7.2. Товаросопроводительная документация

Кроме рассмотренной группы транспортных документов в число товаросопроводительных документов входят также группы коммерческих и таможенных документов.

Группа коммерческих документов определяют стоимостные, качественные и количественные характеристики таких товаров. Документы этой группы оформляются продавцом на своих бланках. Покупатель производит оплату с учетом этих документов.

Документом, определяющим стоимостные характеристики товаров, является коммерческий счет. Коммерческий счет является основным расчетным документом между продавцом и покупателем. В нем указывается цена за единицу товара, общая сумма причитающегося платежа, способ платежа и формы расчета, базисные условия поставки, наименование банка, где должен быть произведен платеж, стоимость перевозки, сведения о страховании и размер страховой премии (условие СИФ).

Количество экземпляров коммерческого счет иногда достигает до 25, так как их приходится предоставлять в различные организации на этапах транспортировки груза.

Коммерческий счет может выполнять разные функции, и поэтому он подразделяется на разные виды: счет-фактура, счет-спецификация, предварительный счет, проформа-счет.

Счет-фактура – документ, составляемый во всех случаях при отправке груза и выписываемый после окончания приемки товара покупателем (см. Приложение 7). По своему назначению он является документом, указывающим сумму причитающегося за товар платежа, а также накладной, направляемой при товаре.

На основе счет-фактуры оформляется все остальные документы, необходимые для мировой торговли, так как она не может быть заменена никаким другим документом. Документ оформляется на бланках отправителя и вся информация в нем, должна совпадать с данными, указанными в транспортных документах.

Таможенные органы многих стран требуют выписывать счет-фактуру на специальных бланках, так как счет-фактура одновременно служит и сертификатом о происхождении товара.

Различия в требованиях таможенных органов разных стран, в том числе и в российской таможне, приводят к тому, что оформление счет-фактуры остается до сих пор недостаточно стандартизованным, что затрудняет внедрение автоматизированных процессов оформления документов.

Счет – спецификация (специфицированный счет) - документ, который выписывается в тех случаях, когда партия товара содержит разные по ассортименту товары. Этот документ объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем указывается цена за единицу товара по видам и счетам, а также и общая стоимость всей партии товара.

Предварительный счет – коммерческий документ, который выписывается часто в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения. Иногда этот документ выписывается при частичных поставках, и тогда он включает сведения о количестве и стоимости партии товаров. После поставки всей партии выписывают счет-фактуру, по которому производится окончательный расчет.

Проформа-счет представляет собой документ, который имеет сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требований об уплате указанной в нем сумме. Таким образом, проформа-счет не является платежным документом, хотя в остальном выполняет все другие функции счета. Чаще всего этот документ выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, ярмарки, аукционы. Он может также служить как смета, по которой можно ознакомится с основными данными о товаре, который можно купить, так как проформа-счет может быть выписана на отгруженный товар, но еще не проданный или наоборот.

Количественная характеристика товара или партии товаров, формулируется в таких коммерческих документах как спецификации, технической документации и упаковочном листе.

Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований с указанием для каждого места количества товара, его сорта и марки.

Техническая документация (паспорта, формуляры, описания, инструкции, схемы, чертежи и т.д.) необходима для поставляемого оборудования и технических потребительских товаров, так как подобные товары требуют наладки и правильной эксплуатации. Перечень необходимой технической документации обычно содержится в технических условиях, которые являются неотъемлемой частью контракта на поставку оборудования. Подобная документация представляется на языке страны покупателя или на языке по указанию покупателя.

Упаковочный лист – документ, который необходим в случае, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары и который содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте. Упаковочный лист является дополнением к счету-фактуре, если отправляется большое количество наименований товаров. По содержанию упаковочный лист и счет-фактура отличаются тем, что в упаковочном листе не указываются цены.

Иногда упаковочный лист имеет форму комплектовочной ведомости, которая, составляется предприятием-изготовителем и содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованной в нескольких товарных местах.

Качественная характеристика поставляемых товаров содержится в таких коммерческих документах как сертификате качества, гарантийном обязательстве, протоколе испытаний и разрешений на отгрузку.

Сертификат качества – документальное свидетельство качества поставляемого товара и его соответствия условиям контракта. Он включает в себя качественные характеристики товара и подтверждает соответствие качества этого товара определенным стандартам или техническим условиям заказанной продукции.

Кроме того в нем указывается организация его выдавшая, номер сертификата, поставщик товара, дата выдачи документа, наименование изделия, заказчик, сорт, количество единиц товара, число мест, дата изготовления. Сертификат качества выдается компетентными организациями, государственными организациями, торговыми палатами или фирмой-изготовителем.

В России сертификат качества требуется в основном для продуктов питания.

Гарантийное обязательство (гарантийное письмо) представляет собой документ, подтверждающий соответствие поставленного товара (чаще оборудования) условиям контракта. Иногда этот документ включает и гарантию поставщика нормальной работы оборудования при соблюдении покупателем условий эксплуатации.

