41. Этапы контроля конфиденциальных документов (1,2-ой).

Цели контроля: Проверка и регулирование исполнения документов. Ответственность несут исполнители и руководители.

Сущ-ет 4 этапа контроля КД: 1)постановка; 2)ведение; 3)снятие контроля; 4)анализ исполнительной дисциплины.

1 этап - постановка на контроль.

Процедуры: Выявление документов, требующих контроля. Внесение сведений в картотеку. На документ готовится контрольная карточка. Заполняется карточка аналогично учетной. Далее всё размещается в контрольную картотеку, в кот. 33 ячейки: 31-дней в мес, 1-для неисполненных, 1-для след. Мес. Внутри этих ячеек раскладываются по датам. Карточки – строго конфид. Картотека может быть традиционной и электронной

2 этап – ведение контроля.

Процедуры: Внесение в карточку отметок. Составление сигнальных перечней на док-х.

Исполнители вносят сведения о выполнении работы, изменение срока исполнения. Контроль сначала каждый год, в последний год - каждый месяц, в последний месяц - каждые 10 дней, далее за 10 дней, 5 дней, 2 дня.

42. Этапы контроля конфиденциальных документов (3,4-ый )

Цели контроля: Проверка и регулирование исполнения документов. Ответственность несут исполнители и руководители.

Сущ-ет 4 этапа контроля КД: 1)постановка; 2)ведение; 3)снятие контроля; 4)анализ исполнительной дисциплины.

3 этап – Этап снятие документа с контроля:

Процедуры: 1) принятие руководителем решения о снятии с контроля; 2)внесение отметки в учетную карточку 3) перестановка карточки из контрольной картотеки в справочную.

Если несколько заданий, то док сним-ся с контроля только после выполнения всех заданий.

4 Этап - Анализ исполнительской дисциплины:

Процедуры: 1)составление перечней док-в по рез-м контроля. 2) передача док-в руководителю. 3)выработка соответствующих мер.

При ведении традиционной картотеки приводится справка, которая включает:1)перечень док-в, 2)сроки исполнения, 3)фамилия И.О. исполнителя,4)выполнено/не выполнено, 5)причины невыполнения.

В автоматизированной системе контроля готовятся списки заданий: 1)подлежащих предупредительному контролю; 2)подлежащих промежуточному контролю; 3)не исполненных в срок по руководителю; 4)не исполненных в срок по структурным подразделениям с указанием исполнителя; 5) список исполненных заданий.

43. Порядок работы персонала с кд.

Сотрудники обязаны:1) знакомиться только с теми КД, к которым у них есть допуск; 2)сотрудники обязаны вести внутреннюю опись док-ов. 3)по окончании раб дня (отпуск, увольнение) сдавать док-ты в службу СКДО; 4)немедленно сообщать о наличии лишних листов или отсутствии нужных (утрата документов); 5)предъявлять все доки по первому требовании сотрудника СКДО;

Работник имеет право работать с конф.док-ми на рабочем месте, соответствующем требованиям: 1)постоянное рабочее место 2)металлический шкаф 3)кейс для переноса 4)личная номерная печать. Стол располагается так, чтобы экран компьютера не был виден из окна, сотрудникам, со стороны двери. Нельзя хранить документы на рабочих столах, в ящиках. Кейс должен опечатываться. Для каждого комплекта ключей есть пенал с закрывающейся крышкой и он опечатывается. Запрещается вести картотеки на рабочих местах. У исполнителей папки, в кот.хранятся док-ты должны быть разного цвета

Персоналу запрещается: 1)использовать конф.сведения в публикациях, докладах, переписке без разрешения руководителя 2)вести переговоры в невыделенных помещениях; 3)обсуждать конф.сведения в общ.транспорте 4)переписывать сведения из доков в личные книжки, дневники; 5) пользоваться различными техническими средствами; 6)выносить из здания любые док-ты без письменного разрешения 7)оставлять на рабочем столе работающий комп и док-ты 8)разглашать сведения об имеющихся док-х, месте хранения, о личных идентифицирующих кодах и паролях

В конце рабочего дня вся инф-я переносится с жесткого диска на гибкие носители. В конце рабочего дня ПК отключается, блокируется, в помещении отключается электроэнергия, опечатывается дверь. Уборка помещения производится в присутствии ответственного лица.