5. Органолептичні методичні прийоми. Суть інвентаризації та її види

Органолептичні методичні прийоми включають комплекс прийомів перевірки фактичного стану об'єктів, відображених в обліку як за кількісними, так і за якісними показниками на будь-яку дату. Змістом перевірки є досто­вірність даних обліку об'єктів за місцями збереження і використання та матеріально відповідальними особами, а також середовищем їх зосередження. Так, товарно-матері­альні цінності перевіряють за їх товарознавчими характе­ристиками, об'єкти основних засобів - відповідно до техніко-експлуатаційних показників паспортів, складених при їх виго­товленні, придбанні; виявляють факти використання або збе­реження цінностей в умовах агресивного середовища; гро­шові цінності (гроші готівкою, акці'і, векселі, облігації та ін.) - на наявність обладнаних приміщень, охоронної сигналізації та ін.

       Органолептичні методичні прийоми - це інвента­ризація, вибіркові і суцільні спостереження, товарознавчі, бухгалтерські та інші експертизи, службові розслідування, юридично-правове обґрунтування матеріальної відповідаль­ності посадових осіб та ін. Найпоширенішим органолептичним методичним прийомом, який застосовується у бухгал­терському обліку, є інвентаризація (від лат. invetarium - опис).

       Інвентаризація - це сукупність обліково-аналітич­них, товарознавчих, юридичних та інших органолептичних процедур перевірки фактичного стану матеріальних і гро­шових об'єктів щодо відповідності їх кількісним і якісним характеристикам, відображеним у бухгалтерському обліку. Основні завдання інвентаризації полягають в установленні фактичного фізичного стану, матеріалознавчої якості і кіль­кісної наявності основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів у касах, на рахунках у банках, розрахунко­во-кредитних операцій, а також обсягів незавершеного виробництва підприємства, відображених у системі бухгалтерського обліку. Інвентаризацією здійснюють контроль обліку і збереження матеріальних цінностей, коштів, вияв­ляють предмети, які втратили свою первісну якість, вироби застарілих фасонів і моделей, а також наднормативні і невикористані матеріали, інвентар і обладнання, машини та інші об'єкти основних засобів. Одночасно при інвентаризації перевіряють додержання правил і умов зберігання мате­ріальних цінностей і коштів, а також правил утримання та експлуатації машин, устаткування, інструментів, спецодягу, інвентаря та ін. Методичний прийом інвентаризації викорис­товується для контролю достовірності даних бухгал­терського обліку, звітності і балансу підприємства, зокрема наявності і вартості товарно-матеріальних цінностей, коштів у касах, на розрахунковому та інших рахунках в установах банків, реальності обліку коштів у дорозі, дебіторів і креди­торів, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резерву майбутніх витрат, фондів та інших коштів, відображених на статтях балансу.

        У процесі інвентаризації використовуються контрольно-облікові процедури, які дають змогу перевіряти мате­ріальні цінності і кошти у натурі переліченням, зважуван­ням, перемірюванням, а кошти у розрахунках - взаємним звірянням сум з іншими підприємствами і окремими осо­бами, які е платниками підприємства або одержують кошти від нього. Результати інвентаризації оформляють типовими формами документів, затвердженими статистичними орга­нами або спеціалізованою документацією, затвердженою міністерствами і відомствами в установленому порядку. До такої документації відносять: інвентаризаційний опис устат­кування, транспортних засобів та інших об'єктів основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, незавершеного будівництва, цінностей і документів суворої звітності; інвентаризаційний ярлик; акти інвентаризації товарів відван­тажених, матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі, незакінчених ремонтів основних засобів, наявності готівки, розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами; порівняльну відомість та ін.

       Документи, які відображають результати інвента­ризації, є доказом наявності і фактичного стану цінностей на певну дату, підтвердженого підписами членів інвента­ризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб. У зв'яз­ку з цим при перевірці до цих документів ставляться вимоги, аналогічні до вимог первинної документації, яка застосову­ється в обліку господарських операцій, нормативних актів про документи і документооборот у бухгалтерському обліку.

       Отже, інвентаризація - органолептичний мето­дичний прийом обліку і контролю фактичного стану підконтрольних об'єктів, здійснюваний із метою за­безпечення збереження цінностей і раціонального використання їх у фінансово-господарській діяльності.

       За часом проведення інвентаризації поділяють на планові і позапланові.

Планові - передбачаються планом поточного контро­лю збереження цінностей.

Позапланові - здійснюються в строки, не передба­чені планом, - при зміні матеріально відповідальних осіб, у зв'язку із стихійним лихом, у випадку викрадення цінностей, коли необхідно терміново і раптово перевірити наявність і стан певної групи цінностей.

