Особенности составления официально-деловых текстов

Написание текста документа предусматривает выполнение поэтапных действий:

1). определяются цель, адресат, план и жанр делового текста;

2). составляется черновой вариант текста;

3). составляется окончательный вариант текста.

В настоящее время действуют отчетно-статистическая, бухгалтерская, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и другие унифицированные системы документации. Аппарат управления реализует свои функции через организационно-распорядительную документацию.

Составление распорядительных документов

Основная цель распорядительных документов – регулирование управленческой деятельности. Распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам и поэтому обязательны для исполнения.

Рассмотрим составление распорядительного документа этого вида – приказа.

Приказ - широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единононачалия руководством организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе их деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач. Применительно к конкретной организации приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

В состав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят:

Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта Российской Федерации или изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак) организации; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; идентификатор электронной копии документа.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каж­дый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Например:

1. Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2005 г.

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям), то в каждом Пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок испол­нения.

Например:

«Управлению кадров (Томина И.В.) организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 2005 г.».

Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Например:

«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого ди­ректора Смирнова А.А.».

Если руководитель сам будет осуществлять контроль за испол­нением приказа, тогда этот пункт будет записан так: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказ подписывается руководителем организации, а в его от­сутствие — заместителем, при необходимости визируется заинте­ресованными должностными лицами или службами. Если долж­ностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают, не указывая это должностное лицо.

Дата приказа — это дата его подписания.

Подготовка распорядительных документов на принципах кол­легиальности включает следующие стадии:

• подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

• вынесение материалов на рассмотрение коллегиального ор­гана;

• обсуждение подготовленных материалов на заседании кол­легиального

органа;

• принятие решения по рассмотренным материалам;

• оформление протокола заседания;

• издание распорядительного документа;

• доведение решения до исполнителей и заинтересованных должностных лиц.

Примером документа, составленного на принципах коллегиальности, является протокол.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

• Председатель или председательствующий.

• Секретарь.

• Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.

• Повестка дня.

• Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.       Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование документа - слово П р о т о к о л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

• вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;.

• место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

• дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;

• основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

• подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

• наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки;

• расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Составление организационных документов

К этому виду документов относятся служебные (докладные) за­писки, справки, деловые письма, телефонограммы и т.п. Особое значение придается деловым письмам — это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством об­щения между учреждениями, частными лицами в процессе соци­альной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания мо­гут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подве­домственным предприятиям и организациям, содержат указания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообще­ния и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учрежде­ния, — это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, пред­ложения. Составляют деловые письма только на фирменном блан­ке, представляющем собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послу­жившие основанием для составления документа, во второй приво­дятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться.

Например, если по рассматриваемому вопросу принято положитель­ное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по прос­тым или оговоренным заранее вопросам могут состоять только из од­ной части.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспек­том содержания и языковой формулой: если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции.

Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», («оплату гарантируем»), письма-напоминания – «напоминаем».

По языковой формуле можно судить о разновидности письма.

Разновидности деловых писем:

• сопроводительное письмо – подтверждает факт отправки приложенных документов;

Пример текста сопроводительного письма:

«Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр сервиса и туризма. Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: Договор аренды на 5 л. в 3 экз.».

• гарантийное письмо — составляется с целью обеспечения гаран­тии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организа­циям, так и отдельным лицам.

Например, гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жил­площади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: вы­ражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случа­ях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выпол­нением каких-то финансовых операций (например, оплата выпол­ненных работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации, подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (главный бухгалтер). На всех гарантийных обязатель­ствах должна проставляться основная печать организации: в госу­дарственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации.

Пример текста гарантийного письма:

«Просим произвести текущий ремонт помещений Центра сервиса и туризма. Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой.

Наши банковские реквизиты: …………………………………………….

Приложение: Смета на 3 л. в 2 экз.

Директор (подпись) А.П.Петров

Гл. бухгалтер (подпись) О.Н.Иванова».

Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предель­но четко и ясно.

• Письмо-приглашение — предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как орга­низации, так и конкретному лицу. Если определять минимальный состав информации такого письма, то это будет сообщение о ха­рактере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Пример текста письма-приглашения:

«Приглашаем Вас принять участие в научно-методической конферен­ции «Речевая коммуникация: теория и практика преподавания», ко­торая состоится в актовом зале Московского государственного уни­верситета сервиса 27—29 марта 2006 г.

Тезисы доклада объемом 2 компьютерные страницы через 1,5 интер­вала должны быть получены нами не позднее 10 февраля 2006 г., в противном случае доклад не будет включен в программу конферен­ции».

Рассмотрение писем граждан — важнейший участок работы большинства государственных органов, общественных организа­ций и ответственных должностных лиц. Все обращения граждан можно разделить на четыре основные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — это одна из форм участия гражданина в управ­лении государством, продиктованного желанием улучшить работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

Заявление — это форма выражения гражданами своих прав. За­явления составляются на очередной отпуск, получение жилья, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с дей­ствиями организации и должностных лиц.

Запрос — это обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии ва­кансий и т.д.

Вывод о том, что именно содержится в письме, — предложе­ние, заявление или жалоба, делается, конечно, не по заголовку, проставленному неискушенным в специальной терминологии автором, а в результате внимательного ознакомления с содержа­нием письма специально подготовленным работником. От этого зависят и методика, и сроки рассмотрения, и структура ответно­го текста.

