Глосарій

Автоматизоване робоче місце (АРМ) працівника кадрової служби - сукупність організаційно-програмних технічних ресурсів, що забезпечують фахівцеві з персоналу збір і систематизацію персональних даних, автоматизацію управлінських функцій в області менеджменту персоналу.

Акт - це документ, що складається декількома особами й затверджує встановлені факти. Реквізити акту: назва виду документа, дата, індекс, місце складання або видання, заголовок до тексту, текст, оцінка об наявність доповнень, підпис, гриф твердження.

Аналіз роботи - це процедура, за допомогою якої визначаються обов'язки й характер робіт, а також тип людей (у термінах знань і вмінь), яких варто найняти. Аналіз дозволяє одержати дані про вимоги до роботи, які потім використаються при створенні опису роботи (у чому полягає робота) і специфікації роботи (яких людей на неї наймати).

Бесіда - вербальне цілеспрямоване спілкування.

Вертикальний розподіл праці - поділ праці за рівнями: менеджери вищого, середнього й низового рівнів.

Відповідальність - необхідність, обов'язок віддавати кому-небудь звіт у своїх діях, учинках. Відповідальність може бути офіційна й особиста (почуття відповідальності як риса характеру).

Вигоряння менеджера – психоемоційне виснаження фахівця, що визвано постійними стресами, при якому виснажуються психологічні, емоційні, енергетичні ресурси професіонала, який працює з персоналом. Професійне вигоряння в'являє себе через психічну та фізичну втому людини, відношення якої до людей стає досить холодним та байдужим, - також з'являються ознаки подразнення, відчутні як підлеглими, так й партнерами (за Г. Фройденбергом, "згоряння" – це виснаження фізичних і розумових ресурсів, викликаного надмірним прагненням досягти деякої нереальної мети, пов'язаної з роботою).

Вказівки - це правові акти керівних органів державного керування переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій і інших актів цих або вищих органів керування.

Влада - можливість і здатність здійснювати свою волю, впливати на діяльність і поводження інших людей навіть всупереч опору. Суть влади не залежить від її основи. Здатність і можливість досягати своїх цілей може базуватися на різних методах: демократичному й авторитарному, чесному й нечесних, насильстві й мести, обмані, провокаціях, вимаганні, стимулюванні, обіцянках і т.п.

Влада керівника - концентроване відбиття в рішеннях керівника й у свідомості підлеглих потенціалу, що примушує, що несуть у собі надані йому правові повноваження.

Внутрішні змінні - частини самої організації, ситуаційні фактори усередині її, склад і взаємозв'язки. Основні внутрішні змінні організації (за М. X. Месконом) - це мети, структура, завдання, технологія й люди.

Горизонтальний розподіл праці в керуванні - поділ праці менеджерів за функціями. Глибокий горизонтальний поділ праці менеджерів припускає їхню спеціалізацію за ключовими сферами діяльності, що утворить підсистеми підприємства.

Делегування – це процес передачі обов’язків і повноважень від вищого рівня управління до нижчого. В результаті делегування здійснюється розподіл праці у системі управління, за кожним працівником закріплюється конкретна робота і визначається її зміст.

Делегування повноважень означає передачу підлеглим тих прав, які їм необхідні для прийняття рішень у процесі виконання конкретної роботи.

Ділова бесіда - процес спілкування з використанням вербального й невербального зв'язків, спрямований на рішення питань виробничої діяльності.

Ділова етика - сукупність етичних принципів і норм, якими повинна керуватися діяльність організацій і їхніх членів у сфері керування й підприємництва.

Ділова нарада – це один із видів роботи менеджера, важливий фактор організації роботи усього апарату управління підприємством. Вона необхідні для прискорення процесу прийняття управлінських рішень.

Ділова оцінка персоналу - цілеспрямований процес установлення відповідності якісних характеристик персоналу (здатностей, мотивацій і властивостей) вимогам посади або робітника місця.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт по оформленню, виготовленню документів, опрацювання вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

Діловий протокол - сукупність загальноприйнятих формальностей, традицій, умовностей при офіційному спілкуванні у суспільстві.

Довідка - це документ інформаційного характеру, що складається за вказівкою вищого органа або керуючого, - він свідчить про факти з життя й діяльності окремих громадян, або про різні обставини й факти з діяльності підприємств, установ, організацій. Реквізити довідки: назва виду документа, дата, місце складання або видання, заголовок до тексту, адресат, текст, доповнення, підпис.

