Методические рекомендации

Метод создания документов – это способ управления созданием документа с использованием физических, технических и других средств труда. В зависимости от развития научной мысли методы создания документов менялись, однако основные функции остались неизменными: стандартизация в области процедур составления и дальнейшего использования документов; единообразие в представлении информации, соблюдение норм государственной и отраслевой документации; структурирование данных, содержащихся в документах, с учетом их дальнейшего архивирования.

Методы создания документов включают: традиционные методы («бумажные» методы и условно-автоматизированные методы) и автоматизированные методы (модули кадровых служб в комплексных системах управления; универсальные программные продукты; программы полуавтоматизированного учета). Раскрыть каждый из вышеназванных методов.

Отдельно остановиться на технике создания электронных документов и концепции автоматизации документооборота. Следует раскрыть основные этапы жизненного цикла документа: стадию разработки документа и стадию ее опубликования., показать зависимость элементов техники создания документа от стадии жизненного цикла документа.

4. Методика написания курсовой работы по дисциплине

Курсовая работа выполняется студентами на основе самостоятельного изучения рекомендованной литературы. Она выполняется с целью систематизации, закрепления и расширения теоретических знаний, развития творческих способностей студентов, овладения навыками самостоятельной работы с научной, научно-методической, нормативно-правовой литературой, формирования умений анализировать и отвечать на вопросы, поставленные темой работы, делать выводы на основе проведенного анализа. Работа приобщает также студентов к научно-исследовательской деятельности, играет важную роль в их профессиональной подготовке.

Важнейшими требованиями к курсовой работе как к исследованию определенной проблемы являются:

• применение общих и специальных методов научного исследования;

• умение работать с документоведческой и юридической литературой, проявляя при этом творческий подход к изучаемому материалу;

• достаточно высокий теоретический уровень;

• способность самостоятельно, последовательно, аргументировано излагать изученный материал, критически осмысливать изученные источники.

Процесс подготовки работы можно подразделить на следующие этапы: выбор темы; общее ознакомление с литературой; составление библиографии; углубленное изучение источников; составление плана; оформление готовой рукописи.

Работа над курсовой работой начинается с выбора темы. Для этого необходимо ознакомиться со списком тем, предложенных для написания работы при изучении данной дисциплины.

Следует выбрать тему, наиболее интересную для написания, что позволит более творчески подойти к выполнению этой работы. Если ни одна из предложенных тем не заинтересует должным образом, то можно выбрать тему самостоятельно в соответствии с разделами и темами, указанными в рабочей программе данной дисциплины. При этом о своем выборе нужно сообщить преподавателю, ведущему занятия в группе.

Основой всякой работы является план. В плане подготовки к написанию работы необходимо: уяснение цели курсовой работы; изучение литературы; написание введения и заключения.

Следующий этап: составление библиографии (перечень использованных источников). Значительную помощь в подборе литературы по данной проблеме и составлении библиографии может оказать разработанная и установленная в библиотеке академии информационно-справочная компьютерная программа.

Ценный материал для работы содержится в журналах по документоведению и кадровому делопроизводству, газетных публикациях, архивных источниках. Для того, чтобы обеспечить поиск нужного материала в периодических изданиях, необходимо пользоваться их сводным перечнем, публикуемых в последних номерах журналов, каталогами, имеющимися в библиотеках.

Работа включает в себя следующие основные элементы:

• титульный лист;

• содержание с указанием вопросов и страниц;

• основной текст;

• приложение (если есть схемы, таблицы, анкеты и т.д.);

• список использованной литературы (в алфавитном порядке).

Основной текст состоит из введения, основной части, раскрывающей тему курсовой работы, заключения.

Во введении необходимо дать обоснование избранной темы, ее важность, актуальность, сформулировать задачи работы.

В основной части работы, раскрывающей содержание темы, не следует выделять большое количество вопросов. Достаточно поставить три-четыре вопроса. Содержание каждого раскрываемого вопроса должно соответствовать его названию.

Цитаты, приведенные в работе, все цифровые и справочные материалы должны иметь ссылку на источник, вынесенные в подстрочник. Следует точно давать фамилию, инициалы автора, название произведения с обязательным указанием места, года издания и страницы.

На основании анализа и развития темы отдельным разделом формируются «выводы» или заключение, где может быть отражено собственное отношение к данной проблеме, если это позволяет специфика дисциплины, по которой пишется работа.

Работа должна быть написана грамотно, четко, разборчиво, с выделением абзацев. Обычно она готовится на компьютере, в крайнем случае аккуратно переписывается от руки на листах стандартного формата А4. Поле с левой стороны должно быть не менее 25 мм, с правой стороны – не менее 5 мм, а сверху и снизу – по 25 мм. Все страницы нумеруются по центру сверху. Первая страница (титульный лист) – не нумеруется. Объем контрольной работы должен быть в пределах 25-30 страниц машинописного текста через 1,5 интервала.

На титульном листе курсовой работы указываются: название академии, факультета, кафедры, специальности, тема курсовой работы, фамилия, инициалы студента, номер учебной группы и курса, срок обучения, номер зачетной книжки, фамилия и инициалы преподавателя, проверяющего работу.

За титульным листом идет оглавление, в котором необходимо указать план работы: введение, перечень основных вопросов, заключение, список источников и литературы, использованных в работе.

Наиболее типичными недостатками при написании курсовых работ являются следующие:

1. неудовлетворительная форма изложения материала – несамостоятельное выполнение работы, т.е. ее текст частично или полностью переписывается из учебных пособий, журналов, статей;

2. чрезмерная загруженность цитатами, примерами без достаточного анализа и выводов;

3. отсутствие какой-либо составной части работы: плана, введения, заключения, списка использованной литературы и т.д.;

4. несоответствие названия работы ее содержательной части;

5. плохо отредактированный текст;

6. неправильное оформление работы, когда в тексте не выделяются пункты плана, изложенный материал не подразделяется по вопросам, отсутствуют необходимые ссылки на источники или неправильное оформление ссылок, не нумеруются страницы.