3.6. Обеспечение безопасности информации на наиболее уязвимых направлениях деятельности предприятия.

Защита информации при проведении совещаний и переговоров

Конфиденциальными именуются обычно совещания и переговоры, в процессе которых могут обсуждаться сведения, составляющие тайну предприятия или его партнеров. Порядок проведения подобных совещаний и переговоров регламентируется специальными требованиями, обеспечивающими безопасность конфиденциальной информации, которая в процессе этих мероприятий распространяется в разрешенном

режиме. Основной угрозой ценной информации является разглашение большего объема сведений о новой идее, продукции или технологии, чем это необходимо. Причины, по которым информация может разглашаться:

-Слабое знание сотрудниками состава ценной информации и требований по ее защите,

-Умышленное невыполнение этих требований,

-Провоцированные и неспровоцированные ошибки сотрудников,

-Отсутствие контроля за изданием рекламной и рекламно-выставочной продукции и др.

Выделяют следующие этапы проведения конфиденциальных совещаний и переговоров:

Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает директор предприятия. Решение директора о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения руководителя секретариата, секретаря-референта, специалиста по защите конфиденциальной информации и начальника службы безопасности. Одновременно с

этим составляется список сотрудников сторонних предприятий, которых следует пригласить на это совещание.

Ответственность за обеспечение защиты ценной информации и сохранение тайны предприятия в ходе совещания несет руководитель, организующий данное совещание.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников предприятия, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, составляющей тайну предприятия или ее партнеров.

В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», изготовляться и издаваться в соответствии с требованиями

инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов. Документы, предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на котором предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с руководителем службы безопасности. Отмеченные им недостатки в обеспечении защиты ценной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем,

организующим совещание.

Конфиденциальное совещание проводится в специальном помещении и оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников предприятия и представителей других организаций разрешается только руководителем службы безопасности.

Документирование, аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний ведутся только по письменному указанию директором предприятия одним из сотрудников, готовивших совещание.

Участникам конфиденциального совещания, независимо от занимаемой должности и статуса на совещании, не разрешается:

-вносить на совещание фото-, и видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, диктофоны и радиотелефоны и другую бытовую аппаратуру и пользоваться ими;

-делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

-обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;

-По окончании конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности осматривает помещение, запирает, опечатывает и сдает под охрану. Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и передаются участникам совещания в соответствии с требованиями по работе с конфиденциальными документами предприятия.

На практике местом проведения переговоров часто становятся постоянно действующие и периодические торговые или торгово-промышленные выставки и ярмарки. Для обеспечения безопасности конфиденциальной информации в рекламно-выставочных материалах следует заблаговременно:

-Проанализировать множество предполагаемых к изданию материалов с точки зрения возможности извлечения из них ценных конфиденциальных сведений;

-Разбить информацию на части и распределить их между разными рекламно-выставочными материалами, предназначенными для массового посетителя и посетителей-специалистов;

-Разбить информацию по видам и средствам рекламы – традиционным бумажным изданиям, электронной рекламе, Web-странице, рекламе в средствах массовой информации и др.

Защита информации при работе с посетителями

Организация приема посетителей предполагает сочетание умения организовать эффективную и полезную для предприятия работу с посетителями и одновременно выполнить ее таким образом, чтобы была сохранена целостность конфиденциальной информации, а также достигнута безопасность деятельности предприятия.

Под посетителем понимается, во-первых, лицо, которому необходимо решить определенный круг деловых или личных вопросов с руководителями и специалистами предприятия, и, во-вторых, лицо, совместно с которым полномочные лица вырабатывают определенные решения по направлениям деятельности предприятия. Процесс защиты информации при приеме посетителей предполагает проведение четкой

их классификации, на базе которой формируется система ограничительных и аналитических мер. На уровне руководителей предприятия посетителей можно разделить на две категории: сотрудники предприятия и посетители, не являющиеся ее сотрудниками.

Угрозы информационной безопасности, исходящие от посетителей-сотрудников, могут наступить в случае, если эти сотрудники являются злоумышленниками или их сообщниками. Состав угроз может быть самым разнообразным: от кражи документов со стола руководителя до выведывания нужной информации с помощью хорошо подготовленного перечня, на первый взгляд, безобидных вопросов.

