2. Дослідження документаційних процесів та організація документообороту

       Раціональна організація бухгалтерського обліку в умовах застосування ПЕОМ потребує проведення до­слідження документальних процесів, які відображають гос­подарську діяльність. Метою такого дослідження е вивчення інформаційних процесів на підприємстві для визначення обсягів інформації, її потоків і раціональної організації доку­ментообороту. Дослідження провадяться за попередньо складеною програмою.

       Програма дослідження орієнтовно включає такі пи­тання:

• призначення документа і підрозділ, де його скла­дають;

• кількість примірників документа, які виписують одночасно;

• обов'язкові реквізити і показники, що містяться в документі;

• методика формування показника;

• періодичність розробки показників.

       При проведенні дослідження дуже важливим є одно­значне розуміння всіма працівниками, зайнятими ним, тер­мінології, що стосується об'єктів дослідження.

       Об'єктами дослідження документаційних процесів є документування операцій господарської діяльності, а також формування документів і маршрутів їх руху при обробці та відображенні у системі бухгалтерського обліку. Виходячи з понять документалістики,документ треба розглядати як фіксацію на спеціальному матеріаль­ному носії інформації про факти, події, операції госпо­дарської діяльності.

       Вид документів - це сукупність документів, які мають спільне призначення та єдиний формуляр (табель виходу на роботу, наряд на виконану роботу тощо).

       Формуляр виду документа - це сукупність рекві­зитів, властивих певному виду документа в установленій послідовності і строках складання. •

       Формуляр-зразок (модель побудови комплексних документів) включає сукупність реквізитів, властивих усім документам цього комплексу.

       Реквізит - це інформаційний елемент документа. Сукупність реквізитів визначає видову належність доку­мента. Реквізит може мати постійну інформацію, спільну для групи документів, і первинну, що є індивідуальною для кожного конкретного документа.

       Документооборот - це рух документів із моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправки за межі підприємства.

       Документи про господарську діяльність класифікують за способом отримання, стабільності реквізитів документа, а також змістом і призначенням.

За способом отримання документи класифікують на первинні (прибуткова накладна, видатковий касовий ордер) і вторинні (звіт касира, реєстр прибуткових ордерів, журнал-ордер, машинограма), які отримані від працівників під­приємства.

За стабільністю реквізитів передбачається поділ документів за змістом інформації, з постійною або умовно-постійною і перемінною інформацією. До постійної від­носять картотеки нормативів (бази даних ПЕОМ), норми амортизації, розцінки та ін. Стабільність цих документів відносна, оскільки всі вони з різною періодичністю змінюють свої реквізити. До перемінної документації відносять усі по­точні облікові документи, які характеризують господарську діяльність.

За змістом і призначенням документи класифікують за функціональними ознаками (документ з обліку основних засобів) та використанням (для обліку і технічного догляду автомобілів - паспорт заводу-виготовлювача).

       Особливу групу становить організаційно-розпорядча документація, яка застосовується при оформленні розпо­рядчо-виконавчої діяльності органів державного і госпо­дарського управління (постанови, накази, розпорядження).

       У діяльності підприємств використовується також єдина система конструкторської документації (ЄСКД) і єдина система технологічної документації (ЄСТД), які застосовуються певною мірою у бухгалтерському обліку.

       Конструкторські документи розробляють, як пра­вило, на виріб (продукцію). За виріб приймають предмет або сукупність предметів виробництва, які планується виго­товляти на підприємстві (деталь, комплект). Ці документи відображають склад і структуру виробу, містять дані про розробку, виготовлення, приймання, постачання і вико­ристання виробу.

       Технологічні документи розробляють на основі конструкторських документів. До технологічної документації відносять:маршрутні карти - маршрут проходження виро­бу по технологічних операціях; операційні карти - відобра­жають операції виготовлення виробу з розбивкою за послі­довністю, зазначенням режимів роботи і нормативів; карту ескізів і схем - графічне зображення технологічного про­цесу; специфікацію технологічних документів - перелік технологічних документів на певний виріб;технологічну інструкцію - описування прийомів роботи, методики конт­ролю технологічного процесу; відомість матеріалів - спе­цифікація матеріалів, які витрачаються на виготовлення виробу; відомість оснастки - перелік спеціальних і стан­дартних пристосувань та інструментів, необхідних для осна­щення технологічного процесу. При дослідженні документообороту на підприємстві розрізняють процеси розрахунку показників і процеси фор­мування документів.

