6. Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку

       Форми бухгалтерського обліку залежать від способу ведення хронологічних і систематичних записів в облікових регістрах та вимог, які ставляться до них у частині задово­лення потреб управління щодо надання економічної інфор­мації. Облікові регістриінформаційно пов'язані між собою і відображають господарські процеси за певною методикою. Багатоукладність економіки, розвиток суб'єктів господарю­вання з різною формою власності потребують постійного вдосконалення форм і методів бухгалтерського обліку.

       Журнально-ордерна   форма   бухгалтерського обліку - це система інформаційно пов'язаних між собою журналів-ордерів, у яких господарські операції відобра­жають по кредиту одного рахунку і дебету кількох взаємо­пов'язаних із ним рахунків бухгалтерського обліку.

       Для ведення обліку за журнально-ордерною формою централізовано розроблено форми облікових регістрів (жур­налів-ордерів, допоміжних відомостей і розроблювальних таблиць). У журнали-ордери з документів записують дані про господарські операції або попередньо заносять їх до нагромаджувальних відомостей та розроблювальних таб­лиць. При цьому записи здійснюються на рахунках з порів­няно невеликою кількістю фіксованих у них операцій (облік основних засобів, статутного фонду та ін.). На інших ра­хунках необхідно спочатку накопичувати дані у допоміжних відомостях, а потім у згрупованому виді відображати у жур­налі-ордері (касові, банківські та інші операції).

       Облікові регістри при журнально-ордерній формі об­ліку, як правило, передбачають суміщення даних ана­літичного і синтетичного обліку. Картки аналітичного обліку застосовуються лише для обліку основних засобів та деяких інших об'єктів.

       Журнали-ордери є основними регістрами обліку. Допоміжні відомості використовуються, якщо є потреба в аналітичних показниках, яких немає у самих журналах-орде­рах, а також якщо недостатньо деталізовані або мають ве­ликий обсяг однорідні операції, що попередньо нако­пичуються у допоміжних відомостях. Так, касові операції за поточний місяць накопичуються у допоміжних відомостях по дебету і кредиту рахунку ЗО «Каса», аналогічно здійсню­ється облік на рахунку 31 «Рахунки в банках». В окремих випадках використовуються багатоколонкові відомості (облік витрат на виробництво, облік заготівельних витрат при придбанні товарно-матеріальних цінностей та ін.), розроблювальні   таблиці   і   листки-розшифровування.

       Журнали-ордери - це місячні накопичувальні регістри, де відображають усі операції по кредиту одного і кількох  взаємопов'язаних  синтетичних  рахунків  у кореспонденції з тими рахунками, на яких ці операції відображають на дебеті. Виняток становлять касові і банківські операції, які відображають по кредиту і дебету відповідних рахунків. Це дає змогу здійснювати їх бухгалтерську обробку, не роз'єднуючи документи навіть у тому випадку, коли вони відносяться до різних журналів-ордерів, а також своєчасно контролювати збереження коштів.

      Початкові дані записують у журнали-ордери безпо­середньо з первинних документів або з допоміжних відо­мостей і розшифрувань, складених на основі первинних документів.

       У кінці місяця після відображення операцій по кож­ному журналу-ордеру підбивають підсумки, які потім переносять до Головної книги, де здійснюється контроль записів на рахунках першого порядку. У Головній книзі для кожного синтетичного рахунку відведено одні або дві сторінки для запису облікової інформації. На початок року до Головної книги вносять вступне сальдо по кожному синтетичному рахунку. Щомісяця із журналів-ордерів переносять обороти на цих рахунках і визначають сальдо на кінець місяця.

       Нормативними документами про бухгалтерську звітність передбачено складати її на основі перевірених бухгалтерських   записів,   підтверджених   виправду­вальними документами. Головну книгу на кожне 1-ше число місяця звіряють з оборотами і сальдо по аналітичних рахунках, а при веденні бухгалтерського обліку на ПЕОМ підсумкові записи у облікових машинограмах зіставляють з даними журналу приймання документів і реєстрації контрольних чисел.

       Дебетовий оборот по кожному синтетичному рахунку визначають у журналі-ордері після запису оборотів по кредиту кореспондуючих із ним рахунків. При перенесенні із журналів-ордерів до Головної книги всіх оборотів по кредиту у кореспонденції з дебетом перевіряють правильність ве­дення облікових регістрів за місяць.

       У порядку надходження первинних документів до бухгалтерії їх групують і фіксують у облікових регістрах за­лежно від характеру і змісту операції або загальних під­сумків за місяць, або кожний окремо. Для зручності користу­вання документами на них проставляють порядковий номер запису у журналах-ордерах і відомостях. Якщо первинні документи попередньо згруповані у відповідні групувальні відомості і до облікових регістрів заносять лише загальний підсумок, то нумерують тільки записи, складені у розроб-лювальній відомості, прикріпленій до пачки зброшурованих документів.

