37. Охарактеризуйте виды служебных писем.

1. Сопроводительное письмо.

2. Письмо-приглашение.

3. Информационное письмо.

4. Рекламное письмо.

5. Письмо-циркуляр (инструкционное, директивное)

6. Письмо-подтверждение.

7. Гарантийное письмо.

8. Письмо-запрос.

9. Письмо-просьба.

10. Письмо-ответ.

11. Рекламация (для возмещения убытков)

Письмо-циркуляр – письменное распоряжение рассылаемое подведомственным организациям. Оно ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнение определенных действий в установленные сроки. Содержит, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности и т.д.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполненных в нем обязательств. Изложение текста краткое и четкое. Завершающая фраза – оплату гарантируем. Письмо подписывает директор и гл. бухгалтер. Заверяется печатью.

38. Каковы правила составления и оформления договора?

Договор – документ, который представляет собой соглашение об установлении и регулирующий какие-либо отношения.

Текст договора содержит:

1. Наименование сторон.

2. Предмет контракта.

3. Условия и сроки оплаты, доставки, перевода, хранения, установки, маркировки, порядок расчетов. Ответственность сторон (в т.ч. санкции за невыполнение принятых обязательств).

4. Гарантии, страховые и форс-мажорные обстоятельства.

5. Порядлк разрешения споров.

6. Юридические адреса сторон (с указанием должностей, расшифровкой подписей и дат подписания документов)

При составлении и заключении договора, следует обратить внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленный формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юр. Адресов предприятий.

Составляется договор не менее чем в 2х экземплярах: по одному экз. каждой з сторон.

Подписывают оба руководителя с проставлением печати.

39. Охарактеризуйте группу распорядительных документов.

Распорядительная документация – группа документов, характеризующих распорядительную (административную) деятельность организации.

К ним относят:

• Приказ по общим вопросам

• Указание

• Распоряжения

• Решения

• Постановления

40. Каковы правила составления и оформления приказов по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формтаа А4 или специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются: заголовок к тексту, тест, визы, подпись, дата, регистрационный индекс.

Заголовок указания выражается с помощью предлога «О», «Об» и отглагольного существительного в предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного бюро»

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива»

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа.

Она обычно начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Например:

В связи с переходом на новую систему оплаты труда….

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия в именительном падеже., даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях краткого содержания документа. Например:

В соответствии со статьей 25 закона Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь»

Распорядительная часть указания начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с использованием нулевого табулятора, без кавычек и разрядки. Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру поручений, то предписываемые действия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

- исполнитель – конкретное должностное лицо ли структурное подразделение (в дательном падеже);

- предписываемое действие (выражается глаголов в неопределенной форме)

- срок исполнения.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику отдела кадров Н.И.Веренич, разработать положение об аттестации руководителей и специалистов предприятия и предоставить го на утверждение директору до 25.11.2012.

Или:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ………….

2. Начальнику отдела кадров Н.П.Журкевичу:

   1. Разработать типовое положение……………..

Срок исполнения – 01.06.2012

2. Разработать инструкцию…..

Срок исполнения – 30.04.2012

Распорядительная часть заканчивается формулировкой «Контроль за исполнением приказа возложить на…»

Подписывает приказ руководитель, а при его отсутствии – заместитель. Вступает в силу приказ с момента подписания, если в тексте не указан другой срок. Если приказ отменяет, дополняет или изменяет ранее избранный приказ, то в последнем пункте текста необходимо указать: «Считать утратившим силу приказа»