Протокол испытаний – документ, содержащий результаты испытаний с заключением о соответствии изготовленного товара с условиями заказа. Испытания проводятся продавцом совместно с представителями покупателя, и если контрактом оговорена сдача-приемка товара (изделия) после его испытания, то подписывается приемо-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку – документ, который выдается представителем покупателя после приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика. Этот документ содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний и заключение о возможности отправления его в определенную страну.

Таможенные документы, входящие в группу товаросопроводительных, необходимы для оформления перехода товаров через таможенную границу. К числу таких документов относятся таможенная декларация, экспортные, импортные лицензии, сертификат (свидетельство) происхождения товара, консульская фактура и др.

Таможенная декларация – документ, декларирующий сведения о товаре и внешнеторговой операции, заявляющий участником сделки ее законность и подтверждающий эту законность органами таможенного контроля.

Таможенная декларация по экспорту содержит заявление для выполнения таможенной очистки при экспорте в соответствии с формуляром-образцом.

Таможенная декларация предоставляется таможне в установленный законом срок (от одного дня до двух недель).

В некоторых странах допускается предъявление импортером или экспортером предварительной декларации. Для импортера это может быть в случае, если импортер к моменту прибытия груза на таможню, не имеет точных сведений о нем. Экспортер прибегает к предварительной декларации, если идет продажа товара со склада, при поставке транзитных товаров, для которых предусмотрен возврат ранее уплаченных пошлин и др.

Экспортные и импортные лицензии – документы, которые содержат разрешения на экспорт или импорт, соответственно, указанных в них товаров в течение определенного времени.

Данные документы выдаются на основании заявлений экспортера или импортера, соответственно, предоставленных органу ведающему выдачей лицензий в своей стране.

Сертификат происхождения товара – это документ, требуемый при некоторых обстоятельствах, связанных с определенными льготами или запретами на ввоз этого товара в некоторые страны. Как правило, этот документ выдается Торговой палатой страны экспортера, Союзами предпринимателей стран экспортеров. В России это Торгово-Промышленная Палата.

Для сырьевых и сельскохозяйственных товаров в этом сертификате фиксируется страны добычи и производства, соответственно, а для готовой продукции – органа производства.

При импорте сертификат необходим в случае, если с происхождением товара связано предоставление льготного режима (скидки с тарифа, беспошлинный ввоз, льготный тариф).

Для товаров, подпадающих под действие преференциального режима в рамках Всеобщей системы преференций, действует особый сертификат о происхождении товара – сертификат ЮНКТАД.

Консульская фактура – документ, который готовится экспортером в своей стране и представляется в дипломатическое представительство страны импортера для его утверждения против уплаты консульского сбора. Таким образом, этот документ содержит подпись и печать консула страны – импортера, удостоверяющего цену товара и стоимость всей партии товара. Затем этот документ предоставляется импортером при ввозе. Это предоставление обязательно в тех странах, где импортные товары облагаются адвалорными пошлинами (с цены товара).

Кроме указанных основных товаросопроводительных документов в эту же группу документооборота входят документы, специфика которых связана, с некоторыми особенностями товаров или изделий. К ним относятся различные сертификаты. Это прежде всего фитосанитарный, фумигационный, гигиенический, ветеринарный сертификаты, сертификат на опасные грузы.

Фитосанитарный сертификат выдается на некоторые товары подлежащие сертификации по карантину при ввозе в страну (семена растений, живые растения, зерно, орехи, волокна, табак, мука, кофе-зерно, какао-бобы, свежие и сушеные плоды и овощи, лекарственные растения, пряности, шерсть). Сертификат выдается государственными органами по карантину или защите растений страны-экспортера.

Фумигационный сертификат применяется при перевозке грузов, требующих дымовую обработку для уничтожения насекомых, которые могут находиться в продуктах питания (риса, чая, табаке, орехах, муке и пр.).

Гигиенический сертификат требуется на товары, которые могут нанести вред здоровью человека. Перечень этих товаров варьируется по странам, но существуют определенные виды грузов, на которые такой сертификат требуется в обязательном порядке. По российскому законодательству, которое отражает мировые требования, это относится к таким товарам как: пищевое сырье, продукты питания, консервы, товары для детей, материалы применяемые в практике хозяйственно-питьевого водоснабжения, парфюмерно-косметические средства, химическая и нефтехимическая продукция производственного назначения, бытовая химия, минеральные удобрения, полимерные и синтетические материалы, продукция машиностроения и приборостроения производственного и бытового назначения, изделия, контактирующие с кожей человека.

Ветеринарный сертификат – документ, выдаваемый при импорте животных, продуктов и сырья животного происхождения. Ввоз животных и указанных продуктов производится только через установленные контрольные ветеринарные пункты и при наличии ветеринарного сертификата, который выдается врачом, состоящим на государственной службе.

Сертификат на опасные грузы – это документ транспортного предприятия, свидетельствующий о том, что опасный груз объявлен правильно, его истинная природа подтверждена, упакован в соответствии с требованиями в отношении опасных грузов.