţiali, la cele mai solicitate domenii – grupe CZU, literaturi, titluri, colecţii – de către utilizatori, bineînţeles, la oferta posibilă a înseşi colecţiei bibliotecii.

 Norme şi modalităţi de aşezare

În aranjarea documentelor de bibliotecă destinate accesului liber la raft trebuie să fie respectate anumite metode de aşezare având în vedere faptul că metoda de cotare este cea sistematico-alfabetică.

 Cum s-a menţionat deja, aceasta se produce prin respectarea unei scheme stabilite (care începe cu clasa 1 şi se încheie cu clasa 0), dar în cadrul ei se pot face asociaţiuni de cote, aflate la distanţă dar aduse în acelaşi loc în raft, întrucât se referă la acelaşi mare domeniu (ex: 913 Geografie; 555 Geografie economică; 339 Comerţ; 658.6 Tehnica comerţului; 338.43 Agricultura ca ramură a economiei; 63 Agricultură; 619 Medicină veterinară ş.a.m.d.).

 Documentele de bibliotecă pot fi aşezate pe săli cu intrare din una în alta într-o anumită structură: Sala de referinţe; Sala de lucrări socio-umane (clasele 1, 2, 3, 94, 913); Sala de lucrări ştiinţifico-tehnice (clasele 5, 6, 0 – calculatoare); Sala de lucrări de artă (clasele 7, 0, putând fi asociate aici alte clase ca: 39, 64 etc.); Sala cu literatură beletristică (clasa 8); Sălile cu literatură pentru copii pe diferite categorii de vârste.

 O altă modalitate de punere în valoare a colecţiei sălilor cu acces o constituie utilizarea indicatoarelor de raft şi indicatoarelor de poliţe, primele fiind aşezate deasupra fiecărui raft în parte şi cuprinzând indicele mare CZU şi denumirea domeniului (Ex: 1 Filosofie, 2 Religie, 3 Ştiinţe sociale şi economice, 34 Drept. Jurisprudenţă, 37 Învăţământ. Educaţie etc.), următoarele transcriind pe ambele părţi diviziunea CZU utilizată în indicele de cotă din cadrul fiecărei grupe mari în parte (Ex: 14 Sisteme filosofice; 159.9 Psihologie; 16 Logică; 17 Morală. Etică ş.a.m.d.)., cu menţionarea (în cazul cotelor modificate) a indicelui vechi, în partea de jos a indicatorului, pentru orientarea mai rapidă a utilizatorului.

Schema de aşezare la raftul liber este adaptată fiecărei biblioteci în parte şi ea asigură uniformitatea şi consecvenţa serviciilor de împrumut la domiciliu şi pe loc.

 Accesul liber la raft poate fi organizat şi pe centre de interes ale utilizatorilor – metodă descrisă de Brigitte Richter⁶⁸, numite în bibliotecile din România rafturi tematice. În cadrul schemei stabilite de aşezare a documentelor la raftul cu acces liber pot fi introduse aceste rafturi tematice, cu divizionare corespunzătoare. Astfel de rafturi – centre de interes – se pot organiza în funcţie de cerinţele utilizatorilor (Ex. Iaşii de ieri şi de azi, Memoria locului, Laureaţi ai Premiului Nobel ş.a.m.d.). Pentru aceasta un rol important îl joacă stabilirea de subiecte, sens în care trebuie hotărât mai întâi tezaurul (vocabularul) cuvintelor şi sintagmelor-cheie utilizate, subordonate unor divizionare care codifică diviziunile şi subdiviziunile CZU pentru a putea fi mai uşor selectate şi regăsite – modalitate utilizată pe scară largă în SUA.

 Raftul cu acces liber este mai atractiv şi recomandabil dacă în cadrul lui sunt organizate poliţe sau microexpoziţii dedicate aniversării, comemorării unei personalităţi, locuri speciale de anunţare a programelor culturale din săptămâna în curs ş.a.

 Sistemul accesului liber la raft cuprinde, obligatoriu, şi instrumente de informare bibliografică indispensabile accesului la colecţiile şi serviciile bibliotecii. Între acestea se află:

• cataloagele tradiţionale: catalogul alfabetic şi sistematic ş.a.;

• catalogul electronic – terminale – OPAC;

• baze de date: locale, catalogul electronic al bibliotecii, baza de date CIC ş.a.;

• surse de referinţă: bibliografii – informative, de recomandare, bibliografii şcolare, universitare, la cerere etc. –, enciclopedii, dicţionare;

• Internet – catalogul on-line.

 Sistemul accesului liber la raft trebuie să-şi menţină caracterul de mare expoziţie permanentă de documente prin primenirea continuă, introducerea de cărţi noi şi transferarea în depozite a cărţilor cu un conţinut depăşit sau eliminarea celor deteriorate fizic şi depăşite intelectual, acordarea unor spaţii mai mari domeniilor, subdomeniilor literaturii intens solicitate de utilizatori şi punerea lor în valoare prin fluturaşi etc., crearea cadrului ambiental şi informaţional propice deplinei libertăţi intelectuale în selectarea şi consultarea/împrumutul de documente. Dubletele, lucrările învechite, grupele tematice ieşite din sfera de interes a utilizatorilor, o vreme, se mută şi se păstrează în depozitele anexă ale sălilor cu acces liber la raft. Aici se păstrează, de asemenea, pentru a fi expuse periodic în vitrine, lucrările de valoare (albumele), colecţiile de periodice.