Посетители, не являющиеся сотрудниками предприятия, в соответствии с характером их взаимоотношений с фирмой могут подразделяться:

-на лиц, не включенных в штат сотрудников, но входящих в качестве членов в коллективный орган управления деятельностью предприятия;

-представителей государственных учреждений и организаций;

-сотрудничающих с предприятием физических лиц и представителей предприятий и организаций;

-частных лиц.

Для обеспечения информационной безопасности предприятия при организации приема вышеперечисленных лиц директором и руководящим составом необходимо соблюдать следующие требования:

-Проводить прием в строго определенное время

-Осуществлять прием посетителей в соответствии с заранее определенных графиком

-Обеспечить установление личности посетителя по документам

-Во время ожидания приема посетитель должен находится под постоянным контролем

-После проведения встречи необходимо обеспечить подконтрольный вывод посетителя из учреждения или необходимо вызвать специалистов, которые обеспечат конкретное решение вопроса, с которым обратился посетитель.

Организация защиты информации в кадровой службе

Работа отдела кадров предприятия связана с накоплением, формированием, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о всех категориях сотрудников. Данная информация является как правило личной тайной гражданина.

Конфиденциальность и сохранность персональных данных, их защита обеспечиваются отнесением их к сфере негосударственной тайны – служебной или профессиональной тайне.

C целью выявления состава конфиденциальных сведений и определения основных направлений защиты персональных данных в отделе кадров выделяют две большие группы документации:

-документация по организации работы отдела;

-документация, содержащая персональные данные в единичном или сводном виде.

Первая группа документации содержит организационно-правовую документацию отдела кадров (положения об отделе, должностные и рабочие инструкции).

Вторая группа – документация, образующаяся, включает:

-комплексы документов для оформления гражданина на работу, при переводе, увольнении;

-комплексы материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

-подлинники и копии приказов по личному составу;

-личные дела и трудовые книжки сотрудников;

-дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

-дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т.п.;

-справочно-информационный банк данных по персоналу.

Основным моментом в защите персональных и конфиденциальных данных является четкая регламентация функций работников отдела кадров. Не допускается, чтобы работник мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела.

При оформлении на личных делах гриф ограничения доступа не ставится, так как весь комплекс личных дел является конфиденциальным. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела, личное дело обязательно должно иметь подписи, в которых указывается содержание и все изменения данного личного дела. Все записи в личном деле заверяются подписями и печатями отдела кадров. Изменения в личные

дела вносятся на основе приказов по предприятию.

В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками сотрудников предприятия. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел и выдаваться владельцу под расписку.

Организация работы с документами

В настоящее время важным направлением в организации работы по защите информации является установление порядка обращения с ее носителями, такими как документы, чертежи, дискеты, компьютерные программы и т.п.

При этом следует учитывать, что:

-специалисты ставят обязательным условием наличие на носителях конфиденциальной информации отличительных пометок, различающихся в зависимости от уровня секретности;

-в условиях предприятия обеспечить каждому исполнителю работу в специально выделенном помещении бывает практически невозможно, поэтому следует работать так, чтобы в отсутствие работника на его рабочем месте не было никаких документов.

Существуют различные способы ведения защищенного делопроизводства. Перечислим основные рекомендации. Не следует держать на столе сразу несколько документов, да к тому же различных по степени значимости. При работе с документами не следует выходить из комнаты, а если приходится выходить, то нужно закрыть дверь на ключ. Документы, которые правомерно могут потребовать сотрудники налоговой инспекции или правоохранительных служб, следует держать отдельно от остальных конфиденциальных бумаг. По окончании работы важные документы убираются в сейф. Помещение, где они хранятся, следует опечатать и сдать на хранение сотрудникам службы безопасности предприятия. Вероятность утечки конфиденциальной информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. Если нет возможности пользоваться услугами военизированной фельдсвязи, то доставку ценных документов следует организовать своими силами с привлечением сотрудников собственной службы безопасности или же

обратиться в специализированные предприятия, которые такие услуги оказывают за плату.

Доверяя конфиденциальные документы обычной почте, следует отправлять их заказными письмами в тщательно заклеенных конвертах с уведомлением о вручении их адресату.