36. Инвентарный учет носителей. Процедуры оформления и учета носителей.

Цель учета носителей - контроль за инфой во всех черновых вариантах, редакциях, записях. На чистом носителе проставляется гриф огр доступа будущего дока.

Учитываемые носители: 1)для txt доков – спец блокноты, рабочие тетради; 2)для чертежно-графических носителей – пронумерованные листы ватмана, кальки, бумаги; 3)для машиночитаемых доков - маркированные и пронумерованные магн ленты, диски, дискеты.

Учет носителей включает: 1)присвоение носителю учетного № и вкл-ие в справочно-информационный банк; 2)документирование перемещения носителя между сотрудниками; 3)контроль своевременного уничтожения носителей.

Этапы учета носителей: 1)первичное оформление носителя; 2)учет с нанесением инвентарного №; 3)выдача учтенного носителя исполнителю; 4)прием от исполнителя носителя инфы; 5)выявление факта утраты носителя или его частей; 6)обнаружение факта подмены носителя; 7)обнаружение факта случайной или умышленной порчи носителя.

Бумажные носители текстовой и тех инфы ставятся на инвентарный учет. В ком фирме учет носителей (черновики и т.п.) осуществляется на уровне руководителя. Исполнители работают с неучитываемыми носителями (черновики), представл собой тетр и блокноты с пронумер-ыми стр с росписью исполнителя каждого листа. В гос структурах учит-ся все носители на ур-ях руководства и исполнителей.Магн носители подлежат инвентарному учету и маркировке. Маркировка: на носитель наносится инвентарный №, дата, наимен-е структурного подразделения, фамилия исполнителя.

33. Этапы подготовки конфиденциальных документов.

Подготовка КД включает 6 этапов:

1)Установление грифа конфиденциальности сведений, вкл-х в подготавливаемый док. Гриф ограничения доступа - реквизит дока, пишется в верхнем правом углу полностью без сокращения. При присвоении грифа учитывается: 1)перечень конфиденциальных сведений организации; 2)требования заказчиков; 3)перечень КД.

2)Оформление, учет носителя. Цель учета носителей - контроль за инфой во всех черновых вариантах, редакциях, записях. На чистом носителе проставляется гриф ограничения доступа будущего дока. Учитываемые носители: 1)для txt доков – спец. блокноты, раб тетради; 2)для чертежно-графических носителей – пронумерованные листы ватмана, кальки, бумаги; 3)для машиночитаемых доков - маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты.

3)Составление вариантов и черновика текста. Особо ценные доки составляются на уровне руководства, текст дока составляется на предварительно учтенном носителе.

4)Учет подготовленного черновика и 5) изготовление проекта дока выполняются параллельно. КД изготавливается только с письменной санкции руководителя, после подписания документа на него заводится учетная карточка с следующими зонами: 1)зона исходных сведений (учетный №, гриф, № носителя с которого печатается КД, дата, вид, тема); 2)зона рабочих сведений (роспись за уничтожение черновика, дата выдачи); 3)зона отметок об отправлении и возврате документа; 4)зона отметок о пердачи на лругие участки СКДО; 5)зона отметок о подшивании доков в дело; 6)зона отметок об уничтожении дока.

6)Издание КД. Изг-ние осущ в спец помещ-и, на сертифиц. ПК или печатных машинах. Все эти ср-ва нах-ся под контролем, при изготовлении не использ. новые (незатертые) красящие лента и копирки. Доки не должны изг-ся под диктовку и запис-ся на дикто.

Требования при составлении КД: 1)минимально необходимый объем КИ; 2)один документ – один вопрос; 3)если документ внутренний и многоадресный, то в полном объеме в подразделении его не получают – каждому выписку по его вопросу; 4)КИ должна концентрироваться в конкретном месте; 5)в черновиках следует воздержаться от конкретных цифр и данных; 6)нельзя включать сведения, составляющие интеллектуальную собственность; 7)при необходимости допускается шифрование.

Угрозы КИ в процессе подготовки: 1)документирование на случайном носителе; 2) необоснованная подготовка к изданию; 3)случайное или умышленное занижение грифа; 4)включение в документ избыточных сведений; 5)утечка по техническим каналам; 6)нарушение персоналом требований.