Довідково-інформаційні документи (акт, протокол, довідка, доповідна записка, пояснювальна записка, службовий лист, телеграма, телефонограма, договір і ін.) - це документи з більшої частини документообігу підприємств за різними сторонами їхньої діяльності.

Договір (контракт) - це документ, що фіксує згоду сторін про встановлення або припинення яких-небудь відносин і регулює ці відносини. Контракти (договори) є найважливішими доказами в арбітражному суді у випадку виникнення спорів й розбіжностей.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Документообіг – рух документів на підприємстві з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.

Документування - це процес створення документів. Документування включає операції: підготовка, складання, узгодження, оформлення та виготовлення документів.

Доповідна записка - це документ, що адресується менеджерові й містить детальний виклад якого-небудь питання з висновками й пропозиціями укладача.

Доручення - письмове повноваження, за яким організація або особа надає право іншій особі від його імені здійснювати які-небудь юридичні дії.

Елементи організаційної культури - частини, що становлять культуру конкретної організації, а саме: ціль, програма, клієнти й партнери, специфіка діяльності, особливості персоналу, правила й норми поводження співробітників в організації й зовні.

Ефективність праці менеджменту персоналу - міра відповідності витрат і результатів праці працівників служб і підрозділів, на яких покладене виконання функцій керування за умови рішення поставлених перед ними завдань і досягнення цілей діяльності підприємства (організації).

Життєвий цикл організації - завершена послідовність етапів у розвитку організації.

Завдання - робота або її частина, що повинна бути виконана певним способом у певний строк. Завдання можна класифікувати як роботу із предметами, людьми й інформацією.

Засоби організації і праці менеджера – це сукупність організаційної техніки для отримання, фіксації, передачі, копіювання, розмноження, обробки інформації, яка необхідна для управління підприємством.

Зовнішнє середовище непрямого впливу - такі значимі фактори, як стан економіки, політична обстановка, розвиток науки й техніки, соціокультурні елементи.

Зовнішнє середовище прямого впливу - фактори, що безпосередньо впливають на діяльність організації: споживачі, конкуренти, урядові заклади, постачальники, фінансові організації й джерела трудових ресурсів.

Інноваційний потенціал працівника - здатність до сприйняття нової інформації, збільшенню своїх професійних знань, висуванню нових конкурентоспроможних ідей, знаходженню рішень нестандартних і нових методів рішення стандартних завдань.

Керування ризиками - система стратегій, методів і прийомів для зменшення можливих негативних наслідків на результати діяльності організації при прийнятті помилкових рішень.

Класифікація документів - це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Колективний договір - правовий акт, що регулює соціально-трудові відносини в організації й містить працівниках і керівником в особі їхніх представників.

Комунікація - процес передачі повідомлення від джерела до одержувача з метою зміни поводження останнього або обміну інформацією між сторонами.

Комунікаційний процес - процес, за яким керівники розвивають систему надання інформації й передачі відомостей великій кількості людей усередині організації й окремих індивідуумів і інститутам за її межами.

Компетенція - це особистісна здатність фахівця (співробітника) вирішувати певний клас професійних завдань. У керуванні персоналом частіше під компетенцією розуміють формально описані вимоги до професійних й ділових якостей особистості.

Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Процес контролю складається з установки стандартів, зміни фактично досягнутих результатів і проведення коректувань у тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від установлених стандартів.

Критерії оцінки діяльності фахівців - це система показників, що визначають ефективність їхньої роботи

Культура особистості розглядає підприємство як засіб задоволення інтересів особистостей працівників і як ресурс, що дозволяє розвивати їхньої здатності або здобувати матеріальну вигоду.

Культура праці – система вироблених механізмів (також вміння їхньої актуалізації), завдяки яким стимулюється, програмується й реалізується діяльність суб'єктів праці.

Культура праці фахівців - це плановість, системність і послідовність у роботі, уміння відокремити головне від другорядного, рівень трудової напруженості, установлення ділових і тактовних відносин.

Культура ролі розглядає підприємство як набір взаємозалежних ролей, реалізованих співробітниками, а комунікації формалізовані у вигляді систем і процедур, як по вертикалі, так і по горизонталі.

