22. Каковы правила оформления реквизита визы?

Визы (реквизит 26) – это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с его содержанием. Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2005

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцова

20.06.2005

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2005

Реквизит используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

10.07.2005

Визы располагаются ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

23. Каковы правила оформления реквизитов 27-28?

Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати – гербовые и простые.

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

О ттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала части наименования должности лица, подписавшего документ.

Директор института ( ) Подпись С.А.Сидоров

В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделений.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

Отметка об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.

В состав отметки включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания.

Иванов 220 40 51

Оформляется шрифтом Times New Roman, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке – индекс структурного подразделения, в котором готовился документ.

во второй строке указываются инициалы, дата создания документа и имя файла.

2 Иванов 220 40 51

ТН 15.02.2005 с-1-3 об-1