20. Каковы правила оформления реквизита подпись?

Подпись (реквизит 23) – обязательный реквизит официального документа. Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией. пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Директоринститута Подпись Т.А.Ларионов

Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации.

Директор Белорусского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела Подпись В.В.Федосов

В научных и учебных организациях в составе реквизита «Подпись» могут указываться учебные степени и звания.

Директор института

доктор исторических наук,

профессор Подпись А.И.Новиков

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Директор ЗАО «Орион» Директор ОАО «Электрон»

Подпись Д.А.Иванов Подпись Б.В.Егоров

МП МП

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор Подпись Б.Г.Морозов

Главный бухгалтер Подпись Г.А.Егорова

В документах, составленные комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Председатель комиссии Подпись А.Т.Лавров

Секретарь комиссии Подпись А.П.Иванова

Члены комиссии: Подпись Л.Е.Сидорцов

Подпись Т.А.Тарасова

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.

Председатель Подпись В.И.Кириллов

Секретарь Подпись А.А.Купрейчик

Документ может подписать лицо, исполняющее обязанности или заместитель. При подписании документа другим лицом, указывается фактическая должность работника. Исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив «И.о.» или «Зам.». Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании исходящих документов подписывается первый экземпляр, в организации остаются заверенные копии.

При подписании распорядительной документации, подпись допускается только на первых экземплярах. При подписании актов и протоколов – на всех экземплярах документов.

21. Каковы правила оформления реквизитов 24-25?

Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкции и т.д.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, название вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Пример:

Приложение 2

к постановлению

Министерства здравоохранения

Республики Беларусь

30.06.2005 № 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Приложение

к приказу директора

ЗАО «Маяк»

18.02.2005 № 8

Гриф согласования (реквизит 25) – реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного учреждения

«Национальный архив Республики Беларусь»

Подпись В.Д.Селеменев

25.01.2005

Если согласование осуществляется отдельным документом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Республики Беларусь

30.01.2005 № 12-34/41

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2005 № 1

Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции Председателя Верховного Суда

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись А.А.Ветров Подпись В.Г.Бондарь

14.06.2005 14.06.2005

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

прилагается

Подпись

Дата