19. Общая технология работы с документами в организации

Экспедиционная обработка документов.

Док дост-ся курьером, по почте, телеграммой, спец. службой доставки. Приним-ся ответств. должностным лицом, к-ое проверяет правильность адресата доставки (иначе отсылает по обратно), целостность упаковки (иначе составл. акт), регает факт поступления в журнале вх. корреспонденции, вскрывает и проставл рег штамп (№, дата, роспись) на полученные доки.

Упаковка уничтожается (исключая случаи когда на документах нет реквизитов отправителя, тогда конверт прикал-ся к ним и на него проставляется регистрац. штамп). Корреспонденция с пометкой "Лично" и доки на машинных носителях – не вскрывается.

Предварительное рассмотрение документов в СДОУ.

Этим занимается опытный сотрудник, знающий структуру предприятия и функции подразделений. Если документы содержат вопросы, которые не входят в компетенцию организации, то составляется сопроводительное письмо и отправляется обратно.

Доки разделяются на два потока: руководителям и исполнителям. Руководители всегда получают письма из органов власти, вышестоящих организаций, жалобы на подчиненных.

Регистрация документов.

Это внесение сведений о доке в информационно-поисковую систему. Если объем <600 доков в год – в журнале, иначе – в картотеке. Регистрационная карточка (формат А5, А6) хранится в справочной и контр картотеке, заполняется от руки или машинописно (индекс, дата, корреспондент, тема, резолюция, кому передан для исполнения).

Движение документа внутри организации.

Движение д.б. рациональным (по разработанным технологическим картам) и централизованным (все через СДОУ, отметка в ИПС). Рук получает док от работника СДОУ, работает с ним в течении указанного времени (или передает исполнителю) и возвращает обратно в СДОУ. Если несколько получателей одного экземпляра – знакомятся по графику. СДОУ контр-ет этапы исполнения и участвует в подготовке ответного дока.

Обработка исполненных и отправляемых документов.

Для отправки СДОУ принимает правильно оформленные, подписанные и зарегистрированные доки. Если отправляемый док – ответ, то копия подшивается. В СДОУ все упак-ся (если машинный носитель, то специальная упаковка), проставляются выходные реквизиты и сдается на почту или курьеру.

Исполнение документов.

Исполнитель получает док в день регистрации дока или на след день от рука подразделения. Если решение можно принять без дока, то сообщается по телу (делается отметка). Если нужен док, то исполнитель готовит проект дока (на раб месте), согласовывает его с руководителем, оформляет его со всеми реквизитами и отправляет (через СДОУ). Контроль срока исполнения и работы с доком.

20. Задачи анализа структуры документооборота.

Анализ проводится для составления специальных технологических схем движения документов, обеспечивающих порядок движения и сроки исполнения.

Предварит классифицируются док/потоки: 1)доки внутренние, входящ, исходящ; 2)направляемые руководителю и исполнит-ю 3)контролир, неконтролируемые 4)регистрируемые, нерегестрир.

Для анализа каждого ДП оцениваются: 1)его содержание – состав доков, входящих в него и состав инфы, входящих в доки; 2)структура ДП опред-ся функционально-целевым назначением доков; 3)режим ДП – изменение во времени информ нагрузки; 4)направление ДП зависит от доков (не/регистрируемые, не/контролируемые, с/без согласованием и др.) 5) объем- физич кол-во доков, копий, подлинников.

Общий ДО имеет: пост. составляющую (постоянно и периодич. поступающие доки – бух. документация, статистика, кадровая, периодика, реклама) и перемен составляющую (поступление носит вероятн. хар-ер - приказы, указы, письма, распоряжения и др.).

В СДОУ не регистрируются: 1)постоянная составляющая общего ДО; 2)поздравит. письма и телеграммы; 3)письма с пометкой "Лично".

По рез-ам анализа ДО и ДП составляются маршрутно-технолог карты и графич. оперограммы, позволяющие наглядно отобразить и рационализировать деятельность ДО.

21. Методы учета и сокращения документооборота.

Объем документа возрастает. На это сущ.объективные и субъективные причины. Объективные: 1.создание новых подразделений.2.Рост кол-ва инфор-х изданий.3.внедрение технических средств в управленческ.труд.4.св-ва инфы увеличивается со временем.5.недостаточно проработанные законодательные базы. 6.подмена реального дела бумаготворчеством. Субъективные:…

Задача предп.:снизить расход бумаги и кол.док.

Подсчет док.проводится на уровне министерств или на уровне каждого подразделения.Считают в местах их регистрации по регистрац.формам;нерегистр.доки в местах хранения при полистном просмотре.Считается кол.копий в зарегистриров.журнале;тиражи док-вв спец журнале;блоки док-в.отдельно учитывается доки на машинных носителях;объем научно-справочного аппарата СДОУ.Объем док-в позволяет опрделить штат службы.Объем док-в отправляемых на архив определяет площдь архива.

Мероприятия по учету и сокращению док/оборота проводятся ежегодно СДОУ для того, чтобы опр-ть штатную численность службы и спланировать приобретение тех средств.

Учет определяет: кол-во размноженных документов (по журналам тиражирования), число печатных документов, количество документов с различными сроками хранения. При подсчете считают все копии документов, учет ведется в местах регистрации по регистрационным формам, нерегистрируемые документы – по местам хранения.

Методы сокращения ДО: 1)сокращение кол-ва создаваемых доков (упорядочивание док/образования и повышение качества самих доков); 2)сокращение расхода бумаги (уменьшение формата, создание эффективных поисковых систем).