       Особливим видом планових інвентаризацій є перма­нентні, які проводяться на підприємстві безперервно за спеціальним графіком із метою запобігання недолікам і псуванню цінностей, безгосподарності.

       Залежно від повноти охоплення перевіркою цінно­стей інвентаризації бувають повні і вибіркові (часткові).

Повна інвентаризація - це перевірка всіх засобів підприємства і джерел утворення їх перед складанням бух­галтерського (фінансового) річного звіту, у процесі ком­плексної ревізії і в деяких інших випадках. Щодо товарно-матеріальних цінностей, то повна інвентаризація охоплює всю номенклатуру матеріалів, товарів, інвентарю.

Вибіркова (часткова) інвентаризація - це перевірка певної частини засобів або окремих груп і видів товарів, матеріалів. Вибіркові інвентаризації проводять на базах і складах з кількісно-сортовим обліком товарно-матеріальних цінностей, у міжінвентаризаційний період. При цьому пере­віряють найбільш цінні товари, які користуються підвище­ним попитом, а також наднормативні запаси і матеріали, які тривалий час зберігаються на складах без руху. В разі виявлення порушень у збереженні цінностей або нестач проводять позачергову повну інвентаризацію товарно-мате­ріальних цінностей. Одночасно з інвентаризацією переві­ряють дані бухгалтерського обліку цінностей, уточнюють залишки товарно-матеріальних цінностей на день інвента­ризації зустрічною перевіркою документів з метою виявлен­ня тих матеріалів, що надійшли, але не оприбутковані або відпущені і не списані у видаток. При проведенні інвента­ризації додержують принципу раптовості, плани і графіки інвентаризації не підлягають розголошенню.

       Обов'язковим є проведення інвентаризації в строки, встановлені нормативними документами про бухгалтерсь­кий облік і звітність, в разі зміни матеріально відповідальних осіб, виявлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей після пожежі або стихійного лиха (повені, земле­труси та ін.), переоцінки основних засобів і товарно-мате­ріальних цінностей, при продажу об'єктів основних засобів акціонерним та іншим підприємствам. При колективній (бри­гадній) матеріальній відповідальності проведення інвента­ризації обов'язкове у випадку зміни бригадира, вибуття з колективу більш як половини членів, а також на вимогу одного або кількох членів.

        Організація інвентаризації і контроль за її проведен­ням на підприємстві покладаються на керівника і головного бухгалтера. Крім того, головний бухгалтер зобов'язаний своєчасно відображати результати інвентаризації цінностей у бухгалтерському обліку.

       На підприємствах створюють центральні постійнодіючі інвентаризаційні комісії у складі керівника підпри­ємства або його заступника (голова комісії), головного бух­галтера, керівників структурних підрозділів (служб), пред­ставників громадськості.

       Для проведення інвентаризації цінностей утворюють робочі інвентаризаційні комісії, до яких включають пред­ставника адміністрації підприємства (голова), а також спеціалістів - товарознавців, інженерів, технологів, меха­ніків, виконавців робіт, економістів, бухгалтерів та ін. Забо­роняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії, що перевіряє тих самих матеріально відповідальних осіб, того самого працівника два рази підряд. У міжінвента­ризаційний період вибіркові і перманентні інвентаризації здійснюють за розпорядженням керівника підприємства інвентаризаційні групи, сформовані з працівників, які добре знають товарно-матеріальні цінності, облік і звітність.

       Інвентаризаційна комісія має право залучати праців­ників підприємства для перемірювання, переважування матеріалів, вносити пропозиції щодо поліпшення зберіган­ня, відпуску, обліку цінностей. Комісія відповідає за своєчасне і якісне проведення інвентаризації, оформлення документації.

       Призначає інвентаризаційну комісію керівник підпри­ємства письмовим розпорядженням. Голові інвентаризацій­ної комісії вручають контрольний пломбір. Виконання розпо­ряджень про проведення інвентаризації контролюють

у спеціальному журналі.

         При бригадній матеріальній відповідальності інвента­ризацію проводять за обов'язковою участю бригадира або його заступника і членів бригади, які працюють у момент інвентаризації. Інвентаризацію проводять за місцями зна­ходження цінностей, а також за матеріально відповідаль­ними особами.

       На підприємствах з великим обсягом робіт, пов'яза­них з інвентаризацією, створюють кілька робочих інвента­ризаційних комісій, які працюють під безпосереднім керів­ництвом центральної інвентаризаційної комісії. У складі однієї робочої інвентаризаційної комісії можна створювати кілька підкомісій для перевірки цінностей, матеріальна від­повідальність за які покладена на одну особу або бригаду. Голова робочої комісії організовує роботу підкомісій, забезпечує правильне проведення інвентаризації на всіх об'єктах, закріплених за комісією наказом керівника. За під­сумками інвентаризаційних описів, складених підкомісіями, голова робочої комісії з матеріально відповідальними осо­бами (бригадирами) складає зведений акт про наявність товарно-матеріальних цінностей.

