5. Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку

       Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку тривалий час була найпоширенішою. За неї на окремих ар­кушах об'єднуються бухгалтерські проводки з кожного пер­винного документа, а в тексті зазначається короткий зміст операції. Аркуші називають меморіальними ордерами, а форму бухгалтерського обліку - меморіально-ордерною.

       У процесі розвитку й удосконалення меморіально-ор­дерної форми обліку бухгалтерські проводки почали за­писувати не з кожного первинного документа, а з нагро-маджувальних або групувальних відомостей. Для деяких опе­рацій - касові, банківські, розрахункові та ін. - застосовують накопичувальні відомості по дебетових і кредитових записах і відображають в окремих меморіальних ордерах. Це значно поліпшило, спростило систему облікових записів і набагато зменшило кількість меморіальних ордерів.

       У меморіальному ордері вказують, крім змісту операції або посилання на нагромаджувальну відомість чи безпосередньо напервинний документ, також кореспон­денцію рахунків бухгалтерського обліку, номер сторінки відомості або картки, де зафіксована ця операція, грошовий вимірник операції. Ці реквізити необхідні для ведення аналі­тичного обліку та контролю проведених записів.

       Графа «Сума» поділена на дві частини. У першій за­писують окремі операції у грошовому вимірнику по кожному кореспондуючому рахунку, у другій - загальний грошовий вимірник операцій, зазначених у зведеному документі, які відображаються на дебеті одного рахунку і кредиті кількох рахунків, і навпаки.        

       Розглянутий спосіб реєстрації бухгалтерських прово­док на меморіальному ордері зручний для контролю пра­вильності записів у регістрах синтетичного та аналітичного обліку. Крім того, він дає можливість здійснювати контроль за веденням касових операцій.

Кожний меморіальний ордер реєструють у Реєст­раційному журналі, який є різновидом хроноло­гічного реєстру.

       За даними Реєстраційного журналу перевіряють записи у відомості оборотів синтетичних рахунків; обороти по дебету і кредиту, які мають бути тотожні з підсумками меморіальних ордерів за місяць. Усі записи меморіальних ордерів переносять до систематичного регістру   синтетичного   обліку,   який   називають Контрольною відомістю (Головною книгою), що ведеться за шаховою формою окремо на кожний синтетичний рахунокюю. На кожний синтетичний рахунок записують обороти меморіальних ордерів, рахунки підсумовують, визначають обороти і переносять їх до оборотної відомості синтетич­ного обліку. Якщо записи у меморіальних ордерах і Конт­рольній відомості зроблені правильно, то обороти по дебету і кредиту відомості синтетичного обліку (оборотний баланс) повинні дорівнювати підсумкам реєстраційного_журнал.

       Після того, як записи оборотної відомості синтетич­ного обліку звірені з даними аналітичного обліку, складают сальдовий бухгалтерський баланс.

       За меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку аналітичний облік на кожному рахунку ведеться окремо від синтетичного обліку. Залежно від призначення рахунку аналітичний облік може здійснюватися на аркушах, картках або у книгах (журналах).

       Записи у регістрах аналітичного обліку роблять з тих документів, на підставі яких складено меморіальні ордери (первинні документи, нагромаджувальні або групувальні відомості тощо). Підсумки аналітичного обліку завжди зві­ряють з синтетичним обліком

       Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку за структурою регістрів і послідовністю записів у них проста, тому за нею легко встановити взаємозв'язок між синтетичним і аналітичним обліком. Меморіально-ордерна форма обліку широко застосовується на малих і середніх підприємствах, її методологія покладена в основу інших форм бухгалтерського обліку, що використовуються на підприємствах різних галузей виробництва.

       Проте меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку має певні недоліки. До них слід віднести те, що облікові показники повторюються (дублюються) у різних регістрах. Так, показники нагромаджувальних і групувальних відомостей здебільшого повторно записують у картки аналітичних рахунків і оборотні відомості до них. Підсумки кожної бухгалтерської проводки, відображені у меморіальних ордерах, повторюються у контрольній відомості. Громіздкість облікових записів призводить до появи у регістрах помилок, затримки видачі інформації споживачам і складання звітності.

       Отже, недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку зумовили створення і впро­вадження більш прогресивної форми обліку - журнально-ордерної.