3.1. Об'єкти управління в проекті

Як уже відзначалося раніше, управління проектом - це управління змінами, що повинні бути зроблені в результаті його здійснення.

Стан проекту від ідеї до завершення характеризується зміною низки показників, що визначають його сутність і на основі яких встановлюється успішність проекту. Ця сукупність «елементів» проекту по суті й е тим, чим управляє УП, тобто ці елементи і є об'єктами управління.

Таких об'єктів управління в кожному проекті може бути досить багато. Це залежить від типу і виду проекту, вимог до самого УП, особливостей ото­чення проекту та ін. Проте для всіх проектів можна виділити найбільш суттєві об'єкти управління.

Предметна сфера - сукупність продуктів і послуг, виробництво котрих повинно бути забезпечене в рамках здійснюваного проекту.

Предметну сферу проекту визначають мета, результати і склад робіт. У процесі життя проекту всі складові предметної сфери зазнають змін:

• мета, результати і склад робіт можуть змінюватися або уточнюватися як у процесі розробки проекту, так і по мірі досягнення проміжних результатів;

• обсяги робіт можуть уточнюватися в процесі розробки проекту, а в процесі його виконання вони змінюються від нуля до 100 % при завершенні робіт.

Управління предметною сферою саме полягає в управлінні цими змінами протягом життєвого циклу проекту і здійснюється через процеси, а саме: ініціації робіт, планування предметної сфери, визначення предметної сфери, уточнення і підтвердження предметної сфери, контролю зміни предметної сфери.

Управління якістю в проекті - планування якості, забезпечення якості, контроль якості. Функція управління якістю проекту пронизує весь життєвий цикл, усі його сторони й елементи проекту і включає: проектні, організаційні та управлінські рішення; використовувані матеріали, устаткування, сировина та ін.; якість виконання робіт під час реалізації проекту; якість отриманих результатів проекту (продукція, послуги).

Управління якістю реалізується через установлення вимог і стандартів до якості результатів проекту, планування якості, забезпечення виконання вимог до якості в процесі реалізації проекту через систему контролю і підтримки яко­сті.

Час є одним із визначальних чинників в оцінці успіху проекту. Будучи основним ресурсом проекту, він потребує особливої уваги, оскільки загублений час не може бути заповненим.

Функція управління часом тісно пов'язана із функцією управління предметною сферою і включає: визначення робіт і їхньої тривалості, строків поча­тку і завершення проекту, його частин, найважливіших (контрольних) подій і кожну із виконуваних робіт, мінімізацію (оптимізацію) тимчасових характерис­тик; раціональне використання резервів часу, контроль за розвитком проекту за його тимчасовими характеристиками; прогнозування термінів завершення робіт, етапів і проекту в цілому; прийняття рішень щодо ліквідації небажаних тимчасових відхилень. Функція управління часом реалізується за допомогою процесів тимчасового аналізу проекту і його частин, календарного планування робіт, контролю графіків виконання робіт, їх актуалізації та коригування.

У ринковій економіці чинник вартості стає визначальним у здійсненні проекту та оцінці його результатів. Тому вартість є одним з основних об'єктів при управлінні проектами.

Функція управління вартістю включає планування ресурсів, попередню оцінку витрат, пов'язаних із проектом, визначення кошторису витрат, грошових потоків, прогнозування прибутків, контроль витрати і надходження коштів і прийняття рішень за випадків перевищення витрат та інших відхилень від фінансових планів.

Головним завданням управління вартістю є дотримання бюджетних рамок проекту й одержання передбаченого прибутку від його здійснення.

Ризик у контексті проекту (ризик проекту) розглядається як вплив на проект і його елементи непередбачених подій, що можуть завдати визначеного зби­тку і перешкоджання досягненню мети проекту.

Ризик проекту характеризується трьома чинниками: подіями, що роблять негативний вплив на проект; можливістю настання таких подій; оцінкою збит­ку, ще нанесений проекту такими подіями.

Управління ризиком - це мистецтво і формальні методи прогнозування, аналізу, оцінки, попередження виникнення ризикових подій; вживання заходів зі зниження ступеня ризику протягом життя проекту і розподілу можливого збитку від ризику між учасниками проекту.