 Efortul bibliotecarului – cu rol exact, solicitant fizic, profesional şi intelectual – din sistemul accesului liber la raft cel mai adesea nu se vede, pentru că el trebuie să facă ca totul să fie atât de plăcut ochiului şi sufletului utilizatorului, încât acesta să trăiască sentimentul unui „acasă” îmbăiat în estetic. Dar, la pupitru, la masa de lucru, în faţa rafturilor, printre ele, în faţa calculatorului, mereu, discret, printre şi lângă utilizatori, el veghează.

 Aşezarea pe formate

Între sistemele formale de aşezare a documentelor de bibliotecă, aşezarea pe formate este larg utilizată în depozitele marilor biblioteci, pentru fondul de bază al acestora (Bibliotecile Naţionale, Universitare, Academice, etc.).

 Tipuri de formate

Formatul de bibliotecă nu trebuie confundat cu formatul tipografic care poate fi, după modelul de împăturire a hârtiei:

• în plano – atlase – coală de hârtie neîndoită cu înălţimea de 60 cm

• în folio – coală de hârtie îndoită o dată - 2 file -, cu dimensiunea de 45*30 cm

• în quatro – coală de hârtie îndoită de patru ori – 4 file -, cu dimensiunea de 33*25 cm

• în octavo – coală de hârtie îndoită de opt ori – 8 file -, cu dimensiunea de 24*16 cm

• în 12 - coală de hârtie îndoită de 12 ori – 12 file -, cu dimensiunea de 21*12 cm

• în 16 - coală de hârtie îndoită de 16 ori – 16 file -, cu dimensiunea de 16*11 cm

• în 18 - coală de hârtie îndoită de 18 ori – 18 file -, cu dimensiunea de 15*10 cm

Există, astăzi, o serie de formate standardizate – seria A, pentru hârtia de scris şi seria B pentru mape, plicuri – care susţin procesul editării tipografice⁶⁹.

Formatul de bibliotecă, numit şi format topografic, exprimă înălţimea documentelor (urmărind for,atul tipografic) şi este standardizat prin STAS 12629 / 1-7 ISBD, care recomandă stabilirea înălţimii cărţii, prin rotunjirea către limita superioară.

Astăzi sunt utilizate cinci formate pentru cărţi şi patru formate pentru periodice, astfel:

 pentru cărţi:

• Format I – până la 20 cm

• Format II – între 20 – 25 cm

• Format III - între 25 – 30 cm

• Format IV – între 30 – 38 cm

• Format V – peste 38 cm

 pentru periodice:

• Format I – până la 27 cm

• Format II – între 27 – 33 cm

• Format III – între 33 – 50 cm

• Format IV – peste 50 cm

 Norme şi modalităţi de aşezare

 Aşezarea colecţiilor bibliotecii pe formate se face prin respectarea şi imbinarea a două principii: aşezarea în rânduri complete, închise; aşezarea după mărime.

 Foarte importantă în acest sistem de aşezare a documentelor este ordonarea în cadrul aceluiaşi format. Multă vreme acest lucru s-a realizat după nr. de inventar al documentului, dinspre cele mici spre cele mari, ceea ce a făcut ca pentru fiecare format să existe un registru-inventar diferit. Acest mod de ordonare a dus însă, la situaţia în care lucrările editate în volume apărute în ani diferiţi şi cele în serie, ediţiile diferite ale aceleiaşi opere să fie intercalate în locuri diferite, nemaivorbind de publucaţiile groase, legate volum după volum, duse în locuri diferite. La ceste neajunsuri se adaugă existenţa aşa numitelor „cote goale” sau „cote moarte” – a unor „cote libere”, vacante după eliminarea documentului respectiv din gestiune. Din aceste considerente, s-a procedat la perfecţionarea – modernizarea sistemului aşezării pe formate, în sensul înlocuirii nr. de inventar, ca al doilea element al ordonării, cu numere speciale de cotă, date de indexator.

 Avantaje

Avantajele aşezării documentelor de bibliotecă pe formate sunt multe:

• cheltuieli de depozitare – conservare reduse;

• spaţiu de depozitare economisit, utilizat la maxim cu prevederea spaţiului necesar pentru creşterea colecţiilor;

• precizie în individualizarea locului fiecărui volum de bibliotecă – acelaşi volum, ediţii ale aceleaşi opere la aceeaşi cotă;

• posibilităţi de sustragere, practic, inexistente – fiind depozite închise;

• cotare simplificată – fiecare cotă reprezintă un titlu;

• goluri eliminate în cotare – inexistenţa unor poziţii neocupate, dar rezervarea unor serii de cote pentru documentele care prevăd cotarea în continuare;

• rol important al bibliotecarului care trebuie să ştie să gestioneze toată această informaţie şi să răspundă prompt comenzilor venite dinspre sălile de lectură, utilizând instrumentele de informare tradiţionale – catalogul alfabetic, sistematic, topografic – sau cele moderne: OPAC-ul.

 Dezavantaje

Dezavantajul acestui sistem, atunci când este utilizat şi în comunicarea colecţiilor, se referă în principal la nerespectarea principiului de bază al ştiinţei bibliotecare, acela de acces direct, nelimitat la documentele de bibliotecă.