Лідер колективу - людина, яка ефективно здійснює процес формального або неформального керівництва колективом.

Лідерство – це здатність використовувати людські та інші ресурси для отримання результату. Джерелом лідерства є особливий вплив та влада над людьми.

Менеджер – це організатор роботи тієї чи іншої системи. В процесі організації праці менеджер виконує такі функції: прогнозування, організація, планування і регулювання. Чим вище рівень менеджера, тим більше значення має функція загального керівництва.

Мета менеджера полягає у тому, щоб вивільнити енергію підлеглих і спрямувати її на досягнення мети організації.

Мотивація праці - внутрішній процес свідомого вибору працівником того або іншого типу поводження, обумовленого комплексним впливом зовнішніх (стимулів) і внутрішніх (мотивів) факторів.

Наказ - це правовий акт для виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів й інструкцій вищих органів.

Нарада - управлінська процедура рішення термінових питань і розробки необхідних заходів.

Невідпрацьований час включає в себе не використаний з поважних причин (хвороба) та не використаний без поважних причин, втрачений робочий час (прогул, простій).

Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Норма керованості - регламентована чисельність працівників, який у даних конкретних умовах може керувати одна людина. Об’єктом праці менеджера є персонал керованої системи відносин, які складаються в ньому в процесі виконання певних функцій.

Нормативно-методичне забезпечення системи менеджменту персоналу - сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядницького, технічного, нормативно-технічного, техніко-економічного й економічного характеру, а також нормативно-довідкові матеріали, що встановлюють норми, правила, вимоги, методи й інші дані, використовувані при рішенні завдань організації праці й керування персоналом і затверджені у встановленому порядку відповідним компетентним органом або керівництвом організації.

Організаційна культура - інтегральна характеристика організації (її цінностей, зразків поведінки, способів оцінки результатів діяльності), дана в мові певної типології. Організаційна культура відображає систему взаємин співробітників усього персоналу підприємства між собою або між окремими його групами на основі положень кодексу етики: правил задекларованих або ж прийнятих в усній формі.

Організаційна техніка – це сукупність технічних засобів, які механізують допоміжні операції і дії в управлінській праці.

Організація праці менеджера – це процес підготовки і здійснення відповідних заходів, спрямованих на досягнення поставленої перед організацією мети.

Оригінал - документ, створений особисто або колективом авторів. уважається справжнім. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) екземпляр документа, що володіє юридичною чинністю.

Основні ролі менеджера - залежно від займаної посади й покладених обов'язків менеджер виступає в наступних ролях: роль прийняття рішень, інформаційну й формування відносин.

Персональна культури керівника – особистісні й професійні складові менеджера за його власними спроможностями, тобто: 1) особиста культура (рівень кваліфікації, етичне виховання, зовнішній вигляд, форма звертання до підлеглих) і 2) раціональний розподіл його робочого часу.

Планування робочого часу - регламентована часом послідовність щоденних завдань.

Положення про персонал - відбиває питання професійного й соціального розвитку трудового колективу, його взаємин з адміністрацією, у тому числі гарантованості зайнятості персоналу й ін.

Посада - первинна структурна одиниця в організації, установі, апарату керування, на яку покладений установлений відповідними нормативними актами коло службових обов'язків і прав.

Посадова інструкція - організаційно-розпорядчий документ, що регламентує роботу виконавця і визначає його компетенцію; її наявність - необхідна передумова раціональної організації праці. Посадова інструкція - це додаток до цілісної системи нормативних документів, які повинні охоплювати й регламентувати роботу всього підрозділу.

Потенціал фахівця - індивідуальні, професійні здатності фахівця, що дозволяють йому в певний робочий час реалізувати свої знання й досвід за допомогою відповідних поведінкових програм у результатах праці, що не нижче відповідають кваліфікаційним вимогам.

Правила – це службові документи, які регламентують певний порядок дій посадових осіб. Реквізити правил: гриф твердження, вид документа (правила), заголовок (короткий зміст призначення правила), дата й номер, текст (може складатися з пунктів), підпис особи, відповідального за складання правила.

Протокол – це документ, що фіксує хід обговорених питань і схвалення рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.

Професійна орієнтація - комплекс взаємозалежних економічних, соціальних, медичних, психологічних і педагогічних заходів, спрямованих на формування професійного покликання, виявлення здатностей, інтересів, придатності й інших факторів, що впливають на вибір професії або зміну роду діяльності.

