36. Каковы правила составления и оформления служебных писем?

Деловая переписка составляет 80% в общем объеме документооборота.

Служебное письмо – обобщенное название большой группы документов, которое служит средством общения и пересылается по почте.

Письмо является не только носителем информации, но и правовым документом. Правильность письма удостоверяется подписью руководителя. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если обращение состоит из нескольких вопросов, целесообразно составить несколько писем.

Письмо оформляется я на специальном бланке формата А4.(если текст не превышает 7 строк возможно использовать формат А5) Бланки для писем организаций любой формы собственного оформляется на 2х языках. Например:

Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей Арганізацыі организации

Найменне арганізацыі Наименование организации

Найменне структурнага Наименование структурного падраздзялення подразделения

Паштовы адрас Почтовый адрес

Камунікацыйныя і камерцыйныя Коммерческие и коммуникационные даныя данные

0. №____

На №___ад___________

Датой письма является дата его подписания. Дата оформляется цифровым способом. Заголовок оформляется при помощи отглагольного существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос о чем? (об открытии….)

Без заголовка могут оформляться письма на бланках формата А5: сопроводительные письма, письма подтверждения.

Текст письма должен быть по возможности краток (как правило до 1й стоки)

Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части.

Текст письма состоящий из двух смысловых частей включает в себя краткое обоснование (причины, мотивы) и заключения (просьбу, отказ, предложение)

Сложные письма с точки зрения композиции состоят их 3х и более самостоятельных частей: выступление, основная часть, заключение. В тексте использует следующие способы изложения:

От 1 л. мн. Ч . – просим, отправляем.

От 1 л. ед. ч. – прошу, направляю.

От 3 л. ед. ч. – колледж просит.

Начало письма может иметь следующие формы обращения: Уважаемы Иван Иванович! В зависимости от темы обращения:

Подтверждение – Подтверждаем, что…..

Просьба – Мы будем благодарны….

Гарантия – Оплату гарантируем.

Предложение – Мы рады предложить Вам….

Отказ – К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение….

Предупреждение – Фирма оставляет за собой право…….

Приглашение - Приглашаем Вас…Мы рады пригласить вас….