Складання номенклатури та формування справ

Класифікація документів - це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки (табл. 20).

Таблиця 20

Номенклатура справ менеджера [7, c. 164]

Перелік справ	Термін зберігання
1. Закони України, нормативно-законодавчі акти	Постійно
2. Накази, розпорядження, вказівки	Постійно
3. Устав підприємства, положення про підприємство, колективний договір	Постійно
4. Функціональні положення працівників підприємства	Постійно
5. Бізнес-плани	5 років
6. Господарські, фінансові договори	До виконання договору
7. Матеріали ревізій, інвентаризації, перевірок, зведень, акти, санкції органів держконтролю й документи, що фіксують прийняті заходи для них	5 років
8. Поточна документація	3 роки
9. Положення по оплаті праці працівників	До 2 років
10. Плани роботи керівників підрозділів, головних фахівців	Рік
11. Журнал прийому відвідувачів	Рік
12. Наукові розробки, раціоналізаторські пропозиції, авторські посвідчення	Постійно
13. Звітна документація	До 5 років

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Завдання і приклади їх виконання

Завдання 1. Скласти можливу номенклатуру справ менеджера з персоналу за рік його опрацювання.

Завдання 2. Скласти протокол намірів або розбіжностей щодо майбутніх ділових відношень.

Завдання 3. Скласти примірний контракт із працівником на піврічний термін.

Завдання 4. Скласти доповідну записку директору про необхідність дострокового звільнення робітника.

Завдання 5. Скласти наказ щодо відрядження працівника до Києву.

Завдання 6. Скласти наказ про створення філії підприємства.

Завдання 7. Скласти протокол наради щодо розподілу повноважень серед керівництва підприємства.

Завдання 8. Скласти листа до партнера із діловими пропозиціями.

Приклади стосовно складу ділових документів

Приклад 1. Доповідна, пояснювальна, службова записки

Генеральному директору АТ' «Абсолют»

Калашникову В. С

комерційного директора

Гнатюка І. Ф.

Доповідна записка

Згідно з розпорядженням № 21 від 10.04.2010 мене було відправлено у відрядження до міста Вінниця для укладання договору з Державним підприємством «Меридіан» про оренду приміщення.

Доручення виконав. Договір на оренду приміщення (150 м ) додається.

Додаток: договір № 37/56 від 15.04.2010.

18 квітня 2010року (підпис) І.Ф. Гнатюк

Генеральному директору ТОВ "Любава"

Купріну І. С

головного бухгалтера

Зав'ялової О.П.