64. Как происходит текущее хранение дел?

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: 1) личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают; 2) обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел; 3) текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. 4) личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и других осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными запирающимися и опечатывающимися шкафами или сейфами. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел — номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов. Работникам кадровой службы не рекомендуется оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящиеся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Порядок использования личных дел определен в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. Для учета выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка. Образец контрольной карточки на личное дело, выданное во временное пользование

Контрольная карточка

Личное дело № ________________________

Фамилия ______________________________

Имя __________________________________

Отчество ______________________________

Отметка о выдаче личного дела

Дата выдачи

Кому выдано

Расписка в получении

Номер телефона

Дата возврата

Контрольная карточка помещается работником кадровой службы на место выданного дела. Однако если личное дело отдается во временное пользование сторонней организации, то наряду с контрольной карточкой будет составляться акт в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другой вместе с делом передается получателю.

Срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, составляет 30 дней. Такой срок выдачи дел во временное пользование применяется как при выдаче дел должностным лицам организации, так и сторонним организациям. Представитель сторонней организации может ознакомиться с личным делом по месту нахождения отдела кадров. В этом случае выдача личного дела производится на основании письма сторонней организации и резолюции руководителя выдающего предприятия.

Согласно постановлению Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 17.02.2009), когда работнику по какой-то причине понадобится трудовая книжка, то наниматель выдает ее работнику по его письменной просьбе сроком не более чем на 5

календарных дней.