2. Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку і регістрів при відображенні господарських операцій

       Господарська діяльність відображається в бух­галтерському обліку на основі суцільної і безперервної доку­ментації' способом кореспонденції рахунків, тобто облікових записів.

       Облікові записи здійснюють у вигляді бухгалтер­ських проводок - простих і складних.

Прості бухгалтерські проводки - один рахунок коре­спондується по дебету, другий - по кредиту в однаковій сумі.

Складні бухгалтерські проводки - один рахунок де­бетується і кілька рахунків кредитуються або навпаки -кілька рахунків дебетуються і один рахунок кредитується.

       Виправлення облікових записів може здійснюватися способом зворотних записів бухгалтерських проводок, тобто неправильно проведена кореспонденція рахунків замінюється зворотними проводками. Проте цей спосіб використовують рідко, оскільки він призводить до створення штучних оборотів, яких насправді не повинно бути.

       Найбільш поширеним способом виправлення облі­кових записів є сторнування проводки (від італ storno -переводити назад). Суть так званого бухгалтерського сторно полягає в тому, що неправильно записана про­водка повторюється червоним кольором або обводиться кружком і віднімається від раніше зробленого запису (суми) і повторно записується правильна проводка..      

       Бухгалтерські проводки можуть зображатися облі­ковою формулою, структурним записом і графічним зобра­женням.

Запис обліковою формулою:

Дебет субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними

особами»

Кредит субрахунку 301 «Каса в національній валюті» 60 грн.

Структурний запис:

Субрахунок 372

Д

60

К

 

 

Субрахунок 301

Д

60

К

 

Графічне зображення ілюструє лише логічний зв'язок субрахунків

372——301

       За кількістю примірників розрізняють одно- і бага­торазові (копіювальні) записи. До одноразових відносять записи, які господарську операцію відображають за первин­ними документами лише один раз (касові, розрахункові

та ін.). Багаторазові (копіювальні) записи застосовуються при обліку матеріальних цінностей у картках на складах і облікових регістрах (відомість залишків цінностей на кінець місяця - сальдова відомість).

       За способом записів розрізняють ручні і машинні. Останні е найбільш продуктивними і забез­печують оперативність отримання інформації для управ­ління підприємством у реальному масштабі часу. Надзви­чайно ефективним є поєднання копіювального та машин­ного способів запису в облікових регістрах. Так, при копію­вальному способі записів обліку матеріалів на складах на машині виписується первинний документ, що автоматично відображає зміни залишків у відповідній картці (файлі) обліку матеріалів. Цей спосіб записів дає змогу досягти значної економії праці при виконанні записів у обліку матеріалів і виключає можливість допущення помилок при дублюванні записів.

       Помилки, що виникають у процесі записів у бухгал­терському обліку, можна поділити за причинами виник­нення, значенням і місцем виникнення.

       За причинами виникнення виділяють три обставини: стомлення, неуважність працівника, несправність обчислю­вальної техніки. Для запобігання цим помилкам, зменшення їх кількості треба створювати такі умови праці співро­бітникам, за яких вони б не стомлювалися, підвищувати їх кваліфікацію та виховувати сумлінне ставлення до праці, систематично провадити профілактичний огляд обчислю­вальної техніки.

       За значенням виділяють два типи помилок: локальні і транзитні. Локальні спричинюють викривлення інформації лише у тому документі або регістрі, де їх допущено, і не призводять до помилок у інших регістрах. Наприклад, неправильно записана у Журнал-Головній дата документа не зумовлює інші помилки. Транзитні викликають авто­матично помилки в інших регістрах. Наприклад, помилка за­пису числових показників у колонках Журнал-Головної авто­матично призводить до порушення тотожності дебетових і кредитових оборотів у підсумку окремих колонок журналу. Транзитні помилки небезпечні тим, що викривлюють дані бухгалтерського обліку на рахунках, які потім відобра­жаються у звітності.

       За місцем виникнення виділяють такі групи помилок: у записах (тексті), числових показниках і рознесенні аналі­тичних показників. Помилки у записах (тексті) можуть при­зводити до складання неправильної бухгалтерської про­водки (наприклад, «передані» матеріали, замість «продані» матеріали). Помилки у числових показниках - найбільш по­ширений тип помилок у бухгалтерській практиці. Це мож­ливо за таких умов: у числі не дописано нулі, звідси -зменшений підсумок показників; у середині написано або пропущено нулі; пропущено в кінці значущі цифри; значущі цифри пропущено всередині числа; переплутано записи у колонках (грн., коп.); переставлено цифри в числі. Ці помил­ки відносяться до транзитних, оскільки вони автоматично призводять до помилок у підсумках інших регістрів. Помилки у рознесенні аналітичних показників виника­ють дуже часто. Бухгалтер записав суму у дебет (кредит) і за­був записати її у кредит (дебет); записав суму у журнал, але не розніс її по рахунках; зафіксовані показники у синтетичних рахунках не знайшли відображення в аналітичних та ін.

       Виявлення помилок у бухгалтерському обліку є не­обхідною атрибутикою бухгалтерської професії. Якщо бух­галтерський балансне «сходиться» на одну копійку, то це не баланс, бо за цією помилкою при ретельній перевірці за­писів можна виявити більш значні викривлення і помилки.

       При використанні підрахунку ряду чисел доцільно на машині спочатку зафіксувати проміжні підсумки, а потім у тій самій послідовності набрати ті ж числа зі знаком мінус. Якщо після цього заключний підсумок дорівнюватиме нулю, то підрахунок виконано правильно. Не рекомендується пов­торювати підрахунок у зворотній послідовності, бо в цьому випадку повторюються ті ж числові комбінації.

       При виявленні нерівності підсумків по дебету і кредиту вдаються до повторних підрахунків двох або трьох підсумків. Якщо у двох підрахунках числа збігаються, то їх можна вважати правильними, а у числах, які після третього під­рахунку мають різні показники, необхідно шукати помилку.

       Якщо підсумки не збігаються, то потрібно знайти різ­ницю, яка вказуватиме на величину помилки.

       Для виявлення неправильності рознесення показ­ників по різних регістрах вдаються до пунктирування, «від-криження» чисел. Наприклад, у відомості біля зафіксованої суми проставляють знак («галочку»), потім відшукують цю суму на дебеті кореспондуючого рахунку і позначають на рахунку, що кредитується. Якщо перше пунктирування не дає позитивних результатів, то його повторюють, при цьому проставляють другу «галочку» і так до знаходження помилки.

       Виправлення помилок (записи виправлення) роб­лять системним (бухгалтерськими проводками) або корек­турним способом. У першому випадку використовується, як правило, спосіб «червоного сторно», у другому, згідно пра­вил, встановлених для виправлення помилок у первинних документах.

       Отже, при відображенні господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку та в облікових регістрах мають бути безпомилкові показники, які характеризують діяльність підприємства.