       Групування первинних документів і перенесення їх даних до журналів-ордерів здійснюється працівниками бух­галтерії за вказівкою головного бухгалтера. Всі документи, що надійшли до бухгалтерії, розмічають залежно від того, в якому журналі-ордері вони мають бути відображені, і пере­дають бухгалтеру, за яким закріплено ведення відповідного журналу-ордера. Для запобігання помилок у розмітці до­кументів провадиться їх контирування, тобто проставляють кореспондуючі рахунки по дебету і кредиту. Кожному працівникові бухгалтерії вручається перелік регістрів жур­нально-ордерної форми обліку, де, крім найменувань жур­налів-ордерів і відомостей, зазначають рахунки бухгал­терського обліку, що відображають у цих регістрах. Наяв­ність контирування рахунків на первинних документах і переліку регістрів журнально-ордерної форми обліку дає змогу визначити обліковий регістр, до якого потрібно запи­сати господарську операцію і перевірити правильність відо­браження її в обліку.

       При перенесенні даних первинних документів до журналів-ордерів провадиться ретельна перевірка їх за формою і змістом. Зокрема, перевіряють заповнення всіх поточних реквізитів: дати складання документа, зміст госпо­дарської операції та підстави на здійснення її, кількісні і вартісні вимірники операції. Особливу увагу приділяють наявності підписів матеріально відповідальних осіб, які прийняли і відпустили цінності.

       Записи у журналах-ордерах підлягають обов'яз­ковому звірянню з даними первинної документації, на під­ставі якої складенооблікові регістри. Записи окремих жур­налів-ордерів зіставляють із записами кореспондуючих жур­налів-ордерів, допоміжних відомостей та інших регістрів

       У кінці місяця регістри підписуються особами, які виконували в них записи, а журнали-ордери - обов'язково головним бухгалтером підприємства або особою, ним упов­новаженою. У всіх регістрах, дані яких заносять до Головної книги та інші регістри (відомості, журнали-ордери, баланс), роблять спеціальне позначення про виконання проведених записів.

       Порядок внесення виправних записів у регістрах журнально-ордерної форми обліку не відрізняється від по­рядку виправлення записів у первинних документах. На практиці трапляються випадки, коли виникає потреба внести зміни до облікових записів, віднесених до минулих звітних періодів. Наприклад, у рахунку за виконані роботи припущено арифметичну помилку, яку виявив замовник після звітного місяця. У цих випадках запис у обліковому регістрі здійснюється способом червоного сторно (коригу­ється сума раніше пред'явленого рахунку) у поточному звітному році.

       Отже, в основу єдиної журнально-ордерної форми обліку покладено такі важливі її принципи:

• записи у журналах-ордерах виконуються у порядку реєстрації операції тільки на кредиті рахунку в кореспон­денції з рахунком, який дебетується;

• суміщення, як правило, у єдині системи записів синтетичного і аналітичного обліку;

• відображення у -бухгалтерському обліку госпо­дарських операцій за показниками, необхідними для конт­ролю та складання періодичної та річної звітності;

• застосування об'єднаних журналів-ордерів для рахунків, облікове та економічно пов'язаних між собою;

• застосування регістрів із заздалегідь визначеною кореспонденцією рахунків, номенклатурою статей аналі­тичного обліку, з показниками, необхідними для складання періодичної і річної звітності;

• застосування місячних журналів-ордерів.

       Змінювати ці принципи єдиної журнально-ордерної форми обліку можна лише за погодженням із Міністерством фінансів України, а в разі потреби - з Держкомстатом України.

       Після закінчення звітного місяця первинні документи групують за журналами-ордерами і відомостями, де їх відо­бражено. Залежно від кількості документів їх брошурують у папки по кожному обліковому регістру окремо або по кількох регістрах разом. Документи підбирають у тій послідовності, у якій вони записані у журналах-ордерах, відомостях. До до­кументів, які відносяться до окремого журналу-ордера або відомості, підшивають довідку для архівного зберігання. На папку, де зберігаються виправдувальні документи за мі­сяць, приклеюють спеціальні етикетки, де вказують: найме­нування підприємства, назву і порядковий номер папки з по­чатку року, номер журналу-ордера або відомості, кількість аркушів у папці.

       Відомості з нарахування заробітної плати працівни­кам мають постійний строк зберігання (75 років), тому їх гру­пують окремо по місяцях і в цілому за рік.

       Для зберігання журналів-ордерів і відомостей за їхнім форматом виготовляють спеціальні папки. Кожний журнал-ордер і відомість щомісяця підшивають в окрему папку, а в кінці року - здають до архіву на зберігання.

       На практиці при журнально-ордерній формі вико­ристовують обчислювальні машини, включаючи і ПЕОМ. Застосування їх ефективне для ведення тих облікових ре­гістрів, де на підставі єдиного документа по кожному рядку обчислюється сальдо на початок звітного періоду, суми, які збільшують або зменшують обороти на рахунку, і сальдо на кінець звітного періоду. Найбільшого поширення набули в умовах АРМ бухгалтера міні- і мікро-ЕОМ та персональні комп'ютери.

       Отже, журнально-ордерна форма бухгалтерсь­кого обліку застосовується на підприємствах, різних за своїми розмірами, формами власності, з викорис­танням різних класів і видів обчислювальної техніки