24. Каковы правила оформления реквизита отметка о заверении копии?

Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2005

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии – гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Верно

Подпись А.П.Германович

25. Каковы правила оформления реквизитов 30-32?

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения – исполнителя, даты.

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2005 №11-10/130

Подпись

16.05.2005

или

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2005

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено/дата №», «Учтено при составлении заявки». «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т.п.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.

З АО «Маяк»

26.02.2005

№ 342

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметка о переносе данных на машинописный носитель (реквизит 32) включает запись: «Информация перенесена на машинописный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа.

При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указывать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.