       Розрахунок показників здійснюється на основі певних правил - процедур із початковими даними, які про­являються у послідовності їх обробки. Наприклад, загальна вартість товарів, поставлених у торговельне підприємство, визначається способом таксування (множення) кількості товарів по кожній номенклатурній позиції на їх ціну.

       Формування документів провадиться на основі певних правил добору джерел початкових показників та послідовності записів їх у бланк документа.

       Маршрут руху документів визначається від місця формування до передавання на збереження або виходу за межі підприємства.

       У дослідженні вхідних і вихідних документів засто­совуються два основних методичних прийоми: інвен­таризація і типізація.

Інвентаризація передбачає збирання відомостей про всі документи, що дає змогу отримати найбільш повні відомості про документопотоки. Проте у зв'язку з великою трудомісткістю методичний прийом інвентаризації засто­совується рідко. Типізація якметодичний прийом засто­совується для дослідження систематизованих масивів і тих документів, що регулярно повторюються. Реєстрації під­лягає не кожний документ, а певна типова група однорідних документів. Наприклад, вивчення потоків груп документів щодо оформлення виробітку продукції (наряди, рапорти про виробіток продукції, маршрутні карти та ін.).

       У процесі дослідження документообороту доцільно виконати такі процедури:

 • скласти список підрозділів підприємства та зов­нішніх організацій, де складаються (надходять) документи;

• згрупувати альбом документів, які застосовуються на підприємстві;

• провести кодування показників і ознак за групами документів.

       Код показника складається з двох частин: перша -код документа, в якому він міститься; друга - порядковий номер показника в документі. Кодування показників здій­снюється безпосередньо в бланках форм документів, а їх порядковий номер проставляється у тому місці, де має бути значення показника.

        Працівник, якому доручено проведення дослідження документаційних процесів, повинен мати:

• програму дослідження, яка містить конкретні запитання;

• відомість дослідження документаційних процесів;

• план і строки виконання досліджень.

       Інформація, зібрана і згрупована у відомості дослід­ження документаційних процесів, підлягає аналізу для вияв­лення дублювання тих самих показників у різних доку­ментах, нераціональності побудови документів і докумен-топотоків, визначення обсягів інформації та кількості доку­ментів, які складаються.

       Найбільшого поширення в аналізі потоків інформації набув графоаналітичний метод, суть якого полягає у графічному зображенні документальних процесів за про­цедурами обробки документів із метою виявлення нера­ціональних документопотоків та їх упорядкування.Процедура обробки документа відображається двовимірною системою координат графіка. У заголовках колонок показано конкретні виконавці оформлення документів щодо відбирання та відправлення товарів з оптової бази до підприємства торгівлі, а у заголовку рядків - найменування операцій, які виконуються. Кожна операція документаційного процесу зображена у вигляді кружечка із зазначенням її номера. Стрілка показує напрямок руху документа.

       Завданням контролю документообороту є за­безпечення ритмічного руху документів між структурними підрозділами підприємства, які виконують господарські опе­рації, бухгалтерією та обчислювальним центром. Метою ритмічного документооброту є своєчасна розрахунково-аналітична обробка обліково-економічної інформації з використанням ПЕОМ для виконання бухгалтерією фінан­сових операцій (подання документів у банк, отримання коштів за продану продукцію, сплата податків та ін.), тобто забезпечити нормальний обіг капіталу.

       Організація документообороту залежить від того, які носії інформації застосовуються на підприємстві, способів фіксації початкової інформації на матеріальних носіях, використання обчислювальної та організаційної техніки в обробці інформації. Крім того, на організацію документообороту впливають структура підприємства, ор­ганізація виробництва, його складність, наявність техноло­гічних переділів, кількість матеріально відповідальних осіб та інші фактори. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передавання їх у встановлені гра­фіком документообороту строки для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи та передали їх до бухгалтерії.

       Кожному виконавцю видається витяг із графіка документообороту, де вказується перелік документів, які відносяться до його функціональних обов'язків, строки їх подання до контролю та обробки.