До ризику схильні в тій чи іншій мірі всі проекти і більшість аспектів проектів, такі як:

• фінансовий;

• технічний;

• організаційний (пов'язаний із можливими порушеннями термінів);

• соціально-політичний та ін.

Управління ризиком застосовується за таких випадків, коли ступінь ризику проекту достатньо високий.

Для здійснення проекту протягом його життєвого циклу залучаються спеціалісти різноманітної кваліфікації. Кількість персоналу, що залучено протягом життя проекту схильна до значних коливань.

Функції управління людськими ресурсами в проекті включають визначення потреби, чисельного і кваліфікаційного складу персоналу на всі періоди часу здійснення проекту; пошук і відбір кандидатур, оформлення прийому на роботу і звільнення; планування і розподіл робітників по робочих місцях; організацію навчання і підвищення кваліфікації; установлення відповідальності; створення умов і робочої атмосфери для колективної роботи; попередження і вирішення конфліктів, що виникають; питання оплати та ін.

Управління персоналом повинно бути спрямоване на оптимальне використання трудових ресурсів для досягнення мети проекту.

Здійснення проектів відбувається на контрактній основі, яка використовується для залучення окремих спеціалістів, різноманітних підрядних і субпідрядних організацій і фірм як для виконання робіт і послуг, так і для закупівель і постачань необхідного устаткування і матеріально-технічних ресурсів.

Функції управління контрактами і постачаннями в проекті включають процеси вибору стратегії контрактної діяльності; інформаційно-рекламну роботу; визначення складу, номенклатури і термінів роботи, що залучаються за контрактом суб'єктів; підготовку контрактних пропозицій; вибір контрагентів і постачальників шляхом торгів, конкурсів, тендерів та ін.; підготовку докумен­тації на укладання контрактів; контроль за ходом їх виконання; закриття і роз­рахунок по завершених контрактах.

Управління проектом у цілому залежить від успішної організації взаємодії всіх учасників проекту і забезпечення їхньої потреби в інформації для здійснення проекту.

Масштаби, складність проекту, його оточення, кількість учасників і зацікавлених сторін породжують велике число взаємозв'язків і потоків інформації. Це і потребує введення спеціальної функції управління проектом, змістом якої є розробка, організація і контроль процесу інформаційного обміну за допомо­гою різноманітних засобів для задоволення потреб учасників проекту. У цю функцію управління звичайно включаються процеси збору, передача, сорту­вання, відображення та інтепритації інформації, необхідної та достатньої для всіх учасників проекту і його оточення. При цьому враховуються і розрізняються два типи інформаційного обміну: формальний (шляхом використання інфор­маційних технологій) і неформальний (шляхом між особистих контактів і різноманітного роду зборів). Управління комунікаціями в проекті тісно пов'язане з управлінням персоналом.

Здійснення проектів за сучасних умов пов'язане з інтенсивними динамічними змінами. Управління змінами - це всеосяжний інтегральний процес, що має в проекті відношення до всіх внутрішніх і зовнішніх чинників проекту, що впливає на зміни в проекті: прогнозування можливих змін; визначення змін, що вже трапилися; планування впливів на проект, що випереджають; управління внесеними в проект змінами і координація змій по всьому проекті.

Управління змінами, таким чином, пов'язане як з основою проекту, так і з його дальнім і ближнім оточення. Воно покликане забезпечити вирішення проблем і завдань, пов'язаних Ь захистом проекту від можливого впливу зовнішніх і внутрішніх чинників, внесенням необхідних змін і контролем за їхнім ефективним здійсненням, і включає такі основні процеси:

• моніторинг стану і тенденцій зміни основних чинників зовнішнього се­редовища проекту, спроможних викликати в ньому зміни;

• прогнозування можливих змін середовища та оцінку ступеня їхнього впливу на проект,

• розробку стратегії та планів захисту проекту від зовнішніх можливих і чинних впливів;

• визначення необхідних змін проекту;

• супровід і підтримку внесення схвалених змін у проект;

• контроль здійснення змін у всьому проекті;

• перевірку змін - ефективності та ступеня досягнення мети за допомогою здійснених змін.

Управління змінами є інтегруючим чинником у проекті та тісно пов'язане з усіма процесами і функціями в проекті, де відбуваються або можуть відбутися зміни: предметною сферою, часом, вартістю, якістю, ризиком, контрактами, по­ставками, людськими ресурсами, комунікаціями та ін.