Регламентуючі документи закріплюють конкретні функції, права й обов'язки органів керування на тривалий час (Положення, статути, інструкції, правила).

Рішення - результат розумової діяльності людини, що приводить до якого-небудь висновку або до необхідних дій, наприклад повна бездіяльність або вибір дії з набору альтернатив і його реалізація.

Робочий час – це частина календарного часу, який використовується на виробництво чи виконання певного обсягу робіт чи послуг.

Розпорядження - це правовий акт, що видається персонально керуючим, главою колегіального державного органа, для рішення оперативних питань.

Розпорядницькі документи (постанова, розпорядження, накази, вказівки) містять норми, обов'язкові для виконання й складаються відповідно до нормативно - правових актів таким чином, щоб не суперечити закону.

Самоменеджмент – організація особистого управління самим собою, послідовне і цілеспрямоване використання керівником або спеціалістом визнаних методів та практичних прийомів праці в повсякденній діяльності для підвищення ефективності виконуючих процедур, операцій та досягнення намічених цілей. Самоменеджмент - це наука й мистецтво ефективного застосування базових ресурсів особистості.

Сила організаційної культури - характеристика, що описує її стійкість і ефективність у протистоянні іншим тенденціям.

Система ефективного контролю - це система, що дає потрібну інформацію потрібним людям до того, як можуть наступити небажані наслідки внаслідок неефективних управлінських рішень. Є три основних види контролю: попередній, поточний і заключний.

Співбесіда по відбору - обмін інформацією між представником організації й кандидатом на заміщення з метою оцінки кваліфікації й потенціалу останнього для роботи у вакантній посаді.

Стадія й цикл розвитку організації - описові характеристики організації, розглянутої за логікою процесуальності й стадійності її розвитку, які фіксують особливості цілей і цінностей, властиві організації в певний термін її розвитку.

Статут - це набір правил, які регулюють: основи створення й діяльності підприємств і установ. Реквізити статуту: гриф твердження вищої організації або органа керування, найменування виду документа (статут), заголовок, текст.

Стереотипи в діяльності менеджера – механізм визнання, що полегшує менеджерові порозуміти конкретні ситуації чи явища, яки призводять до прийняття стандартних управлінських рішень.

Стратегія менеджменту персоналу - це плани, напрямки дій, послідовність прийнятих рішень і методи, що дозволяють дати оцінку, провести аналіз і розробити ефективну систему впливу на персонал для реалізації стратегії розвитку організації.

Сфера контролю - кількість виконавців, які підкоряються безпосередньо даному керівникові, важлива складова структури керування. Розміри сфери контролю визначає число рівнів керування.

Трудовий договір - це один з документів, що відображає умови трудових взаємин співробітника з адміністрацією.

Управлінська документація - це система документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.

Управлінська культура – комплекс знань, вмінь та здібностей керівника, які залежать від освіти, досвіду і лідерських рис.

Управлінські процедури – правила, котрим менеджери слідують у їхній повсякденній роботі, засоби виконання функцій менеджером, а саме: вироблення й реалізація управлінських рішень, одержання інформації про стан справ у підприємстві, контрольні функції, відвідувацький менеджмент, керування потоком відвідувачів, проведення службових бесід і нарад, техніка виступу, техніка телефонних переговорів, участь у дискусіях і ділових переговорах.

Управлінське рішення - розгорнутий у часі логіко-розумовий, емоційно-психологічний і організаційно-правовий акт вибору альтернативи, виконуваний керівником у межах своїх повноважень одноосібно або із залученням інших осіб.

Форми реалізації управлінського рішення - способи передачі рішення виконавцеві: розпорядження, переконання, роз'яснення, примус, наставляння, повідомлення, ділова бесіда, особистий приклад, навчання, рада, наради, звіт, слово.

Функціональний менеджмент - керування окремим процесом, функцією, підсистемою господарювання. Функції, покладені на менеджера, розділяють на професійні, комерційні й правові. предписание

Функціональне положення - документ, що містить опис обов'язків і дій, пов'язаних з виконанням даного виду роботи, і умов, при яких виконавець цієї роботи може впоратися зі своїми обов'язками.

Чистовий документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний із чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Якість управлінського рішення - ступінь відповідності управлінського рішення внутрішнім вимогам організації або стандартам.