38. Этап издания конфиденциальных документов

Подготовка КД включает 6 этапов: 1)Установление грифа конфиденциальности сведений, включаемых в подготавливаемый документ; 2)Оформление, учет носителя; 3)Составление вариантов и черновика текста; 4)Учет подготовленного черновика; 5)Изготовление проекта документа; 5)Издание КД.

Изготовление – перепечатывание черновика и создание оригинала. Изготовление осущ. в спец. помещении СКДО, на сертифиц. ПК или печатных машинах. Все эти ср-ва нах-ся под присмотром и контролем, при изготовлении не исп-ся новые (незатертые) красящие лента и копирки. Доки не должны изг-ся под диктовку и записываться на диктофон.

В процессе изготовления и издания необходимо: 1)исключить НС изготовление и издание КД; 2)подготовку и изготовление КД в спец выделенном помещении на сертифиц ср-ах офисной техники; 3)оперативные контроль наличия и целостности КД;

При полном перепечатывании дока ему присваивается новый №. Если перепечатываются отдельные листы, то номер не меняется.

Испорченные листы не выбрас-ся в корзину, а delete согласно установл инструкции.

На последнем листе экземпляра проставляются: учетный №, гриф, ФИО исполнителя, ФИО печатающего (работник СКДО), кол-во подготовл-х экземпляров, куда направлены

Процедура издания включает: 1)корректировку текста; 2)внутреннее согласование (визирование); 3)внешнее согласование; 4)подписание руководителем.

39. Технология контроля исполнения документов. Основные задачи контроля.

Задачи контроля: 1)зафиксировать все поставленные на контроль документы; 2)формирование справочно-информационного банка по контролир.докам; 3)корректировка инфы при изменении сроков; 4)ведение соответствующих карточек.

Контроль исполнения м.б.: 1)предупредительный – в течение всего срока исполнения напоминание о приближении срока; 2)последующий – проводится периодически по структурным подразделениям и исполнителям.

На контроль ставятся доки: 1)требующ принятия решения; 2)требующ ответного дока; 3)требующие внесения изменений в нормат документацию; 4)поручения вышестоящих орг-ций; 5)распорядительные доки данной фирмы; 6)плановые, графики работ.

Сроки контроля: 1)типовые, если вошел в перечень (10-15 дней); 2)индивидуальные – определяет руководитель в своей резолюции, но он не должен быть больше типового срока.

If есть контроль, то доп-но ввод-ся учетная карточка, где отражается движение дока. Из карточек по контролю формир-ся спец контр карточки по срокам исполнения. If сроки нарушены, то принимаются меры. После исполнения на лиц стороне первого листа внизу справа ставится отметка об исполнении. Док снимается с контроля тем, кем был поставлен.

40. Технология контроля исполнения кд. Виды контроля.

Цели контроля:проверка и регулирование исполнения дока,анализ.контроль самого факта исполнения и срока исполнения.

Контроль исполнения делится на 2 группы: 1)контроль по его основным ? (осущ. 1-ый рук, его замы, руки подразделений); 2)контроль сроков исполнения (работниками, к-ые формируют справочный банк, корректируют его и фиксируют факт не- и исполнения, проводят анализ по подразделениям).

Контроль исполнения м.б.: 1)предупредительный – в течение всего срока исполнения напоминание о приближении срока; 2)последующий – проводится периодически по структурным подразделениям и исполнителям.

Для проведения контроля готовится перечень доков, подлежащих контролю. На контроль ставятся доки: 1)требующ принятия решения; 2)требующ ответного дока; 3)требующие внесения изменений в нормат документацию; 4)поручения вышестоящих орг-ций; 5)распорядительные доки данной фирмы; 6)плановые, графики работ.

Сроки контроля: 1)типовые, если вошел в перечень (10-15 дней); 2)индивидуальные – определяет руководитель в своей резолюции, но он не должен быть больше типового срока.

If есть контроль, то доп-но ввод-ся учетная карточка, где отражается движение дока. Из карточек по контролю формир-ся спец контр карточки по срокам исполнения. If сроки нарушены, то принимаются меры. После исполнения на лиц стороне первого листа внизу справа ставится отметка об исполнении. Док снимается с контроля тем, кем был поставлен.