С точки зрения составления текста наибольшую трудность пред­ставляет ответ на жалобу гражданина. Дело в том, что повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу.

Текст ответного документа состоит из трех логических элемен­тов: ссылка на содержание письма заявителя; ход рассмотрения вопросов; результат рассмотрения. Начинать текст рекомендуется с соответствующей по этикету формы обращения, а заканчивать принесением извинений.

Например, в администрацию некоего сельского поселка пришло пись­мо от Николая Ивановича Пенькова следующего содержания:

«Прошу разобраться в хулиганском поступке моего соседа Б.М. Мар­кова и строго наказать его. У меня пропали гуси — 20 штук, а он напи­сал письмо на радиостанцию, чтобы исполнили для меня якобы лю­бимую мою песню: "Ой, вы, гуси, до свидания..." После этого все стали надо мной смеяться».

Несмотря на анекдотичность ситуации, работник органа местной влас­ти обязан объективно разобраться в ней и спрогнозировать возможные социальные последствия поступка. Скорее всего, Пеньков станет объ­ектом постоянных и не всегда доброжелательных шуток односельчан.

Один из вариантов ответного письма может быть таким:

«Уважаемый Николай Иванович!

На заседании администрации от 13.10.05 рассмотрен факт некоррект­ного поведения Б.М. Маркова по отношению к Вам. Ему предложено публично извиниться перед Вами. Он согласился сделать это по мест­ному радио 20 октября в 18 ч.

Работники радиостанции также приносят Вам свои извинения за то, что оказались невольными участниками этого неуместного розыгры­ша».

Факсимильные сообщения и электронная почта. До появления электронной почты факсимильные сообщения были по существу единственным способом быстрой передачи деловой информации. Немало сделок, требующих срочности и конфиденциальности, между территориально удаленными партнерами до сих пор совер­шаются по факсу.

Следует подчеркнуть, что ни о какой методике подготовки текста в этом случае речь не идет, поскольку по факсу переда­ются уже составленные документы. Однако существуют опреде­ленные требования к начальной странице сообщения, переда­ваемого по факсу: на ней указываются дата, время передачи, имя отправителя и название фирмы, имя получателя и номер факса; рекомендуется также указать количество страниц в сообщении, иначе получатель не будет знать, каков полный объем сообще­ния.

Электронная почта — сочетает скорость и дешевизну телефон­ных разговоров с графическими возможностями факса. Сообщение по электронной почте состоит из двух частей: текста, который отправитель пишет на экране, и вводной информации. Требования к тексту – максимальная ясность, простота и краткость.

Составление личных документов

Доверенность - письменно оформленное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами.

По объёму полномочий различают три вида доверенностей:

1. Разовая - на совершение одного конкретного действия (например, на получение заработной платы).

2. Специальная - на совершение каких-либо однородных действий (например, доверенность юрисконсульту предприятия для выступлений в арбитраже).

3. Общая (генеральная) - на общее управление имуществом доверителя.

Формы и способы совершения доверенности, сроки её действия, порядок прекращения регулируются Гражданским кодексом (ГК).

 Например, в соответствии с ГК Российской Федерации максимальный срок действия доверенности составляет 3 года; если срок действия не указан в самой доверенности, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня её совершения. Доверенность, в которой не указана дата, недействительна.

Действие доверенности прекращается вследствие истечения её срока, отмены доверенности доверителем, отказа доверенного, ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность, смерти доверителя или доверенного, признания кого-либо из них недееспособным либо ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Расположение частей на доверенности:

• наименование документа пишется в центре строки;

• ниже наименования пишется место и дата выдачи доверенности (прописью): "двадцать первое декабря две тысячи первого года". В некоторых образцах допускается запись даты в числовом формате: 21 декабря 2001 г.;

• текст доверенности начинается с красной строки;

• текст доверенности подписывается доверителем (подпись размещается справа);

• ниже подписи необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.

Расположение частей заявления:

• Наименование адресата (лицо или организация, на имя которых подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: "В финансовый отдел НПО "Квант""; если это название должностного лица - в дательном падеже, например: "Директору школы №12 И.А. Иванову".

• Фамилия, имя и отчество заявителя указывается под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом от или без него. При использовании написания с предлогом от после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится. После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога от.

• Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.

Примеры написания заголовка заявления:

«Начальнику ЖЭУ-5 И.И. Смирнову от Н.И. Васильева, проживающего по адресу: Санкт-Петербург, ул. Замшина, д. 16, кв. 103

Заявление»

«Начальнику ЖЭУ-5 И.И. Смирнову Н.И. Васильева, проживающего по адресу: Санкт-Петербург, ул. Замшина, д. 16, кв. 103

заявление.»

Собственно текст заявления пишется с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается словами: "Прошу + инфинитив (разрешить, допустить, предоставить и т. п.)".

Текст заявления может начинаться и типовыми конструкциями для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)... .

Заканчивается текст заявления подписью и датой. Дата в формате "Число - месяц - год" (15 января 2002 г. или 15.01.2002) ставится с левой стороны листа, подпись заявителя - справа.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки можно разделить на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Структура и построение объяснительной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (объяснительная записка), дата документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и собственно текст.       Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения.

Объяснительная записка подписывается составителем.