Практическое занятие 4

Тема. Служебная документация

Методические рекомендации по работе над темой

В процессе деятельности любого учреждения возникают документы, отражающие эту деятельность. Документ выполняет такие функции, как передача информации на расстоянии, накопление и хранение информации, доказательство, учет. Документ самым тесным образом связан со всеми формами управленческой деятельности, является средством реализации возложенных на управленческий аппарат функций. Документ – объект труда в сфере управления. Поэтому совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности управленческого труда. Работники управленческого аппарата большую часть своего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов и содержащейся в них информации. Эта работа занимает 60%, а в отдельных случаях до 80% бюджета их рабочего времени.

Вид документа должен отражать объективную действительность, поэтому первое требование к документу – правдивое, точное, достоверное освещение событий. Формулировки документа должны быть безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толкований. Одно из главных требований к любому документу – максимальная краткость при полноте информации, точность и ясность.

В зависимости от количества вопросов, отражаемых в тексте, документы делятся на простые и сложные. Простыми считаются документы, посвященные одному вопросу. Если содержание документа касается нескольких самостоятельных вопросов, такой документ считается сложным. Его обработка и исполнение вызывает ряд трудностей (при регистрации, постановке на контроль, установлении очередности решения вопросов исполнителями, помещении документа в дело и т.п.). Поэтому рекомендуется наиболее многочисленные виды служебных документов – письмо, докладные записки – составлять по одному вопросу.

В служебных документах применяется официально-деловой стиль, учитывающий, что документ – прежде всего побудитель к действию. Ясность и краткость в изложении текста достигается заменой сложных предложений простыми, исключением повторений. Каждое слово в тексте должно нести определенную смысловую нагрузку. В служебных документах предпочтительнее прямой порядок слов и предложений (подлежащее, за ним сказуемое).

Служебные документы отличаются нейтральным тоном. Переписка, как правило, ведется не от первого лица, а от третьего, и местоимения заменяются существительными (институт направляет, фирма просит). Исключение составляют распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания и др.), в которых текст излагается от первого лица, что отражает принцип единоначалия. От первого лица пишутся заявления, докладные и объяснительные записки.

Каждая новая мысль документа должна начинаться с абзаца.

Вопросы для обсуждения

1. Что такое документ и для чего он создается?

2. Что понимается под системой документации?

3. Какую роль играют документы в работе управленческого аппарата?

4. В чем особенность составления и оформления информационно-справочных документов: актов, докладных и объяснительных записок, справок?

5. Какие требования предъявляются к составлению писем, телеграмм и телефонограмм?

6. Охарактеризуйте реквизиты коммерческого письма.