       Графік документообороту затверджує  керівник підприємства, а розробляє і контролює його додержання – головний бухгалтер. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний центр необхідних документів є обов'язковим для всіх підрозділів і служб підприємства.

       Отже,   організація   документообороту   на науковій основі є головною передумовою успішного виконання функцій бухгалтерським обліком у ак­тивному сприянні успішній фінансово-господарській діяльності підприємства.

 

3. Методичні прийоми контролю первинних документів у

бухгалтерському обліку

       Достовірність бухгалтерського обліку залежить від якості та юридичної обґрунтованості первинної документації, тобто відповідності її чинним нормативно-правовим актам про документальне забезпечення обліку і контролю фінансово-господарської діяльності підприємців. Первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складатися українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватись інша мова' на підприємствах з іноземним капіталом, на вимогу іноземних інвесторів.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бух­галтерському обліку за умови надання i'm юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (маг­нітному, паперовому), відповідати вимогам певних стан­дартів і закодований згідно з затвердженою системою коди­фікації. На вимогу контролюючих і правоохоронних органів та своїх контрагентів підприємці зобов'язані за власні кошти виготовити копії таких документів на паперовому носії.

       Для закріплення юридичної відповідальності за достовірність відображення господарських операцій у первинних документах керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

       Нормативними актами передбачено контроль не лише юридичної обґрунтованості первинних документів, а й відповідності законодавству та нормативно-правовим актам самих господарських операцій.

       На первинних документах, що пройшли бух­галтерську обробку, має бути відмітка, яка виключає можливість повторного використання їх: при ручній обробці - дата запису в обліковий регістр, а при обробці в обчислювальному центрі - відбиток штампа оператора, від­повідального за обробку. Усі документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також доку­менти, які були підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому пога­шенню штампом або ручним написом «Одержано», «Сплачено» із зазначенням дати.

       Отже, юридична обґрунтованість первинних документів та відповідність господарських операцій чинному законодавству і нормативно-правовим ак­там забезпечують виконання контрольних функцій бухгалтерським обліком у мікроекономіці.

       У процесі контролю господарських операцій пере­віряють достовірність, законність і господарську необ­хідність їх на основі документів, у яких вони знайшли відображення. Контроль здійснюють за формою і змістом, зустрічною перевіркою операцій, взаємним контролем операцій і документів із застосуванням аналітичних і логіч­них прийомів.

       При перевірці первинних документів за формою встановлюють додержання нормативно-правових актів при відображенні господарських операцій у первинних доку­ментах, облікових регістрах. При цьому бухгалтери керу­ються нормативними актами про документи і доку­ментооборот у бухгалтерському обліку. Виявляють випадки необґрунтованих виправлень, підчищання, зміни кількості, ціни і суми у документах на відпуск цінностей. У кожному випадку на виправленому документі має бути зроблене спеціальне позначення, засвідчене підписами всіх осіб, які брали участь у його складанні. Помилки у первинних документах виправляють так: закреслюють неправильний запис тексту або суми і над закресленим надписують правильно текст або суму. Закреслювати треба однією лінією, щоб можна було прочитати виправлене. Після виправлення помилки у первинному документі роблять напис «Виправлено», що підтверджують підписами осіб, які підписали документ, а також проставляють дату виправ­лення. На касових і банківських документах виправлення не допускаються.

       Підписи осіб, відповідальних за складання машино­зчитуваних документів, можуть бути замінені паролем або іншим способом авторизації, який дає змогу одночасно ідентифікувати підпис відповідальної особи.

       При перевірці первинних документів за формою у про­цесі контролю встановлюють, чи додержано нормативних актів про головних бухгалтерів, згідно з якими забороняється приймати до виконання й оформлення документи з операцій, що суперечать законодавству та встановленому порядку приймання, збереження і витрачання коштів, товарно-ма­теріальних та інших цінностей. Контроль за формою дає змогу виявити первинні документи, що мають позначення, які свідчать про використання їх в обліку господарських операцій раніше, тобто повторно, при ручній обробці - дати запису в обліковому регістрі, при машинній - відбитка штампа конт­ролера, відповідального за обробку. Додатки до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, які є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому погашенню штампом контролера, відпові­дального за їх обробку. При контролі за формою можна виявити додатки до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, які є підставою для нарахування заробітної плати, що підлягають обов'язковому погашенню штампом або написом від руки «Одержано» або «Сплачено» із зазначенням дати. Проте зазначені нормативні положення виконуються не завжди.

