51. Формирование конфиденциальных дел .

Дела с КД всегда формир-ся централизованно в СКДО.

Дело формир-ся исходя из след рекомендаций: 1)доки должны иметь примерно одинак срок конфиденциальности; 2)рекомендуется вводить 2 дела с одинак заголовками: открытое и конфид-ое; 3)номенклатура дел обязательно должна иметь гриф конфиденциальности.

Все дела хранятся в службе КД в металлическом шкафу, на внутренней стороне двери – опись с указанием особенностей расположения. Магне носители оформ-ся аналогично делу и хранятся в футлярах в шкафах. Угрозы докам: 1)получение сотрудником б. объема доков; 2)утрата; 3)ошибочная выдача дела сотруднику, которые не имеет права доступа к нему.

Процедура формирования дел делится на 4 этапа:

1)Оформление дела при заведении - Этапы: 1)оформляется обложка дела 2)оформл. списка сотрудников, допущ к делу 3)оформл. карточки учета, выдачи дела 4)подшивка чистых бланков в описи док-тов 5)на обложке пишется дата поступления дела.

Внутренняя опись содержит: учетный номер док-та, гриф конф, дата подписания, кратк. содерж, номера листов в деле.

2)Ведение дела . Устан срок конф, нумер листы простым карандашом в верхнем правом углу, вносятся изменения в реквизиты обложки, шнуровка листов, отметка в учетной карточке док-та.

В одно дело конф и откр док-ты подшивать нельзя. Ошибки в нумерации листов оговариваются в описи док-та.

3)Этап закрытия дела. Во внутр описи сост-ся итоговая запись. Последним подшивается лист-заверитель. На обложке дела указ итоговые сведения, пишется инф-ция о закрытии дела, делается отметка в номенклатуре, все передается на хранение.

4)Выдача дел для работы сотрудникам. Только с учетом записи в карточке разрешений. При возврате – проверка дела, дело выдается на один день. Если срок конф. закончился, то д. изымается из дела, стр не перенумеровываются, просто делается отметка во внутр описи д.

55. Эл док/оборот. Основные понятия. Назначение. Задачи. Сфера применения.

Документ – неструктурированный набор инф-ии.

Эл.документ- док-т в виде файла на любых носителях.

Оригинал (бумажный док) – док на бумажном носителе, заполненный текстово-графич. информацией с одной или 2-х сторон.

Незащищ.объекты – неэл.док-ты, не хранящиеся в сети

Атрибут дока – описательная или служеб инфа о доке (текстово-графич. значение огранич. длины: название, автор, дата).

Карточка документа – набор атрибутов.

Версия дока – новый док под тем же именем, сдаваемый или редактируемый

Маршрутизация дока – пересылка док-в адресатам с заданием маршрута.

Факсимилия – графический образ бумажного док-та

Источники документа в системе эл.документооборота:

- эл.док-т

- входящ.бум.док-т

- входящ.эл.док-т

Типы доков:

- любые бумажные док-ты формата А4

- все спец.бланки

- файлы любых текстовых редакторов и электронных таблиц

56. Цели автоматизации док/оборота. Технологии автоматизации док/оборота.

Автоматизация док/оборота – комплексная автоматизация задач разработки, согласования, хранения, распространение, поиска архивного хранения.

Цель: 1)повышение качества работы с док-ми 2) переход от бумажного документооборота к безбумажной технологии 3) сокращение срока прохождения и исполнения документов 4)централизованное хранение всех документов 5)единый порядок работы с документами во всех подразделениях

Тех-гии определяются фазами жизни неструктурированной инфы: 1)ввод данных2)хране и поиск файлов 3)коллективная работа с док-ми 4)вывод инф-ии.

Тех-гии: 1)тех-гия обработки изображений доков (Imaging system). Предназначен для ввода, обработки и хранения графических изображений документов.

Задача такой системы:

- сканирование

- классификация док-в

- опр-ие маршрута передачи

- передача по сети для просмотра

- печать

2)технология оптического распознавания символов.

Задача: -перевод бумажных док-в в электр.форму. В рез-те, копия (электр.) печатного док-та, копия док-та пришедшего по факсу.

Ф-ии:

- получение изображения док-та с помощью сканирующего устройства.

Все системы делятся на 2 группы:-обучаемые системы-интеллектуальные системы

Проблемы при 1 и 2 технологии:

-невысокая точность, поэтому проводится анализ текста (частота символов, нехарактерные для данного языка сочетание символов)

3)технология резервного хранения и копирования

4)технология управления док-ми (Document Management System (DMS)) Для авторизации и хранения поиска, управления док-ми, в том числе изображениями док-в.

Ф-ии: - индексирование док-в- полнотекстовый поиск- управление конфигурацией док-та

- организация доступа к док-ту- многоуровневая защита- контроль версии

5) Технология автоматизации деловых процедур.позв осущ комплексную работу над делами.:

- Жесткая маршрутизации док-в при движении по рабочим местам

- Гибкая маршрутизация с пошаговой оценкой

- Определяет права пользователя в каждой точке маршрута

6) Технология разработки ПО для рабочих групп.

- Исп-ся в организациях, где ведется постоянный обмен док-ми, обеспечивается совместное использование и просмотр

- Автоматизация всех операций с док-ми

Обязат.д/б электронная почта, видеосовещания, видеоконференции, совместное исп-ие документа.

7) Технология вывода инф-ии

- Печать док-та

- Публикации

- рассылка док-в