29. Принципы учета конфиденциальных документов

Учет КД - это регламентация факта создания или получения документа, фиксация всех перемещений КД. Цель - обеспечение физич. сохранности, целостности, комплектности, контроля доступа и проверка реального наличия. Учет осущ. централизованно в СКДО.

Задачи учета КД: 1)фиксир факта поступления; 2)фиксирование местонахождения; 3)контроль работы по докам; 4)предупреждение утраты копии и экземпляров доков.

Угрозы при ведении учета: 1)выпадение КД из учетной системы; 2)отсутствие контроля за дв-ем КД; 3)вкл КИ в учетные формы; 4)исп-ие тех-гий, незакрепл. в нормативных и РД.

В процессе учета фиксируются следующие факты: 1)поступление пакета с КД, или незаконвертированных пакетов; 2)регистрация сведений о документе; 3)перенос инфы с бумажного носителя на машинный (если АТСЗОХ); 4)перемещение КД в процессе его жизненного цикла; 5)оформление спец подготовл. носителей; 6)перевод доков с одного учета на др; 7)регулярный контроль и удостоверение наличия, комплектности и целостности доков; 8)регистрация всех операций вторым работником службы.

Учет КД базируется на валовой нумерации всего потока доков в течение всего года.

(+): гарантированная сохранность номера, запись этого номера в карточку;

(-): отсутствие привязки к месту хранения.

Номер КД проставляется на первом листе дока и на первом листе каждого приложения, доп-но проставляется на штампе кол-во листов основного дока с указанием грифа конфиденциальности. В журналах и карточках проставляются данные о документе.

30. Виды учета конфиденциальных документов.

Учет КД - это регламентация факта создания или получения документа, фиксация всех перемещений КД. Цель - обеспечение физич. сохранности, целостности, комплектности, контроля доступа и проверка реального наличия. Учет осущ. централизованно в СКДО.

Предусмотрено 7 видов учета КД:1)пакетный учет (для пакетов, содержащих КИ); 2)учет поступления незаконвертированных доков, доков по e-mail, факсимильной и спецсвязи.3)пакетный учет доков, не имеющих грифа конфиденциальности (ценные для фирмы доки); 4)вх учет для поступивших доков; 5)исх учет для подготовленных, отправленных и внутренних доков;6)инвентарный учет; 7)номенклатурный учет дел.

В каждом виде учета след д-ия: 1)индексирование дока; 2)регистрация; 3)формир-ие справочно-информац. банка; 4)контроль правильности регистрации.

Учет ведется в учетных формах: карточки и журналы. Вносимые в них сведения делятся на постоянные (фиксирован: автор, дата, индекс, тема, кол-во листов) и переменные (сведения о движение и местонах-нии дока, ФИО исполнителя, дата передачи и др)

Автоматизированный учет КД включает: 1)ввод в систему исходных сведений о доках и формир-ие эл журнала или картотеки; 2)контроль правильности внесения записей; 3)распечатка на бумажном носителе записей по каждому доку и по всем докам за раб день для формир-ия традиц. журнала; 4)распечатка, еси нужна учетная форма выдачи доков.

Учетный и справочный банк данных по КД вкл: 1)справочная картотека на неисполненные доки по исполнителям; 2)вкладка с разделами не- и исполненных доков по учетным номерам; 3)контрольная картотека в к-ой экземпляры карточек располаг-ся по срокам исполнения; 4)справочная картотека на исполненные доки по корреспондентам.