       У ряді випадків інвентаризацію цінностей проводять при відсутності матеріально відповідальної особи, а також після стихійного лиха, крадіжок та пограбувань. При цьому до складу комісії включають представника Ради місцевого самоврядування або представника сторонньої організації, спеціально на це уповноваженого. Інвентаризацію цінно­стей проводять за умови обов'язкової участі всіх членів інвентаризаційної комісії.

       Отже, від правильної організації інвентаризації залежать своєчасність, повнота і трудомісткість її проведення, що забезпечують безперебійну роботу складів та інших місць збереження і використання майна, грошових коштів.

 

6. Методичні прийоми проведення інвентаризації, оформлення її результатів та відображення у бухгалтерському обліку

 

       Проведення інвентаризації залежить від організа­ційних заходів на місцях збереження цінностей. Матері­ально відповідальні особи на кожний вид цінностей скла­дають товарні ярлики, партіонні карти, де зазначають най­менування, позначення одиниці виміру, показники якісної характеристики товарів (артикул, розмір, сорт, зріст), ціну, кількість. Ярлики, кипні карти розташовують на видному місці (стелажах, кипах, тарі), де знаходяться матеріали. Для перевірки достовірності записів у кипних картах голова інвентаризаційної комісії одержує у товарному відділі бази картотеки кипних карт, які звіряють з примірниками складу. Після перевірки правильності складання ярликів і кипних карт, а також фактичної наявності матеріалів їхні дані записують в інвентаризаційні описи типової форми.

       Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. У кінці опису матері­ально відповідальні особи дають розписку, якою підтвер­джують, що комісією перевірено цінності в їх присутності, претензій до комісії немає, а вказані в описі цінності ними прийняті на відповідальне зберігання. На цінності, які не належать підприємству, але перебувають на його зберіганні, складають окремі описи.

       Інвентаризацію матеріальних цінностей, коштів і бланків суворої звітності проводять, як правило, раптово, а основних засобів, незавершеного капітального будів­ництва, незакінченого виробництва продукції, розрахунків та інших об'єктів контролю - станом на перше число місяця. Якість інвентаризації перевіряє центральна інвентаризаційна комісія за участю членів робочої інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальної особи після закінчення інвента­ризації, але обов'язково до відкриття складу, комори, секції, де перевіряли цінності. Перевірці підлягають цінні і підви­щеного попиту товари, а також ті, які тривалий час пере­бувають без руху, перевищують норму запасу. В разі вияв­лення значних розходжень між даними інвентаризаційного опису і контрольної перевірки проводять повну інвента­ризацію у новому складі робочої інвентаризаційної комісії. Результати контрольних перевірок якості інвентари­зацій оформляють актом типової форми і заносять у бухгал­терії до спеціальної книги.

       Роботу інвентаризаційної комісії оформляють прото­колом, у якому відображають результати інвентаризації, стан складського господарства, забезпечення збереження товарно-матеріальних цінностей. При наявності невикорис­таних і зіпсованих товарно-матеріальних цінностей у прото­колі зазначають час завезення їх, назву постачальника, стан цінностей, причину зниження якості. Такі цінності відо­бражають окремо в інвентаризаційних описах. Аналогічно відображають зіпсовані цінності, зазначають причини псу­вання і винних у цьому осіб.

       Висновки щодо результатів інвентаризації цінностей і пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, заліку нестач і лишків за пересортуванням, а також списання нестач у межах норм природних втрат комісія формулює і обґрунтовує в протоколі. Після закінчення інвентаризації робоча комісія всю документацію і протокол передає цен­тральній постійно діючій комісії.

       При інвентаризації товарно-матеріальних цінностей використовують ЕОМ, які дають змогу скоротити строки її проведення, поліпшити якість, знизити трудомісткість робіт. Для прискорення інвентаризації обчислювальний центр складає машинограму - інвентаризаційний опис, де вказують номер складу, код, позначення одиниці і ціну товару. Інвента­ризаційна комісія записує у відомість фактичну наявність цінностей. Після введення в ЕОМ фактичних і облікових залишків товарно-матеріальних цінностей автоматизовано видаються машинограми - порівняльна відомість і відомість результатів - нестач одних товарів і лишків інших.