       Недодержання встановленого порядку оформлення і погашення первинних документів часто призводить до приховування зловживань і крадіжок цінностей. Так, необгрунтовані виправлення кількості виданих зі складу на виробництво сировини і матеріалів знижують відпові­дальність винних у вчиненні незаконної операції. Пору­шення порядку погашення касових документів створює умови для повторного використання касових ордерів для списання грошей із підзвіту касира та здійснення інших протиправних дій.

       Контроль документів за змістом полягає у критичній оцінці змісту документа. При цьому перевіряють відповід­ність характеру відображеної у ньому господарської опе­рації, наявність інформаційного її відображення і правиль­ність кодування показників для машинної обробки інфор­мації, обґрунтованість цін, застосування кількісних вимірни­ків цінностей і операцій, закріплення матеріальної відпові­дальності за одержані цінності тощо. В окремих випадках, якщо виникають сумніви щодо змісту і достовірності госпо­дарської операції, зафіксованої у документі, бухгалтерія може застосувати методичний прийом службового роз­слідування -викликати осіб, які брали участь у оформленні документа, уточнити його достовірність, а при потребі вимагати від цих осіб пояснення в письмовій формі.

       Достовірність операції, зафіксованої у документі, контролюють також зустрічною перевіркою документів. Цей спосіб використовується, як правило, тоді, коли у здійсненні операції, відображеної у документі, брала участь інша організація або інший підрозділ одного концерну, підпри­ємства. Насамперед перевіряють рахунки постачальників товарно-матеріальних цінностей, квитанції і відомості на здавання виторгу в установи банку, рекламації та претензії. Зустрічна перевірка дає можливість виявити факти част­кового або повного неоприбуткування матеріальних цінно­стей на підприємстві, одержаних від постачальників або з оптових баз. Для виявлення подібних випадків потрібна письмова відповідь на запит бухгалтерії про кількість і дату відпущених або відвантажених матеріалів, їхню вартість. Письмова відповідь підлягає зустрічній перевірці з доку­ментами підприємства.

       Взаємний контроль операцій здійснюється ана­логічно зустрічній перевірці документів, але при цьому до­сліджують документи по операціях, які відбувалися на під­приємстві, що контролюють. Контролю підлягають первинні документи, облікові регістри, машинограми.

        Наприклад, контролюють внутрішній відпуск мате­ріалів з одного цеху підприємства в інший, повернення матеріалів із цеху на склад та ін. При цьому перевіряють необхідність виконання господарської операції, чи не є вона результатом приховування нестачі цінностей або інших зло­вживань і порушень нормативно-правових актів. У практиці нерідко трапляються випадки, коли матеріально від­повідальні особи різних підрозділів одного підприємства (відділів універмагів, будівельних дільниць та ін.) виписують безтоварні накладні на передавання цінностей напередодні інвентаризації. Після проведення інвентаризації ці накладні знищують, що дає змогу тривалий час приховувати нестачі цінностей.

       Аналітична перевірка документів поєднується з використанням обліково-обчислювальних і логічних процедур. При цьому аналітичним способом пере­віряють правильність застосування цін на конкретні товари, матеріали, розрахунки природних втрат. Створення різних фондів перевіряється за допомогою обліково-обчислювальних  процедур  щодо досто­вірності арифметичних операцій (таксування, підбиття підсумків та ін.), відображених   у  первинних документах, облікових регістрах і машинограмах.

       Логічний спосіб перевірки документів поєднують з процедурами нормативно-правового регулювання правиль­ності відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку, обґрунтованості фондоутворюючих показників, до­держання законодавства щодо операцій, відображених у документах. Цей спосіб широко застосовують при контролі цін на реалізовані товари, використанні машин і облад­нання, а також у випадках, коли у документах немає даних про їхні техніко-експлуатаційні характеристики.

Отже, контроль доброякісності та юридичної відповідності первинних документів дає змогу запобі­гати відображенню у бухгалтерському обліку різного роду зловживань та порушення законодавства і нор­мативно-правових актів у господарській діяльності підприємств.