       Позитивно зарекомендував себе також інший варіант автоматизації інвентаризації товарно-матеріальних ціннос­тей на ЕОМ, який полягає ось у чому. Матеріально відпо­відальні особи підготовляють товарно-матеріальні цінності до інвентаризації - групують їх за однорідністю, прикме­тами, що їх відрізняють, та місцями збереження, уточнюють ціни, коди тощо. На кожному товарному ярлику, кипній карті тз інших документах, які зберігають разом з товаром, мате­ріально відповідальна особа вказує (після перелічування, зважування) кількість товару і тари, ціну. Потім інвентариза­ційна комісія за участю матеріально відповідальної особи перевіряє кількість і якість товару і тари в натурі, звіряє з даними товарного ярлика, кипними картами та іншими доку­ментами, складеними матеріально відповідальною особою. Якщо розбіжностей записів у цих документах інвентариза­ційна комісія не виявила, то члени комісії підписують това­рні ярлики, кипні карти і передають їх на обчислювальний центр для складання машинограм «Інвентаризаційний опис» і «Порівняльна відомість результатів інвентаризації товарів». Останню складають у разі виявлення розбіжностей між фак­тичною наявністю товарів і тари та даними бухгалтерського обліку. Машинограми, які видає ЕОМ, оформляють в уста­новленому порядку відповідно до нормативних актів про документи і документооборот у бухгалтерському обліку та Методичних вказівок щодо впровадження і застосування державного стандарту «Надання юридичної сили докумен­там на машинному носії і машинограмі, які створюють засо­бами обчислювальної техніки».

       Застосування у процесі інвентаризації дуаль-карт із графічними позначеннями вивільняє інвентаризаційну коміг сію від складання інвентаризаційних описів. При цьому дуаль-карту заповнюють на кожне найменування товару. У ній способом графічних позначень відображають фактичну наявність товару. За графічними позначеннями на обчислю­вальному центрі за допомогою зчитувальних пристроїв кількість товару за даними інвентаризації передають до інформаційного масиву для складання машинограми - порів­няльної відомості.

              Центральна постійно діюча інвентаризаційна комісія підприємства розглядає результати інвентаризації, їх офор­млення і регулювання, починаючи з перевірки правильності оформлення порівняльних відомостей. Свої висновки і про­позиції щодо результатів інвентаризації вона викладає у протоколі. Тут же зазначають причини нестач, втрат і лиш­ків, визначають відповідальних осіб, дають пропозиції щодо регулювання розбіжностей фактичної наявності цінностей із даними бухгалтерського обліку.

       Нормативними актами про бухгалтерські звіти і баланси передбачено, що виявлені при інвентаризаціях роз­біжності у показниках цінностей проти даних бухгалтерського обліку регулюють списанням природних втрат товарно-мате­ріальних цінностей у межах встановлених норм, за розпо­рядженням керівництва підприємства, - на витрати вироб­ництва. Таке списання втрат можливе лише за умови вияв­лення нестачі при проведенні інвентаризації. При цьому втрати цінностей у межах чинних норм визначають після за­ліку нестачі матеріалів лишками їх за пересортуванням.

       Якщо після заліку пересортування все ще залиши­лась нестача цінностей, то норми природних втрат засто­совують тільки до того найменування цінностей, з якого виявлено нестачу. Втрати і нестачі цінностей понад норми втрат відносять на винних осіб. Якщо нестачі і втрати є нас­лідком зловживань, то матеріали на винних осіб у п'ятиден­ний строк передають правоохоронним органам з поданням позову. Нестачі цінностей понад норму природних втрат і втрати від псування, якщо конкретних винуватців не вста­новлено, можуть бути списані керівниками підприємств за рахунок чистого прибутку.

       Лишки цінностей, включаючи і сумові різниці при за­ліку нестач лишками при пересортуванні, оприбутковують у бухгалтерському обліку на рахунки товарно-матеріальних цінностей.

       Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересор­тування здійснюється тільки як виняток за той самий період, у тієї самої підзвітної особи щодо товарно-матеріальних цін­ностей, одного найменування і в однакових кількостях. Про­позиції про можливість взаємного заліку пересортування робочою інвентаризаційною комісією подають на розгляд постійно діючій центральній комісії, проте питання про це остаточно вирішує керівництво підприємства. Сумову різ­ницю, яка утворилася при взаємному заліку пересорту­вання, тобто нестачу, не перекриту лишками за вартістю цінностей, відносять на винних осіб, а якщо таких не вста­новлено, - на чистий прибуток підприємства.

       Протокол засідання постійно діючої інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства не пізніш як через 10 днів після закінчення інвентаризації. У цей самий строк вживають заходів щодо забезпечення збереження цінностей.

       Результати інвентаризації відображають в обліку у тому періоді, у якому було завершено інвентаризацію.

       Отже, інвентаризація як методичний прийом обліку і форма поточного контролю забезпечує вияв­лення і запобігання нестачам і втратам матеріаль­них цінностей і коштів, а також сприяє збереженню їх та удосконаленню обліку.